适用于项目型企业的ERP系统设计开发

武虎东，陈思平，赵仁宏

(中远海运科技股份有限公司，上海 200135)

0 引 言

企业资源计划(Enterprise Resource Planning，ERP)系统是一种由物资需求计划(Material Requirement Planning,MRP)演变而来的，将企业管理、业务流程、企业资源和计算机系统整合为一体形成的企业资源管理系统[1]。目前ERP的应用范围已从制造业扩展到服务业和政府机关等领域。

目前国内的标准化ERP产品大多以制造业领域的企业为实施对象，以采购、库存、生产、销售和财务为核心，对以项目为驱动，以工程、软硬件系统集成和非标准化单件生产等为主营业务的项目型企业的ERP系统的研究较少[2]。因此，本文以某典型高科技企业为例，介绍一种适用于项目型企业的ERP系统，重点着眼于项目的预算管理、项目执行和项目核算，重点介绍该系统的需求、总体流程、核心功能和系统实现效果，为同类型ERP系统的设计开发提供参考。

1 系统需求分析

该企业是一家以工程承包、系统集成和软件开发等为主营业务的高科技企业，不同于普通的生产制造型企业，其不生产标准产品，管理颗粒度以项目为单位，是典型的项目型企业。该企业设计开发的ERP系统是一套以项目管理为核心，融入项目型企业特定的组织架构、部门职能和管理思想，最终将市场信息收集、经营合同管理、采购管理、财务管理和固定资产管理等复杂多样的业务流程串联，形成的数据准确、流程全面的企业资源管理系统。

该系统从市场信息收集开始，依次涉及经营合同签订、预算制订、预算下达、项目执行与控制、预算分析与调整、结算和考核评价等环节。这些业务环节可分为市场经营管理、预算计划管理、项目执行管理和核算管理等4部分，具体各部分的需求如下。

1) 市场经营管理：用于收集汇总企业的市场经营信息，以合同协议草案或投标信息等形式形成记录。将中标或达成协议的信息形成企业的各类合同。

2) 预算计划管理包括预算管理和计划管理，其中：

(1) 预算管理是指根据企业的规章制度和成本计算规则，对项目的预算成本(设备材料费、外协费、辅助材料费、税金和合同其他约定成本)进行核定；

(2) 计划管理是指制订项目的参与人员、支出、进度、采购、结算和质量安全等方面的计划，后续对项目实际情况进行检查、监督和预警。

3) 项目执行管理包括费用管理、采购管理和进度管理，其中：

(1) 费用管理是指对项目的各类成本进行监控和审批，按单项预算控制成本，能准确反映项目的预算和实际成本的执行情况；

(2) 采购管理是指根据采购申请进行询比议价和谈判，并生成采购和外协合同。同时,可对合同供应商的资质和业绩等信息进行管理，支持对合同发票和支付情况进行审批、查询和管理；

(3) 进度管理是指对项目进度进行监控，反映工期、收款、支付和结算等方面的进度计划与实际情况的差异。

4) 核算管理包括单项目核算和部门核算，其中：

(1) 单项目核算是指针对单个项目当前已产生的成本和收款，按公式进行阶段或完工结题，将已结算部分利润和成本纳入当年考核指标中计算。可根据项目查询应收账款、应付账款、发票、保证金和保函等信息，并可对其进行预警和控制。

(2) 部门核算是指在年中和年底考核时，根据部门的项目执行情况和产生的制造费(包括员工薪资、水电煤费用和固定资产采购费用等)，按指标公式生成部门业绩综合报表，作为企业对部门进行业绩考核的依据。

ERP系统的成本控制重视事前编制预算、事中控制成本和事后核算[3]，分别对应该系统的预算计划管理、项目执行管理和核算管理。本文主要对这3部分进行阐述。

图1 系统流程图

2 系统的设计与实现

2.1 总体流程

系统流程兼顾各部门的管理需求和执行效率，能在符合企业管理制度要求的前提下减少繁琐的手续，提高审批效率。该流程从市场经营业务开始到项目最终结算，将合同、预算和财务等项目串联，反映系统的业务流和数据流(见图1)。

1) 合同协议草案和投标信息收集：主要用于收集市场信息，为合同签订提供参考依据，同时对投标的文件、资质和报价等信息进行审批。

2) 经营合同审批：分为“填报”“部门审核”“法务审核”“管理层审核”和“盖章”，实现对合同的在线审批。

3) 客户管理：在经营合同审批通过并生效之后，系统会自动将客户加入客户管理模块进行统一管理。

4) 预算计划审批：预算计划实现对项目预算、项目计划和制造费预算的审批。项目预算在系统中分为填写、确认、审核、上报、审核、调整和下发等阶段。项目计划根据经营合同和企业制度的制定，分为填写、确认、审核和下达等阶段。制造费预算以年度为单位确定，分为编制、填写、审核、调整和下发等阶段，由企业根据各部门的情况统筹协调，成本发生之后以分摊的方式计入项目成本。

5) 项目归档：对项目实施过程中形成的相关文件和成果等进行审批、存档和备查。

6) 项目收款和项目开票：对企业应收账款和对应发票进行登记审批。

7) 费用发生：有费用申请、费用报销和采购等3种方式。费用申请和费用报销用于非采购预算的产生和审批；采购根据集中采购的原则，按预算向集采部门发起申请，审批通过之后进行询比议价。

8) 采购流程：包括供方管理、采购合同审批、到货确认、采购支付和合同结算。

(1) 供方管理是指对供应商的基本信息、资质、银行账号和等级等信息进行管理,通过采购合同评价、用户评价和年度考评实现对供应商等级的评定;

(2) 采购合同审批是指根据询比议价结果选择供应商签订合同，实现对设备、外协和合同条款等的审批;

(3) 到货确认是指采购的设备到货之后，经检验数量和质量无误之后，进行收货确认;

(4) 采购支付是指根据合同条款对预付款、采购发票和应付账款进行审批和管控;

(5) 合同结算是指货、票和支付都结束之后，对采购合同进行结算和归档审批。

9) 项目结算：根据已产生的成本和收款，对项目进行阶段结算或完工结算处理。

10) 公司核算：根据所有项目和制造费用的支出、收入和进度，对企业经营合同额、收款、预计成本和实际成本等进行分析，形成不同维度的综合报表。

2.2 核心功能

系统核心功能由预算计划管理、项目执行管理和核算管理等3部分组成，完成对预算事前计划、事中控制和事后反馈的闭环控制。

2.2.1 预算计划管理

预算计划管理的内容及对应的功能和作用见图2。

图2 预算计划管理的内容及对应的功能和作用

系统采用零预算规则，若预算没有通过审批，则不允许产生成本。材料、外协劳务和固定资产预算需提交采购申请，采用明细控制预算，每项都不允许超过预算；运行费用、低值易耗品和其他采用分组控制，总成本不允许超过预算，不控制单笔支出额度。

预算填写完成之后，可根据项目预算明细金额计算单项目的预计成本和利润,计算公式如下：

1) 项目预计成本=材料预算+外协费用+运行费+销项税+印花税-增值税抵扣+制造费分摊;

2) 项目预计利润=项目运行额-项目预计成本。

预算编制完成之后，项目预算的产生和项目进度需严格按预算计划执行。若出现不符合预算的情况，可变更预算内容并报相关部门审批。

预算计划是企业对项目经营管理的规划，通过合同条款和项目建设内容提前估算项目成本和利润，然后根据计划对费用的产生和项目进度进行管控，从而减少企业资金占用，规避执行过程可能存在的风险，使利润最大化。

2.2.2 项目执行管理

项目执行管理实现采购相关流程、报销请款、开票收款和过程文件管理等的录入和审批。

2.2.2.1 采购管理

采购管理包括采购合同管理、供应商管理、发票管理和支付管理。

1) 采购合同管理用于记录采购来源、供应商、合同明细、支付条款和合同文本等，可按不同条件对合同进行检索。

2) 供应商管理用于维护供应商的基本信息、等级、可用性和额度等，可查看各供应商的应付账款和发票等情况。

3) 发票管理用于录入合同的发票信息。

4) 支付管理用于管控付款，按付款方式分为预付款和支付款2种。预付款是在供应商没有开具发票之前需支付的款项，需进行严格管理，且收到发票之后需及时核销；支付款是应付账款支出。

采购是项目运行中的重要环节，费用占比较大，合规性和支付是管控的重点,需严格按采购计划进行，防止大规模占用企业的资金，提高采购质量，降低成本。

2.2.2.2 请款与报销

请款是指员工预借资金流程。若请款金额小于预算金额，需进行费用审批，财务部门根据请款信息将资金转到申请人账户。请款时，需在规定的时间内进行发票报销或现金核销。

报销一般包括出差报销和其他报销，需录入发票或其他票据信息。报销需指定预算出处，且报销金额小于预算金额。

2.2.2.3 收款与开票

收款是指应收账款信息录入审批功能，包括金额、收款方式、收款时间和对应发票等。开票是指企业向业主单位开具的收款凭证，包括发票和收据等。

项目执行管理用于记录和审批企业项目实施过程中预算、计划和进度等的执行情况。项目执行管理需在预算计划的基础上进行，若出现预算计划与执行不匹配的情况，需在系统中提出变更申请。项目执行管理的数据也可为以后的预算编制提供依据，通过对比各项目的预算计划和实际执行情况，调整企业各项指标和预算的计算公式及考核规则。

2.2.3 核算管理

该系统通过对企业各部门的立项利润、收款总额、结算收入和收支盈余等关键年度指标进行核算，衡量企业的经营情况。企业年初向各部门下达指标要求，以定期考核的方式监督执行情况，年终按指标完成情况进行绩效评定。

1) 立项利润是指用合同额减去预算成本得出的预估毛利。该指标是在企业现有存量的基础上制订的，用于预估企业未来的经营情况。根据各部门的指标完成情况，可得出企业未来的持续盈利能力。

2) 收款总额是实际收款的总和。计算收款总额要扣除部门的资金占用利息(对于本年度内支出大于收款的部分,按月计算利息)。收款指标按要求完成可有效推进部门收款进度，保证企业的现金流。

3) 结算收入是项目结题完成额度。在计算结算收入时，需跟据项目的合同额、已发生成本和收款比例，按公式计算项目可结算收入。该指标的作用是分析项目的完成情况。

4) 收支盈余是用结算收入减去分摊成本所得结果。该指标用于计算企业的经营利润。

核算管理用预算和执行数据形成各维度的报表，分析企业的经营状况并实现量化。企业可按实际经营情况调整各指标的权重，制定合理的考核标准，督促下属各级部门完成企业的经营目标。上述指标的完成情况可作为企业对部门进行绩效考核的依据。

2.3 系统实现

系统技术框架采用分层结构，分为表示层、代理层、业务逻辑层和数据访问层，其中：表示层根据不同的用户群体和业务场景分为B/S客户端模式和HTML5的移动端模式；代理层用于解除表示层与业务逻辑层的耦合，提供WebService(SOAP/Restful)和HTTP Servlet 2种访问方式；业务逻辑层采用门面模式设计，利用Spring容器特性实现事务管理、异常管理和日志管理等[4]，同时使用DTO(Data Transfer Object)作为处理对象并返回处理结果，便于形成标准的服务供外部调用；数据访问层采用Hibernate框架和Native SQL方式实现数据访问，既可通过面向对象的方式实现数据持久化，又可采用原生SQL应对复杂的多表操作或批量操作。

根据上述分层结构思想，结合管理流程和核心功能，形成系统功能结构见图3。

图3 功能结构图

1) 系统提供浏览器和移动端APP访问的功能，采用统一令牌方式认证。

2) 业务功能模块实现系统的业务逻辑，分为合同管理、项目管理、制造费管理、采购管理和统计分析等5个模块，其中：合同管理实现对市场经营管理信息和经营合同的录入审批；项目管理、制造费管理和采购管理实现对项目的预算计划管理和项目执行管理；统计分析用于对经营业务、财务和考核报表进行分析。

3) 业务支撑模块是框架对基础功能的封装，用于完成基本任务的组件或规范，可使开发人员更专注于业务逻辑，具体功能如下：

(1) 基础数据用于管理和维护整个系统的公用代码，提供给系统管理员或相关人员一些系统公共字段的编码。

(2) 用户管理用于查看和修改员工信息、所属部门和功能权限。

(3) 角色管理用于维护角色与系统资源的关系。当用户与角色绑定时，该用户拥有角色的所属功能。采用角色-用户-资源的绑定方式，可灵活配置用户的功能权限、数据权限和审批权限等。

(4) 组织管理用于维护企业的组织机构。

(5) 功能管理用于对系统菜单、按钮等资源进行配置。

(6) 定时任务用于对某些定时执行的业务规则进行管理。

(7) 接口管理用于实现对其他业务系统接口的统一管理。

(8) 报表管理是分析和展示数据的管理工具。

(9) 日志管理用于监控和记录系统的使用情况。

(10) 工作流管理用于配置流程图、审批节点与角色的对应关系、审批人和参数。这种方式可实现流程的自动化配置和授权，减少开发量和后期维护任务。

4) 公共组件对事务、数据、文件、异常和国际化等进行管理。最终得到的数据都通过接口持久化到数据库或文件系统中。

软件系统的技术选型与实现对软件的可维护性和可扩展性有至关重要的影响。该系统采用分层结构的设计思想，能降低层与层之间的依赖，使结构更明确，有利于标准化和各层逻辑的复用。此外，模块化设计有助于降低采用新技术替换原有技术带来的成本，极大地提高系统的可维护性和扩展性，使系统具有持续的生命力。

3 应用效果

该ERP系统实施之后，企业的各项业务流程均符合其规章制度和实际生产的需要，以下几个方面得到了显著改善：

3.1 数据的全面性、准确性和及时性

该系统涉及企业的管理流程，有效数据都经过各级部门审批，保证了数据的完整性和准确性。通过该系统可使预算计划和成本数据联动并实时更新，用户可随时掌握经营数据的最新状态，保证了数据的及时性。

3.2 资源利用率

以企业的现金流量为例，系统将采购计划、收款计划下达和收款指标考核相结合，使得企业的存货周转期缩短，项目人员收款的积极性显著提高，经营活动的现金流量管理得到改善。

3.3 企业管理成本

以往在年中或年底时需要大量工作人员对数据进行整理计算，至少需花费3个月的时间。使用该系统之后，数据全面，准确无误，缩短了收集数据的时间，且信息更多样化、科学化，使得管理人员有更多精力专注于经营决策方面的工作。项目执行流程优化之后，管理和采购成本消耗得到控制，各环节的运行效率得到提高，从而可承接更多的生产任务。此外,移动化办公减少了与项目现场办公员工沟通的成本，尤其降低了工程项目管理成本,各部门协同办公的效率显著提高。

综上所述，该系统对企业降低管理成本、提高资源利用率和经济效益有显著效果。

4 结 语

本文介绍的ERP系统适用于项目型企业管理，能将预算计划、项目执行和核算串联，实现预算控制、执行过程和经营业绩可视化。全流程的数据可为企业的数字化转型提供数据支撑。通过将预算计划与项目执行数据相比对，及时发现、消除影响经营业绩的因素，优化控制管理和采购成本，提高企业资源的利用率。此外，在企业规章制度规定范围内，员工按系统的规则各司其职，可减少各环节的执行障碍，提高工作效率，为企业取得更多的经济效益。