大学生档案管理现状及优化对策

刘阳

【摘 要】大学生档案是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要信息。大学生档案管理是高校档案管理工作中的重要部分。本文从大学生档案管理工作存在的问题出发，深入探讨加强大学生档案管理工作的对策。

【关键词】大学生档案;管理;问题;对策

大学生档案是高校档案管理工作的重要部分，是个人信息的重要载体，也是国家人事档案的重要组成部分，记载着大学生在校期间的学习、生活、社会实践活动情况，反映着学生的思想品德、奖惩情况、专长爱好、学习成绩等信息，是大学生综合素质的体现，也是用人单位选拔、任用、考核的重要依据。因此，大学生档案管理工作做的好不好会直接影响到大学生的直接利益。在市场经济的快速发展下，高校大学生档案管理工作出现了诸多问题亟待改进。本文主要从大学生档案管理工作存在的问题出发，深入探讨加强大学生档案管理工作的对策。

一、大学生档案管理现状

通过对大学生档案管理现状的调查研究，我们发现，目前大学生档案管理很不理想，甚至存在着一些明显的问题，主要表现在如下几方面：

1.相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

2.大学生档案管理无标准，不规范

主要表现在：档案材料手续不全，如大学生、硕博士毕业生登记表无本人签名，甚至有的没有学校公章，用的是院系章;学生成绩单没有教务部门的盖章，甚至有的使用的复印件。档案材料没有标明日期，无法排序;页面设置多样化，大学生档案资料页面设置无标准，影响了档案的信息化处理;档案材料书写不规范。

3.档案管理技术落后

知识经济时代，虽然一些高中学校已经采用了电子档案模式，但大学生档案大部分还是以手工抄写的纸质档案为主，在档案管理中采用现代信息技术还没有得到有效地推广，使得管理手段落后。

4.档案内容不全

现階段，大学生档案诶荣主要涉及到高校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、身体状况等，市场经济下这些材料已显得过时，不能满足用人单位对学生能力、综合素质和时代特色等信息的需求。

5.档案管理人员素质不高

目前，很多高校没有专门的大学生档案管理人员，档案管理工作由辅导员、教务人员等兼任。这些人员对档案管理的知识比较欠缺，再加上他们的空余时间有限，很难在档案管理工作中投入大量的时间与精力。有些配备了专门的档案管理人员，但基本上都是安排的家属或者一些闲置人员，素质普遍偏低，真正懂得档案管理工作的人非常少，更不用提进行档案的信息化建设了。

二、加强大学生档案管理工作的对策

1.加强法律法规建设，使大学生档案管理有章可循。相关部门可以根据《档案法》的指引，结合大学生档案管理实际情况，制定相应的《高校学生档案管理工作细则条例》等法规，使大学生档案管理有章可循，有法可依，强化人们的档案意识，指导大学生档案管理工作的顺利开展。

2.扩大档案归档范围，提高档案内容科学性

素质教育背景下，大学生档案应该详细记录学生的成长经历。也就是说原有的档案归档范围不能全面反映学生的全貌，不利于用人单位对学生的全面了解。新形势下，要根据大学生的学习生活实际，扩大档案的归档范围，真实、全面反映出学生的个性化特征与时代风貌，为学生就业和管理工作提供服务。所以，各高校要本着负责的态度，扩大档案的归档范围，如大学英语证书、计算机等级证书、职业资格证书、创造性发明证书、各科研成果等;诚信记录是归档的重要方面，也是一个人的品德基础，是用人单位关注的焦点;创新潜能是说档案材料不仅关注学生的过去，也要记录学生可能的发展潜能;心理档案能反映出学生的个性特征，是用人单位选拔人才时较为关注的方面。

3.加强大学生档案管理队伍建设，提高其业务能力

大学生档案管理工作需要高素质的专业人才，因此，要加强大学生档案管理队伍专业化建设，这是提高档案管理工作水平的基础与前提。所以，高校要设立学生档案室，配备专门人才管理档案，尽量聘用具备档案管理工作知识、热爱档案管理工作、保密意识强、工作勤奋、业务能力高的人员担任。兼职档案管理人员可以由院系的辅导员或学生管理工作者担任。并对档案管理人员进行定期培训，学习相关专业知识，提高档案管理人员的业务能力。

4.加快档案管理的现代化，提高档案利用的效率

目前，大学生档案数量呈上升趋势，网上招聘也成为学生找工作的重要渠道，这对大学生档案管理工作提出了高要求，需要对学生档案实现动态管理。如果还采用传统的手工书写为主的管理模式，会浪费大量的人才物力，与当前学校教育改革和大学生就业模式变革不相符。所以，高校要加快档案管理的现代化建设，根据高校实际开发切实可行的档案管理软件，使大学生档案管理趋向数字化，及时更新档案内容，提高档案的利用率。

参考文献：

[1]贾海军，加强大学生档案管理的对策及思考，档案管理，2009（4）

[2]贺红香，高校学生档案管理存在的问题及对策，山西档案，2007（2）