网络时代电子档案管理与利用存在的问题及对策

陈相艳

摘 要： 在当今网络时代，电子档案逐步代替传统纸版档案，新的档案存储方式也带来新的问题，如何有效的管理与利用电子档案成为一个热门课题，本文对网络时代电子档案管理与利用存在的问题及对策加以阐述。

关键词： 网络时代;电子档案管理与利用;问题及对策

【中图分类号】G475     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.32.285

随着时代发展，对信息传播的速度要求越来越快，传统的纸版电子档案已无法适应快速发展的社会，研究以网络技术为基础的电子档案管理与利用，是能否快速传递信息的关键，实际工作使用中电子档案管理与利用也存在诸多弊端，针对电子档案管理与利用的弊端，提出相应的解決对策，希望在网络时代下电子档案管理与利用的效率得以提升。

1 电子档案概述

电子档案是通过电脑、储存卡等设备进行储存，文档与纸版档案相对应，通常是文字、图片、视频等方式进行归档分类存储，主要将纸版档案转化为电子信息进行管理，实现了纸版档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

2 电子档案管理与利用存在的弊端

2.1 电子档案管理落后

网络时代下，电子档案虽然已经普及，但电子档案管理还是比较落后的，没有系统有效的管理方式，目前大部分对电子档案持有以下几种态度，一部分人只相信纸版档案，对电子档案认可度不高，不信任电子电子档案，认为电子档案只是单纯的电子文件。还有部分人完全信赖网络信息技术，因为电子档案使用简单、快捷，全部都使用电子档案，将需要的档案录入电脑等设备后没有进行备份，也没有保留纸版档案，电脑损坏或被人恶意攻击时电脑内部程序如果损坏文件就会丢失，除此之外，还有一部分人对所有电子档案，纸版档案全部进行备份储存，导致空间被大量占用，没有合理有效的运用资源，导致电子档案没有表现出应有的优势。

2.2 电子档案存储技术问题

当代计算机信息技术不断发展，电脑硬件与电子档案管理的软件不断优化、改进，与此对应的档案管理机构也应紧跟网络发展步伐对电子档案管理的软件产品进行更新换代，档案软件更新后可能会出现各种各样的bug，比如信息无法读取、不能识别，电子档案管理软件与系统不兼容无法使用等情况，此时就需要专业计算机技术人员紧急修复电子档案管理软件的bug，电子档案信息的储存是将文字、图像、声音等信息以数字化形式储存在计算机中，技术人员应对此问题，解决其无法识别、无法读取、不兼容性等问题，如果技术人员无法解决现有的bug，其又影响软件的正常使用，应将软件恢复到初始版本[1]。

2.3 电子信息的读取性

电子档案与纸版档案有很大差别，纸版档案记录档案信息的纸张、书本保存完好时，纸版档案的可读性就会得到充分保证，但电子档案不同，存储信息的硬盘、储存卡看起来保存的很好，但是由于、信息加密、计算机语言编码、硬件方式等微小变化都会引起档案的可读性，最为严重的是信息完全无法被读取。数字信息技术的快速发展使得新的计算机系统取代旧的计算机系统，而新的计算机系统代替旧的计算机系统又有着资金成本、研发时间、技术突破等问题。电子档案管理与利用中的新问题，即计算机系统的运转与电子档案信息的数字编码形式之间的兼容性会更加严峻。

3 电子档案管理与利用存在的问题的解决对策

3.1 建立新的电子档案管理体系

电子档案拟稿、上传、储存和分类归档工作时，档案管理人员需要对电子档案保存，做好存储计划及注意事项，按照步骤进行电子档案的存储，并对后续电子档案保存建立完善的保护机制，从而达到电子档案全面统一管理的目标。不同类型机关单位需要做好电子档案统一化管理工作，结合电子档案存储计划按照相关要求做好电子档案的存储工作，电子档案管理的工作人员应积极配合相关政府机构做好电子档案监督、审查工作，做好电子档案管理工作，以此达到电子档案长期保存的目的。电子档案管理人员要尽可能聘用熟悉电子信息技术的人员，不同机构电子档案管理工作人员需要做到完全一致化档案管理工作，从基础上创建电子档案管理机制，以保证电子档案的存储被合理有效管理。同时还要联系当今网络时代需要创建区域式电子档案管理基地，和有关政府部门高效配合起来，对于有待推敲和调查工作困难的电子档案，办好电子档案管理监查工作，为有关政府部门电子档案管理工作提供新的思路[2]。

3.2 提高电子档案的网络可靠性

网络时代的来临，计算机网络在日常生活中所占比例越来越大，防止电子档案信息泄露的网络隐患一直存在。网络上非常容易受到软件病毒的攻击及不法分子的恶意访问，将电子档案修改、删除、窃取，为了保证网络安全，需国家制定相关法律法规，以限制不法分子对电子档案的窃取，同时建立安全的网络环境，比如引进先进的信息安全技术，建立网络防火墙，对计算机定时杀毒、更新、升级都可以对信息的保护起到作用。现实生活中时常发生电子档案被窃取的案例，因此保证网络环境的可靠性才能保证电子档案不被非法分子窃取。同时还要对内部档案管理工作人员严格审查，确保内部电子档案管理体系完善[3]。

3.3 电子档案管理工作人才储备

电子档案对管理人员的专业技能需求增强，不仅需要档案管理的相关知识，也需要电子信息技术的知识，所以必须加强对电子档案管理工作人员技术培养，从各大高校引进电子档案管理人才，同时聘请电子档案管理专家对工作者不定期培训其专业技能，引进国外先进电子档案管理体系，建立完善的考核制度，对电子档案管理工作者定期考核，提升专业素质。

总结：综上所述，伴随我国网络信息技术的快速进步，档案管理也随之发生变化，传统的纸版档案查找资料效率低下，电子档案逐步取代纸版档案已成为发展趋势。电子档案管理与利用需要全方位进行考虑，建立合理有效的电子档案管理体系是基础，其次，电子档案的网络安全，电子档案管理人员工作能力培养也是重中之重。国家相关的网络安全法律法规是电子档案安全存储的保证。

参考文献

[1] 王冬梅.电子档案数字化管理的优缺点及其提高管理水平的措施[J].信息记录材料，2018，19（07）：109-110.

[2] 刘建.数字时代背景下机关电子文件档案管理利用研究[J].兰台内外，2020（21）：30.

[3] 李丽丽.电子档案数字化管理的优缺点及提高管理水平的措施[J].侨园，2019（06）：148-149.