加强印章档案管理的若干措施分析

韩英

【摘  要】印章档案具有一定的特殊性，作为一种实体档案，对其进行管理显得尤为重要。印章对事业单位来说更为重要，印章的管理也需要更严格的约束。印章的管理不仅体现在日常工作的使用上，还体现在其综合安保工作上。比如，印章遗失时，事业单位可以在第一时间使印章失去法律效力，避免给后续工作带来麻烦。分析了印章档案管理中存在的问题，提出了加强印章档案管理的有效措施，以期对事业单位提高印章档案管理水平有所帮助。

【关键词】印章档案;管理;问题;措施

引言

对于事业单位来说，印章起着重要的作用。在文件上加盖印章，可以表明该机构对该文件的识别或签署，可以代表该机构，具有一定的法律效力。印章由金属、木材、石头、玉石等制成，无论何种材料，印章档案与证书、奖杯、奖章一起，属于事业单位实物档案。人们对印章一般不完全了解，通常认为只要印章失去法律效力，就可以销毁，对其不良影响认识不足，因此在印章档案管理上可能或多或少存在疏漏。印章档案的法律效力不会因其销毁而消失。它是公共机构的象征。虽然实体印章不存在，但仍会产生影响。它是事业单位权利的象征，是事业单位的重要凭证，是其行政行为和商业行为的证明。因此，有必要加强印章档案的管理。事业单位管理者在日常工作中，必须更加注意保证印章档案的使用按规范进行。

1.印章档案管理的现存问题

1.1印章档案管理意识有待提升

由于印章档案的效力不同，在日常管理和使用过程中，往往需要不同的方法。对于事业单位来说，在正常情况下，印章不会过于集中在一个部门或一个人的手中，因为在业务发展过程中，不同部门需要使用不同的印章，这使得一部分印章往往会在不同部门之间流动。印章档案管理意识不高，在流通过程中易丢失或使用不当，容易造成管理效果不理想。而少数事业单位由于员工印章档案管理意识淡薄，造成印章丢失，这不仅影响了工作的正常开展，也给事业单位带来了一定的风险。

1.2印章档案的收集范围不够明确

为了提高印章档案的管理质量，事业单位需要对印章档案的收集范围作出明确规定。一般来说，印章档案的收集比较简单，需要相关人员填写记录信息表，以便于保存和管理。然后机构需要备份印章的批准材料。但是，在实际收文过程中，有些管理者为了节省时间，对记录工作没有严格控制，容易导致记录结果不准确，降低印章收缴工作的准确性。

1.3使用规范落实不到位

在任何单位，印章的使用都需要严格规范，尤其是事业单位。印章的使用必须遵守规范。要实现这一目标，机构需要有内部的规章制度来使用印章。但不可否认的是，虽然一些事业单位有明确的规章制度，但其执行效果并不理想，印章的使用仍屡禁不止。印章代表着事业单位的最高权利，鉴于印章的法律效力，各事业单位仍需加大改进印章使用的力度，并严格执行。印章在使用过程中如有损坏，应作相应的销毁记录。

2.加强印章档案管理措施

2.1提高印章档案管理意识

毋庸置疑，印章档案对事业单位具有重要意义。为达到印章档案管理的预期效果，单位应加强员工印章档案管理意识。各单位领导要以身作则，督促各部门加强印章管理，推动印章使用标准的实施，并领导各部门对废弃、闲置的印章进行收集，由档案管理部门统一处理。档案管理部门对各类印章建立档案，按使用情况归档，定期对各类印章进行检查，确保印章档案管理工作稳步推进。

2.2进一步完善印章档案的管理规范

事业单位要加强印章档案管理，还需要对已备案的印章档案进行登记，并按印章档案登记顺序移交。在编制登记记录时，要坚持实用性原则，方便有关人员查阅记录。一般来说，印章档案目录可以根据印章名称、启用时间、废止时间进行标注，使印章档案管理更加规范。

2.3提高印章使用管理水平

管理人员登记印章档案时，应保证预留印鉴牌编号准确。在印模制作中，相关人员还应做好印模工具和印模材料的清洁工作。事业单位在印章档案使用过程中，可以根据印章的使用过程，指派专人对印章進行管理。由于事业单位内部部门众多，很多企业在发展过程中需要多个部门使用印章。事业单位可以完善管理制度，确保不同部门、不同业务环节有专人负责印章。这样，工作人员的印章管理意识就会提高，相关负责人也可以更加关注印章的使用情况，使用完毕后妥善移交有关部门使用或保存。

2.4加强对老旧印章的处理工作

在印章的使用过程中，由于磨损、墨迹顽固等一系列原因，难免造成使用效果不好，字迹不够清晰。印章档案管理部门需要定期对印章进行处理。例如，可以将密封件放入装有清洗液的容器中，浸泡适当时间后，再取出清洗，清洗效果会更好。如果有些印泥太顽固，不能用细毛笔擦干净，可以用小竹签把它捡起来，并注意力度，以免损坏印章。密封件清洗后，应置于通风干燥处，自然干燥。因使用过多而不能正常使用的印章，交档案管理部门统一处理，并在监督下销毁，并做好销毁记录。

3.结论

第三条档案馆是事业单位的重要权利代表，具有法律效力，必须加强印章档案的管理。事业单位领导和档案管理人员要高度重视，解决存在的档案管理问题，如通过宣传教育提高员工印章档案管理意识，健全印章管理制度，严格印章使用管理等，最后做好旧印章的处理工作。分析了事业单位印章档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决办法。

参考文献

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