浅析司法行政工作中数字化档案管理的运用

陈阿南

摘 要：目的：随着社会经济的不断发展，数字化办公成了新的办公趋势和行政事业的改革路线。我国的司法行政工作也要紧跟时代发展步伐，进行数字化档案管理变革。但是在实际的改革过程中，现有的司法行政工作中的档案管理也暴露出管理制度落后，管理模式不匹配和管理压力过大的问题。本文主要对司法行政工作中的档案管理和数字化档案管理进行解析，同时讲解数字化档案管理的具体运用方法。

关键词：司法行政 数字化 档案管理

中图分类号：G270.7;D926.1  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）09-00-01

随着电子信息技术的逐步发展，社会正在逐步地进行转型。而档案工作也需要和社会发展相匹配。在新形势下，档案管理工作有着新的发展机遇，同时也对档案工作提出了更高的要求。在新的社会形势下，如何做好档案管理工作的数字化，信息化，强化数字化档案在司法行政工作中的运用效果，反哺司法行政工作，提升整体工作效率。已经成了一个亟待解决的问题。

一、司法行政工作中的档案管理特征

司法档案主要是将具有利用价值的诉讼文书和声像材料进行集中保管。并且现有司法档案都是在司法机关的活动中形成的。对于司法档案的特性，主要有以下几点。一是严肃性，司法档案是对司法过程和司法结果的公正记录，同时包含了司法人的详细身份信息。因此，司法档案也如同司法机关一样，具有严肃性。二是专业性，司法档案的记录过程包含了司法人员进行诉讼的全过程，在司法工作的开展中使用也很频繁。对于其他的司法人员的工作开展具有借鉴作用。三是隐私性，司法档案中包括了当事人的个人隐私和存在的犯罪行为细节。基于对当事人的基本隐私权利的保护，司法档案也应该具备一定的保密性和隐私性。正是由于司法档案的这些特性，导致了司法档案需要更高要求的档案管理。现阶段司法档案一般是通过行政司法机关单独管理。通过强化档案管理，也可以推动司法行政单位工作效率和工作质量的提升，在新时期的社会发展过程中具有很强的现实意义。

二、数字化档案管理的内容

数字化档案管理是伴随着社会电子信息技术的不断发展而诞生出来的档案管理手段。能够将数据、文本、影像、语音等内容通过数字化处理后，统一存放在具备检索功能的信息库中。通过将文本档案数字化，可以将原有的纸质文件进行资源的整合，通过数据库可以将大量的司法档案进行储存，同时在有查阅需求的时候，只需要进行关键词或日期搜索就能很方便的获取信息。缩短的原有的查询步骤，同时节约了人工，提升了整体的工作效率。所以，数字化档案管理必将成为档案管理的下一步发展方向。

三、数字化管理的作用

1.提升档案管理工作效率

数字化管理可以将档案文件通过数字化处理后存储，通过系统内部的分类进行归档。通过影像文件等方式，更好地还原当时场景，确保了文件内容的真实性。同时，在司法人员需要查阅文件时，可以通过简单的关键词或时间检索就可以得出具体文件。极大地提高的司法人员的查询效率。同时，让司法档案能够实现真正地永久保存，突破了物理材料的限制。使司法文件从文件实体转化为信息载体。

2.提升档案的经济效益

在传统的档案管理过程中，由于需要满足社会大众对于档案查询的需求，因此需要耗费更多的人工和费用来维持档案管理工作的正常开展，这也导致了司法单位的行政支出成本的增加。而采用数字化档案管理的方式进行管理，可以有效地降低人力成本和办公成本。同时也能将原有的档案存储空间进行重新规划。节约了大量的场地使用费用和人力资源费用。整体而言提升了档案管理的经济效益。

3.提升了档案的使用效率

传统档案以文本形式进行存储，由于查找过程复杂，档案数量过多也造成了司法人员查询检索的困难程度，导致很多档案的使用率过低。而进行数字化的档案管理模式，可以通过将数字化信息检索的方式进行档案的查询、司法人员只需要在数据库的搜索引擎中输入相应的关键词就可以完成所有的有关司法档案的查阅，大大地提升了司法档案的使用效率。

四、数字化档案管理的实际应用

1.建立完善的数字化档案管理制度

为了促进数字化档案管理工作的顺利开展，首先需要有完善的制度进行行为引导和约束。司法档案具备特殊性，很多档案都是不能公開的，需要进行档案的保密。在进行数字化处理后，需要着重注意档案的安全性工作，避免出现档案流出的情况出现。采用多重防火墙联合多级权限的方式进行安全性保障。对司法档案文件的录入、归档、储存、查询、导出都需要有专门的制度进行行为引导和约束，确保当事人的隐私权。

2.构建良好的硬件支持系统

数字化档案管理的载体是电子硬件。为了提升数字化管理的综合能力，首先需要有良好的硬件系统的支持。包括对系统的性能需求，还要求具有高可靠性，保证司法档案不遗失。同时针对保密性要求，需要对部分数据进行数据隔离。确保数据的安全性。整个系统还需要具备常规的通用接口，在方便进行硬件升级的同时，方便维修。

3.运用子系统满足不同需求

为了提升司法信息的查询和处理效率，在原有司法档案的基础上可以通过构建不同的子系统来满足不同部门的使用需求，为司法案件的办理提供及时有效的查询渠道。让案件办理过程尽量透明化和公开化。通过信息检索系统，可以帮助办案人员和司法人员通过关键词和相关性进行检索，提高了查询效率的同时，信息的展示也更加全面。

结语

随着社会经济的发展，传统的司法档案管理系统已经不能满足司法行政的工作需求了。为了提升工作效率，降低工作成本，必须要进行司法档案管理的电子化，通过扫描录入等方式，将纸质档案等内容储存到硬盘中。通过专有的信息检索系统和安全系统，在保证档案安全的同时提升了工作效率和档案使用价值。所以，司法行政部门需要及时进行电子化司法档案制度的改革，进行硬件系统的建设，通过信息库提高行政效率，降低工作成本。

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