科技计划项目档案整理方法分析

周美林

摘 要：在2000年，国家推出了《科学技术档案案卷构成的一般要求》，在此要求中，对于科学技术档案整理方法做出了相应的改革以及划分，2008年做出了进一步的修订。本文主要针对科学技术档案整理方法进行分析，对于当下我国科学技术档案整理方法存在的问题和未来发展过程中的建议也进行了思考。

关键词：科技计划 项目档案 整理方法

中图分类号：G27  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）09-00-01

伴随着科技的发展与社会的进步，我国科学技术有了迅速地提升以及较大的发展，因此科技项目档案整理工作也需要进行全方面地发展与进步，从而帮助我国科技实现更好的数据记录。科技计划项目档案属于科技档案中的科研档案一类，科技系统的档案工作者需要根据国家推出的项目档案管理要求进行实际工作，同时在工作过程中还需要加入有关于科技项目的要素，从而满足科技项目管理的要求。

一、科技计划项目档案整理方法改革的必要性

1.改革有利于项目档案的归档

科技计划项目档案主要由课题组和科技部门进行整理，一般来说这两大部门承担了科技研究过程中的主要工作。而由于整理者不是专职的档案工作人员，因此难免会发生不专业的现象。在未来的发展过程中整理工作的改革与进步要求提升档案整理效率、简化档案整理方法，这能够降低档案工作人员的工作量，提升工作质量。

2.改革有利于将工作重点转移至深化检索

在将整理方法进行改革之后，有利于科技档案整理效率的提升，将更多的时间与精力集中于深化检索上面。通过计算机系统的升级以及换代，能够更好地实现档案管理全程信息化，帮助档案管理工作实现更加全面化以及细微化的提升。与此同时，使用计算机系统还能够实现数据自动捕获、全文检索、跨库檢索等功能。需要注意的是在未来的工作过程中，科技档案整理工作的删繁就简并不是简单地将科技档案不重要部分进行删除，而是设立更深层次的检索方式，帮助整理工作得到大幅度的效率提升。在使用了计算机系统和检索档案的方法后，这种档案方式成功的满足了与时俱进的要求，达成了简约不简单的目标。在这样的前提下，研究简化方案能够更好地实现各类知识的融会贯通以及灵活运用，因此需要档案整理人员拥有更加强大的专业技能以及专业知识。

二、科技计划项目档案整理方法改革的若干建议

在未来的发展过程中，科技项目档案整理方法的主要依据应该是参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》，结合科技计划项目档案整理的实际过程。与此同时，在进行整理的过程中，还需要尊重文件材料的具体形式以及当时情况，根据档案管理过程中的实际材料来完善细节。在进行科技档案整理方法改革的过程中，需要始终以简化为目标，将检索条件设定为改革的核心发展方向，实行科技计划项目档案管理方法的进一步提升。

1.装订与档号章

在我国对于档案整理方面的具体要求中提出，档案内部文件可以卷的形式进行装订，同时也可以件为单位进行装订。除此之外在装订的过程中还需要保证成册、成套的科技文件材料能够保持原有形态，因此在进行装订的过程中需要考虑到以上三种装订方法的具体要求。而对于档号章来说，需要以件为单位在每件首页空白处加盖。

而在未来的发展过程中想要将档案整理方法进行进一步的深化改革，应该始终贯彻以件为单位进行装订。使用件为单位，不仅仅可以避免成册、成套的科技文件能够成为一份文件，不被拆散整理，还能够极大地降低文件数量，帮助档案整理工作人员工作效率得到提升。而对于档号章来说，此处的改革与深化应该集中在文件首页空白处抄写文件档号章。在我国2008年出台的档案整理规定中提出，科技档案档号章只有档号和序号两大格式，序号是指卷内文件的顺序号，而档号则是文件级别的档号，其中包括全宗号、分类号、案卷号和卷内顺序号。想要将整体工作进行进一步的简化提升，可以考虑手抄档号的方式，避免了加盖档号章过程中的审核。

2.页号与页数

在我国2000年第1次修订的《科学技术档案案卷构成的一般要求》中提出，成套或成册的科技文件材料自成一卷时，原目录可以代替卷内目录，不必重新编写目录。而如果成套成册的科技文件与其他科技材料组成一卷时，应该排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写入卷内目录，无须重新编写页号。而在未来的发展过程中想要实现更好的整体效率提升，那么可以将已有页号的文件不再重新编写页号，而没有页号的文件，则需要以件为单位编写页号，每一件文件的实际页码需要在备注中进行填写。

3.文件排列顺序

2008年版《科学技术档案案卷构成一般要求》中提出，科研类案卷需要遵守课题可行性研究立项、方案论证研究、实验总结、鉴定成果和知识产权申报、推广应用等阶段的顺序进行排列。

在未来的发展过程中想要更好地提升工作效率，在科研档案文件排列过程中，需要遵守时间顺序。这是因为科研工作是随着时间而发展的，遵照时间进行档案整理，能够更好地将科研整体情况展现于档案中。对于科研档案中存在的成册成套科技文件，需要以及最后形成的文件时间作为排列时间列于科研档案中的相关位置，通过这样的排列能够更好地实现统一化档案排列管理。

4.案卷脊背

在2008年版规定中提出，案卷封面应该印制在卷盒正表面，同时也可以采用内封面的形式进行包装。与此同时，2008年版规定中也提出，案卷脊背项目需要根据实际需求来进行选择填写。然而在实际工作过程中可以发现大多数单位采用的排列方式都是竖版排列，这是为了能够更加方便地进行调档以及打印。在未来的发展过程中想要提升整体工作的效率，可以只填写案卷脊背内容，不再填写案卷封面内容，案卷脊背需要使用正楷进行填写或直接进行打印。而如果采用打印机打印卷皮，由于卷皮的薄厚程度不同，因此需要重新调整格式，这也加大了工作时间长度。因此在未来的工作当中，使用打印机打印时可以将脊背和封面只取其一来进行数据库录入，在进行调档时，可以通过这类数据进行精确查询。然而经过实际工作当中可以发现使用打印机打印并不会比使用正楷填写更加省时省力，因此在未来发展过程中，各大事业单位需要根据自己实际需求来选择卷皮打印或正楷填写。

结语

在未来的发展过程中，科技还将得到继续的进步与提升，因此想要实现更好的发展，就需要加强对于科技档案的管理力度，从而实现全方面化的改革与创新。科技档案作为记录科学研究整体进程的数据库，对于我国科技发展和经济提升都有着无与伦比的重要意义，相关工作人员需要不断加强整理效率及整理能力，从而帮助其得到更好地发展进步。

参考文献

[1]黄媛萍.科技档案整理归档问题的分析与对策[J].办公室业务，2019（06）：59.

[2]孙敏.高等院校科技档案的管理与利用[J].兰台内外，2018（08）：55-56.