建设工程招投标服务及招投标档案的收集管理与提供利用研究

杜锦

摘 要： 建设工程招投标档案的收集管理，为相关活动开展提供了真实可靠的信息资源支持，为招投标工作顺利展开提供了有力保障。为了提升档案管理与服务水平，公共资源交易中心应规范档案采集流程，落实档案整理、保管工作，优化档案提供利用服务。

关键词： 建设工程;招投标服务;招投标档案;收集管理;提供利用

【中图分类号】TU723.2     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.268

近年来，随着社会的发展，建设工程领域市场竞争日益激烈，为了规范市场秩序，推动建设行业的良性发展，建设工程招投标制度逐步完善。建设工程确定后，建设单位会公开发文进行招标，专业资质达标的施工企业，可进行投标，具有良好信誉、专业施工资历，且编制的施工方案工期短、造价低、质量高的企业，即可中标[1]。在信息时代背景下，建设工程招投标服务趋于电子化发展，这为招投标档案的收集管理与提供利用提供了技术支持，确保相关工作更为科学高效地开展，有效提升了招投标方案管理及服务水平。

1 规范招投标档案采集流程

公共资源交易综合监管部门应该正确认识到建设工程招投标服务及其档案构建的重要性，完善招投标档案管理机构设置，配置专业的档案管理人员。档案管理工作政策性、原则性极强，管理人员必须具备较强的政治纪律意识，对待工作认真负责，遵守档案保密纪律，对待客户友善和蔼，主动为人們服务。在日常工作中，档案管理人员需做好建设工程招投标档案原始记录的采集、整理、立卷、归档移，并按照规定移交至市城建档案馆移交，为了便于长期储存，应该使用耐久性的档案载体及书写材料，基于《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）立卷，在中标通知书发出后 15 日内移交归档。招投标档案中应采集的资料包括报建手续、业主委托书、招标文件、招标公告、开标记录表、评标标准和办法、评委抽取表、评标结果确认、中标通知书、投标文件、合同备案等，具体形式包括纸质文件、电子资料及影像资料等，尽可能使用原件或正本，若无方可使用复印件或副本，确保资料全面、真实，格式规范，能够真实反映建设工程招投标活动情况[2]。

2 落实招投标档案整理工作

建设工程招投标档案资料不断累积，需定期整理，便于档案的提供利用。一般来说，一个建设项目，会形成一个案卷，资料是按照备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公式及合同文件资料的顺序排列的，储存于牛皮纸制档案盒内，盒子上标注了建设工程项目的名称、招标编号与归档时间，盒子内制有卷内目录，上面写明了档案件号、文件编号、责任人、文件材料题名、日期、备注、备考表。为了便于档案管理利用，相关部门基于《电子文件归档与管理规范》（GB/T50328—2014）、《电子档案管理制度》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》（等规章制度），构建了电子化招投标档案服务系统，形成了相对应的电子档案，分门别类，按照年度、按项目分别建档，储存于档案信息平台上[3]。

3 优化招投标档案保管工作

建设工程招投标档案的收集管理与提供利用是一项持续性的工作，为了保存好相关资料，需完善招投标档案室建设，其建设必须满足防盗、防火、防尘、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全标准，完善安全设施配置。整理档案时，如若发现档案散失、破损、霉变、发生虫害，应及时修补，重新复制资料，确保档案资料的完整性与真实性。一般来说，建设工程招投标档案的最低保存期限为10 年，未中标人投标文件的最低保存期限为5年，开评标现场录音、录像材料的最低保存期限为1年，对于保存期限超过10年的档案资料，公共资源交易可以在保存超过5年后移交至市城建档案馆保管。在档案储存期间，档案管理人员需每半年进行一次全面检查，记录档案归档情况，发现问题及时解决，发现超过保管期的档案，需登记造册。招投标档案管理工作政治性、纪律性极强，档案管理人员应该认真学习《中华人民共和国招标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规，贯彻落实于工作中，并且树立正确的职业道德观念，树立严谨务实、认真负责的工作态度，树立终身学习理念，基于招投标服务及相关档案管理工作要求的变化，不断学习新知识、新技术，提升信息技术素养，计算机技术、数字化技术、云计算技术等相关软件、硬件设施的使用，适应档案信息化、数字化发展现状。

4 完善招投标档案提供利用服务

建设工程招投标档案的分类储存，编制目录，就是为了变为便利地利用档案资料。在日常工作中，公共资源交易中心应该严格遵守相关规章制度，为项目投资方、政府等提供档案查阅服务，要想查阅招投标档案，必须去办理查阅手续，填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准。而且查阅档案时，必须在指定位置，且有档案管理人员在场，查阅者不得私自复制、涂改、拍照、划线、损毁、调换文件，一经发现必将严惩[4]。原则上，档案资料不得外借，如若各级纪检委调查案件需要查阅、复印文件，必须按照规定办理手续。在档案管理信息化建设过程中，查阅者可以登录档案平台，检索、阅读权限范围内的档案资料，实现区域内信息资源开放共享，有效提升档案利用率。

5 结语

综上所述，建设工程招投标档案是指在房屋建筑、市政基础设施建设等项目招投标活动中形成的，各类具有保存价值的原始记录资料，包括文字、图像、表格等。档案具有历史再现性、信息性、知识性、价值性、教育性的特征，服务于建设工程招投标活动，公共资源交易综合监管部门，可以应用这些资料，为客户提供有价值的咨询服务，助力其在招投标活动中，能够做出更为合理的决策，确保建设工程招投标活动有序展开，降低项目风险，而且，在项目运作后期，可以为建设项目投资方、政府等提供招投标资料的查阅、下载等服务，便于其对于项目的监督和管理。

参考文献

[1] 张晓丽.电子化招投标服务系统在建设工程招投标中的应用要点初探[J].居舍，2020，（18）：191-192.

[2] XU CHAO.论基于互联网匿名投标与自动化资审在建设工程电子招投标中的应用和意义[J].建筑市场与招标投标，2020，（03）：50-54.

[3] 周欣.大数据技术对建设工程招投标市场投标企业流失情况分析[J].电子技术与软件工程，2020，（10）：196-198.

[4] 仇伟海，韩季红，王靓.从电子证据的视角看电子文件归档管理——以政府采购网上招标平台电子文件归档管理为例[J].中国档案，2019，（12）：60-61.