卫生院档案管理问题阐释与管理经验

李江源 刘丽娟

摘 要：档案管理作为卫生院的基础工作，其自身具有极高的重要性，档案中大多是卫生院开展各项工作的记录，这些都是非常宝贵的资源，能够为卫生院的相关决策工作提供充足可靠的重要依据，因此，相关部门需要加强对卫生院档案管理工作的重视。不过，在实际的卫生院档案管理工作中，还存在一定的问题，影响着工作的有效开展，这就需要有关部门结合实际情况，以及管理经验，对卫生院档案实行科学合理的管理措施，保障档案管理质量。

关键词：卫生院;档案管理;问题阐释;管理经验

对于卫生院而言，其自身所处的地区通常都是当地的县或者是乡镇，是一种综合性的机构，其主要工作内容就是在所属范围开展相关的卫生行政以及医疗预防工作，同时还要负责农村的医疗防疫以及保健等相关工作，帮助农村居民解决多种看病问题。其中的档案则是对这些工作的记录，对于后续的工作有重要参考价值，因此，相关部门需要提高对卫生院档案管理工作的重视程度，并结合以往的管理经验，实施规范的管理手段。

1 卫生院档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏对档案管理的重视

多数卫生院中的工作人员对档案管理工作的重视度相对较低，没有意识到档案管理对其日常工作的帮助，以至于对档案管理工作产生阻碍。在具体的工作之中，卫生院中的非管理人员通常都会专职自身的分内工作，认为档案管理这一工作应该由专门的管理人员负责，不需要其他工作人员的帮助，而且还觉得档案管理对于卫生院的发展产生不了什么作用，这样错误的思想也影响到非档案管理工作人员的工作心态以及工作行为。卫生院中的部分工作人员没有做好相应的临床记录，或者是没有将相关临床记录完整保存，这样很容易影响档案资料的收集、归档工作，进而致使档案管理工作无法有效进行[1]。

1.2 卫生院档案管理设备不足

卫生院若想提高档案管理工作的有效性，则要做到与时俱进，引进先进的档案管理理念以及技术手段，以此提高档案管理的效率与质量，其中信息技术在档案管理工作中的应用相对较为广泛，而且档案管理信息化的建设，也有利于卫生院档案管理工作的开展。但是，就实际情况来看，卫生院的档案管理工作在开展的过程中，却缺乏相应的设备，这主要受到经费的限制，而设备的缺失也导致信息技术无法在档案管理工作中得到有效的应用，并且很多工作人员也习惯于应用纸质档案管理模式，以至于卫生院的这一工作与时代相脱离。另外，信息化的时代也增加了档案管理工作量，加重了工作人员的压力与负担，这也影响到档案工作的开展。

1.3 卫生院档案管理制度体系不够完善

当前，由于卫生院对档案管理工作不够重视，因此，也没有建立相应的档案管理制度体系，即使有，也没有结合目前档案管理的实际情况，对其进行合理的完善，以至于大多数卫生院的档案管理制度体系都缺乏完善性，这样很难对档案管理工作进行有效的指导，从而使得档案管理工作秩序出现混乱性，而且相关工作人员也因为缺少规章制度的约束，导致他们的工作状态相对较为懒散，最终使档案管理工作无法取得良好的效果。另外，在收集或者是整理档案资料的工作中，很多卫生院都是采取了分散式的管理模式，其本身存在着较大弊端，影响档案资料收集与整理工作的规范性，致使工作出现不达标的现象，并且也降低了档案资料的使用率，使众多档案资源被浪费[2]。

2 卫生院档案管理問题优化的经验措施

2.1 提高对档案管理工作的重视度

卫生院若想解决档案管理工作中存在的问题，并提高其工作效率与质量，要先转变自身的思想认知，深入到具体的档案管理工作之中，以此加强对这一工作内容的了解，并明确这一工作在卫生院的发展过程中所产生的重要作用，以此提高卫生院对档案管理的重视程度。与此同时，卫生院的领导者也要加强对档案管理工作的监督，以自身的态度影响管理人员的工作态度，借此提高他们的工作积极性。另外，卫生院还要加强对档案管理工作的宣传力度，促使全体工作人员都能够意识到档案管理工作有效开展的重要性，促使他们能够积极配合档案管理工作人员的工作，做好各种信息的记录，保证各种信息资料的完整性，为档案管理工作提供充足的资料，促进档案资料收集整理工作效率与质量的提升。

2.2 加大投入，注重档案管理信息化的建设

传统的档案管理模式已经无法满足现代档案管理的工作需求，因此，卫生院需要对原有的档案管理模式进行改进，通过引进先进的信息技术，实行信息化的档案管理模式，进而提升工作的高效性。而在进行档案管理信息化的建设时，卫生院则需要加大资金投入，购买信息化管理所需的各类设备，比如计算机、扫描仪等，同时还要购进相应的档案管理软件，并利用信息技术建立相应的数据库，以此提高档案管理设备的完善度，促使信息化档案管理工作能够顺利有效的开展。另外，卫生院还要结合信息化管理模式，制定出与之相符的管理标准，比如，在进行档案录入时，工作人员需要按照固定的目录格式进行录入，这样便于档案资料的检索与查阅。以此提高整个信息化档案管理工作的秩序性[3]。

2.3 合理完善档案管理制度体系

科学合理的制度体系能够对档案管理工作进行有效的指导，提高整个档案管理工作的有序性以及规范性，促进档案管理工作有效性的提升。因此，卫生院要加强对档案管理制度体系的重视，并且要结合实际情况，对原有的档案管理制度进行完善，发挥出其自身的指导作用。基于此，卫生院可以制定出责任管理机制，按照档案管理的流程环节，设置相应的管理岗位，明确这一岗位管理内容、职责以及权限，让处于这一岗位的管理人员负责好相应的工作，并有效行使自己的职权，若是出现问题，就要追究其责任，这样既能够起到约束档案管理人员的作用，还能够提高他们的工作积极性。另外，卫生院还要制定出合理的奖惩制度，针对所有档案管理人员的工作业绩以及日常工作表现等多个方面，对他们进行适当的奖励与惩罚，提高他们的工作热情[4]。

3 总结

通过上述分析，相关部门若想开展有效的卫生院档案管理工作，就要先对档案管理工作中存在的问题进行全面深入的了解，明确这些问题产生的原因，并采用科学合理的方式，对这些问题予以有效解决。另外，相关部门还可以结合当前社会的发展趋势，将信息技术应用其中，提高卫生院档案管理的效率与质量，保证档案资料的完整性。

参考文献

[1]李红霞.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].管理观察，2017，No.669（34）：178-179.

[2]杨玉洁.探究基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施[J].卷宗，2018（15）.

[3]李军.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].文存阅刊，2019，000（012）：28.

[4]杨银花.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].卷宗，2019，9（9）.

作者简介

李江源（1981-），女，汉族，山东高密人，高密经济开发区卫生院。