高校密级档案管理现状、问题与对策

摘 要：密级档案是高校档案管理的重要组成部分，因其涉密的特殊属性，其管理受到越来越多的关注。本文结合档案管理、保密管理等理论与实践，分析了高校档案管理存在现状、存在问题，并针对性提出了对策建议。

关键词：高校;密级档案管理

1 现状及存在问题

高等院校档案具有门类多、数量多的特点，涉及党群、行政、教学、科研等方案面面。从形成类型来看，高校密级档案主要集中在党群类、行政类、外事、以及科研类，以文书档案为主;从形成部门来看，主要集中在党政及科研管理部门，以党群部门居多。目前高校普遍推行部门立卷负责制，密级档案的管理一般按照涉密载体管理的管理要求实行单独集中统一管理，普遍有档案部门或者保密部门集中统一管理。管理密级档案的部门部位一般被设为学校涉密要害部门部位。密级档案的借阅和利用一般参照档案管理实行严格审批管理。随着密级档案管理的数量日益增多，保密管理要求日益严格，目前高校档案管理普遍存在以下几方面问题：

1.1 归档渠道仍不够畅通

高校密級档案的管理目前存在部门分散管理和档案室集中统一管理两种模式。多数高校密级档案都按照档案管理要求实行集中管理。档案形成部门如保密办、科研处、军工办等每年集中办理移交手续，向学校档案部门集中移交密级档案。但在一些高校也存在归档渠道不畅通、归档不及时，分散管理的问题，如有的高校密级档案保存在形成部门或学校保密部门。导致这种情况主要有两方面原因，一方面是有的高校档案部门密级档案收集归档意识不强，主观上不愿意收，认为密级档案管理难度和责任大，是“烫手山芋”，不愿意主动接收，即使愿意接收，也是尽量少收，在鉴定归档方面卡的比较严，大量的密级档案仍留存在业务部门;另一方面档案形成部门为了保密和利用方便，也存在归档不主动、不及时、不完整的情况，影响密级档案的收集整理和归档利用。

1.2 利用管理不够规范

密级档案的利用不同于非密级档案的利用，为防止失泄密事件发生，有着严格的保密管理要求，如严格限定国家秘密知悉范围、严格限定摘录复制、严格履行审批手续等。然而在日常的管理中，高校普遍尚未建立密级档案管理的审批管理的制度和流程，往往是参照普通文件管理，最多是增加了保密办的审查环节，为密级档案的利用管理带来巨大的安全隐患。

1.3 解密不够规范及时

由于历史原因，有的高校在文件定密和档案解密管理方面存在不规范的地方，普遍存在重定密、轻解密的现象。有的高校甚至在上级保密行政部门有明确指引的情况下，仍存在不愿解、不会解的情况，存在怕麻烦、怕担责的思想。产生这种情况的原因主要是一些单位没有建立密级文件定期审核的机制，文件解密工作缺乏统筹协调，档案部门及业务部门解密的动力均不足，造成大量到达解密时限以及该解密而未解密的档案存放在档案室，给档案日常利用以及数字化、编研等带来较大不便。

1.4 档案信息化带来失泄密风险

当前档案信息化在各高校如火如荼展开，档案数字化比例已经成为高校档案信息化考核的重要指标。有的高校因为密级档案集中管理存在漏洞，未能做到明密分开，少量密件混在普通非密文件中。同时多数高校档案数字化扫描都是外包给商业服务公司，资质参差不齐，失泄密隐患较大。

2 对策与建议

针对高校密级档案管理存在的问题，结合上级档案管理和保密工作要求，建议从以下几方面加以改进。

2.1 加强密级档案集中统一管理

高校要按照保密法和档案法有关规定实行集中统一管理。建议明确由学校保密部门集中收集整理学校密级档案，每年定期向学校档案部门移交，避免分散管理和移交。档案管理部门设立专门库房或者区域，按照涉密要害部门部位管理涉密档案，日常接受学校保密部门的监督检查。

2.2 建立健全密级档案审批利用制度

相较于普通档案的借阅利用，建议高校出台专门的密级档案借阅管理办法，建立密级档案分类借阅审批的流程，根据密级档案的密级和内容设计不同的审批流程。密级档案借阅应从严管理，审批流程应增加学校保密部门、业务主管部门以及学校领导的审批意见，并制定相应登记制度，确保每一次利用都有据可依，有档可查。

2.3 规范密级档案解密工作

高校应重视密级档案解密问题，按照上级保密行政部门的要求和指引定期做好清理解密工作。高校定密的档案一般分为两类，一类是具有原始定密权的原始定密;一种是没有原始定密权的派生定密。高校密级档案管理人员应具有基本的定密解密知识，定期清理密级档案。对应该解密的及时提请学校进行解密。同时高校保密部门应统筹做好学校密级文件、档案的解密工作，做好统筹协调和业务指导，确保解密工作顺利安全进行。

2.4 加强涉密档案载体管理

首先高校档案管理部门要严格按照国家秘密载体管理有关规定，开展涉密档案的收集、整理、归档、传递、使用、保存和鉴定销毁工作。涉密档案管理人员应按照规定接受系统的保密知识和技能培训，取得涉密人员岗位资格证书，纳入学校涉密岗位人员统一管理。集中保管密级档案的部门部位应按照规定确定为涉密要害部门部位，并配备专用的涉密计算机、复印机等涉密办公设备，接受保密行政部门监督检查。在档案利用、档案数字化的过程中，加强安全管理，确保档案安全。

作者简介

张根水（1986-），男，汉族，安徽安庆人，硕士，馆员，研究方向：档案管理;信息管理。