国省干线公路建设项目工程档案规范管理

张夏玲

摘 要：随着社会的不断发展，公路建设项目工程档案管理工作的重要性日益突显。在工程建设项目中工程档案管理是各项技术标准的记录和法律凭证，工程档案规范管理对指导公路后期的维护、使用对确保公路建设质量具有非常重要的现实意义。文章从国省干线公路建设项目工程档案管理的内容为切入点，分析了当前国省干线公路建设项目工程档案管理存在的困境，并提出了对规范管理国省干线公路建设项目工程档案的有效路径。

关键词：国省干线公路;项目工程;档案;管理

国省干线公路建设项目工程涉及面广、线路长、参建单位多，具有诸多档案，受多种因素的影响，在当前的建设项目中还存在管理制度不健全、档案管理人员综合素质有待提升、档案管理不规范化等问题，因此，我们需认真分析国省干线公路建设项目工程档案管理的内容，根据管理内容，规范档案管理工作。

1 国省干线公路建设项目工程档案管理的内容

第一，涉及专业广、文件形式多样是国省干线公路建设项目工程档案管理的特征，所以档案管理部门需构建科学的制度，对国省干线公路建设工程项目的文件资料收集、整理进行规范，为提高档案管理效率，还需根据建设项目的特征，构建档案管理实施方法;第二，档案管理人员根据档案管理条例或是方法，指导公路档案收集、整理以及归档过程中所面临的问题，同时还要对公路建设项目工程的变更设计申请、会议纪要等文件格式、文件题名以及案卷题名提出相应地要求，以便为今后利用或是查阅项目工程档案奠定良好的基础[1];第三，众所周知，公路工程是一项惠民工程，对原材料要求高，因此，原材料质量证明文件繁多，组卷形式不同。为查阅或是利用档案带来了诸多困难。为保障质量证明材料的有序性和完整性，档案管理部门会采用“质量证明文件汇总表”、“产品质量合格证细则表”，要求指导证明材料的组卷方式和表格内容的填写;第四，对于竣工图档案的规范，除实施基本的图纸制作及案卷填写及装订外，还要对相关的设计变更内容进行明确标注，并依据管理规范填写“设计变更与竣工图修改对照表”，以满足档案规范管理要求，便于后续相关资料的查阅。

2 国省干线公路建设项目工程档案管理困境

2.1 缺乏健全的档案管理制度

由于国省干线公路建设的特殊性，其档案管理需要多个单位的共同进行，如，施工单位、建设单位、监理单位等，当前有部分领导人没有认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理可有可无，不重视对档案管理制度的健全，导致在档案管理工作开展的过程中缺乏一个标准。特别是在国省干线公路建设项目招投标或是施工合同的签订中，在责任制度中并没有将工程档案管理纳入其中，导致监理单位或是施工单位没有专业的档案管理人员来管理工程档案，缺乏具有可操作性的制度或办法，以实现对档案管理工作的规范和指导。甚至在当前的国省干线公路建设项目档案管理中还存在无固定库房、无专用工具、无专人的档案管理局面，导致工程档案管理工作不尽如人意。

2.2 工程档案完整性不够

作为一个动态过程，国省干线公路建设项目工程从立项、设计、施工再到工程竣工验收，工程项目档案资料都处在一个活跃进行过程中，验收单位在验收项目后，档案才比较稳定。参建单位多、涉及专业广，是国省干线公路建设项目显著特征。在这过程中有部分施工人员不了解相关法律法规，建设单位存在重建设轻管理，在很大程度上忽视了对工程图纸管理和建设文件材料的管理，同时也谈不上根据实际情况，编制工程竣工图纸和管理档案，自然无法保障工程档案的准确性、完整性以及系统性[2]。

2.3 档案管理人员素质有待提升

国省干线建设项目工程档案管理一方面要求档案管理人员掌握档案管理知识，另一方面还要了解熟悉公路路基、路面等建设技术。对此就要求档案管理人员具备较高的职业素养。纵观当前档案管理人员综合素养较低，缺乏责任心，不清楚档案的收集、归档、整理等工作，严重影响了工程档案管理。另外，由于档案管理人员主要是由兼职人员来担任的，所以经常出现轮岗现象，导致管理工作出现了一些混乱现象。

3 加强国省干线公路建设项目工程档案管理路径

3.1 构建档案管理制度，规范公路档案工作

为规范国省干线公路建设项目工程档案管理工作，我们需实行工程档案管理责任制度，通过制度进一步明确各个部门和档案管理人员的职责，进而把责任落实到档案形成、管理、收集、整理等环节中。基于此，第一，国省干线公路建设工程项目要构建完善的项目档案工作制度，在建设管理程序中纳入档案管理，结合实际，构建档案管理领导责任制度，工程档案管理应联系实际，加强责任管理体系建设，即依据相应隶属关系，将档案工作纳入分级管理领域，建立行政领导责任制、参建单位领导责任制及专职人员管理责任制等，通过工程项目管理的同步管理、验收及考核，提升对日常档案资料的收集与管理实效。第二，成立一个独立岗位，专门负责档案收集、整理以及保管工作，建设单位在国省干线公路工程项目建设初期，就要结合实际，督促各个单位选择综合能力强、素质高的档案管理人员来收集、整理公路建设项目档案，以便工程建设与项目建设档案材料积累、整理及规范的同步，真正意义上将项目档案管理工作贯穿于项目建设的全过程;第三，构建监督制度，通过制度将管理措施、责任具体落实到人头，最大限度地确保工程档案管理的有效性、完整性以及及时性。

3.2 提高档案管理科学性，做好档案管理工作

为确保档案管理的规范性，国省干线公路建设项目各参建单位，要严格根据项目档案管理的规定和标准，根据国省干线公路建设项目的特征，抓好重点环节，及时、准确的收集资料，同时并严格根据相关要求整理档案、保管档案。第一，建设单位要指导其他参建单位在工程建设项目施工前期就要做好文件的收集、整理工作，从而更好地为今后档案资料的利用提供便利;第二，建设单位要在公路工程项目工程开工准备阶段，加强与相关项目单位的交流和沟通，构建竣工档案工作管理网络，另外还必须要认真指导或是检查项目档案管理方法;第三，公路施工阶段，会产生大量的施工资料，因此，在这个阶段，建设单位要重点指导项目档案人员文件材料的填写是否规范、案卷或是预立卷的构成是否合理，同时还要指导重点检查容易出错或是疏忽的案卷材料，通过这样的举措，从整体上促使案卷内在质量的全面提升;第四，项目竣工验收阶段。在档案整理工作中，专项验收是非常关键的，所以档案管理人员做好档案整理和归档工作，确保档案的统一性和规范性。以便为后续的档案查阅和利用服务提供便利。

3.3 重点加强培训教育，提高人员综合素养

为规范管理国省干线公路建设项目工程档案，有关部门要定期组织档案管理人员，进行专项业务培训，通过培训对新政策、法律法规进行了解，提高自身专业水平;第二，通过“ 走出去”的方式，组织档案人员进行同一类型的参建单位进行交流学习，通过交流学习，不断促使自身综合素养的提升。另一方面，还要发挥参建单位互帮互带的作用，或是讓一些优秀档案管理人员对部分业务能力有待提升的人员进行“精准帮扶”通过交流、交底学习，促使档案管理人员综合素养的提升，为规范档案工作奠定良好基础。

4 结语

国省干线公路建设项目工程是国家基础设施建设不可或缺的重要部分，完善规范的档案是公路工程实体的永久见证。因此，国省干线公路建设单位要认真分析当前存在的问题，并结合实际健全管理体制，提高档案管理人员的综合素养，以便规范公路档案工作，更好地为社会服务。

参考文献

[1]杨楠.高速公路工程项目档案管理特点、目标及对策研究[J].兰台内外，2017（03）：56.

[2]钟宝珍.高速公路建设项目档案管理关键控制点的探讨[J].城建档案，2014（10）：58-59.