疫情时代领导IT部门的7条新规

John Edwards

每个成功的IT项目都是团队共同努力的结果。灵感、热情、协作、头脑风暴、倡议和支持都是IT创新的关键要素。但是，社交距离限制迫使员工们陷入新冠病毒造成的隔离状态，这会对团队分工合作产生怎样的影响呢？

德勤咨询（Deloitte Consulting）主管兼全球未来工作负责人Steven Hatfield指出，当环境迫使部门员工分开工作时，IT领导应采用一系列新的团队建设方法。一些企业已经先行一步了。

他解释说：“以前采用过面向未来工作举措的企业在维持运营等方面已经处于比较有利的境地，能迅速响应疫情导致的需求，包括在保持社交距离的情况下培养团队合作精神等。”在这些企业中，已经建立了由虚拟资源、技术和行为规范构成的生态系统，为各部门提供支持。这些生态系统将工作定义为去做事，而不是去哪里。

为帮助有远见的企业IT领导们在当今充满挑战、相互隔离的新工作环境中打造协作、高效的团队，本文建议他们遵循以下7条原则。

1.未来是混合的

安森美半导体公司的首席信息官Kevin Haskew感慨说：“在这段时间，我们真得非常怀念以前大家彼此相互关心、细致入微的人际互动关系。而今后，我们可以将远程工作与本地/当面工作的优势结合起来，从中获得最佳工作成效。”

普华永道全球员工和部门联席负责人Bhushan Sethi补充说，未来的工作是一种混合模式，员工既可以在办公室工作，也可以远程办公。“随着虚拟工作的增加，协作、交流和指导的各个方面都需要重新定义。

HPE Pointnext技术服务公司总经理Pradeep Kumar建议，要帮助员工适应新的工作模式。Kumar认为，所有广泛使用的工作工具都应该能够为本地和异地员工提供无缝的体验。他指出：“有效地使用技术不仅可以帮助员工更好地合作，而且能给企业带来显著的差异化优势。”

2.目标更为重要

对于IT领导来说，建立清晰的目标并与整个部门进行沟通是很重要的。让部门员工更全面地了解他们的工作是怎样为企业带来价值的，明确的目标有助于员工提高工作效率和责任感。

全国人事和招聘公司Addison Group的组织发展经理Tyler Cahill说：“员工应非常清楚地知道他们在过程或者项目中所扮演的角色是怎样影响部门成功的。这在一个需要保持社交距离的时代尤为重要，因为这确保了无论地理距离有多远，所有人都能在工作上达成共识，意识到自己的责任以及自己对企业成功做出了哪些贡献。”

Cahill还建议确定在未来6到12个月内必须取得的关键胜利成果。他建议说：“然后，开始将这些胜利成果逆向分解为个人或者部门可以努力实现的较小的里程碑。”

Cahill还建议使用在线项目管理工具，让员工建立主人翁意识，确保部门不断有新进展。他解释道：“这样，无论部门员工在哪里，他们都可以登录并查看实现目标的进度。这也有助于限制让收件箱变得杂乱无章、不必要的电子邮件或者短信。”

3.“数字化优先”是首要任务

在保持社交距离的时代，有必要采取强有力的“数字化优先”策略来促进高效的团队合作。远程工作和跨区域部门并不是什么新鲜事，但由于新冠病毒，这些工作模式现在应用得很快，但是却很混乱，员工几乎没有时间适应新的工作环境。

Hatfield说：“为了保持工作效率，当一些部门员工返回办公室，而其他人继续远程工作时，企业应注意构建一个由虚拟资源、技术和文化规范构成的生态系统，以帮助模拟并提供与物理办公环境相同的支持和协作。”

虽然重要，但社交、移动、分析和云工具等数字化优先技术只有在员工实际使用时才有用。在用户适应新类型的应用程序、服务和流程时，IT领导应该鼓励他们并提供支持。Hatfield建议说：“从员工需求和用户体验开始。在整个过程中融入设计思维将有助于最大限度地发挥新数字技术的影响。”

从长远看，过渡到数字化优先的工作环境是有好处的。Hatfield说：“简化耗时的流程能给员工们提供更多的机会，让他们创造性地、战略性地完成更重要的任务，而且还促进了部门员工之间的创新和协作。”

4.开放沟通才是王道

当员工分散在不同的、相互隔离的地方时，部门沟通会迅速恶化。为了团结部门员工，工业机器人制造商Vecna Robotics在召开员工会议时既要遵守社交距离要求，也要尊重员工的喜好。

公司办公室主任Kay Perkinson说：“对于办公室里的员工来说，这意味着椅子要相隔6英尺，而且要一直戴着口罩。對其他员工来说，如果他们觉得相互之间离得越远感觉越舒服的话，可以自己找张桌子接入，或者如果他们更喜欢一个人独处，也可以从自己家里接入。”

社交距离也会导致员工感到孤独和孤立。Vecna通过一系列举措解决了这一问题。Perkinson说：“我们提倡各种各样的非工作活动，这些活动真得有助于把我们的团队凝聚在一起。这包括远程和面对面的社交、咖啡聊天、瑜伽课、俱乐部聚会等等。”

5.异步协作工具是必不可少的

Gartner软件咨询服务公司首席分析师Brian Westfall指出，在保持社交距离的时代，异步协作工具是一种高效的团队协作技术手段。他介绍说，数字白板和甘特图对于在不同时区工作的远程团队协作是非常有用的。“之所以有效，是因为这不要求员工同时呆在同一个地方，而且促进了大家公平地提出自己的想法。”

异步工具还为部门每个员工提供了为企业作出贡献的机会，同时也有利于实现安全的工作环境。Westfall建议从整个企业的系统开始。他补充道：“然后，各个部门和团队可以设置最适合他们需求的异步模式。”

6.工作场所是开放的实验场所

在疫情逐渐消退而成为历史后，我们的职场会是什么样子？自由互助保险公司（Liberty Mutual Insurance）首席信息官James McGlennon坦承：“我们还不知道答案。根据我们对员工的调查和深度分析，看起来很清楚的一点是，新常态不会是以前那样的环境。”

办公室的结构和布局很可能会迅速改变。McGlennon说：“它们将被重新用于发展人际关系、庆祝活动和培训。实验将是决定什么真正有效的关键。”

随着新常态的确立，McGlennon建议询问部门员工哪些时间以及哪种安排方式最适合他们。他说：“我们必须更加灵活地安排会议时间，尽可能帮助员工不占用额外的工作时间。部门应商定好适合每个人的会议时间，并允许员工们灵活地安排工作日。”

咨询公司EY Americas的人事咨询服务负责人Kim Billeter建议，应摒弃传统的工作概念，即，能当面完成的工作，就不要以远程的方式去完成。她敦促说：“应该鼓励并支持部门员工从所有可能的接入点开展工作，在工作的各个方面都能取得成功。通过使用设计的很漂亮、适应性很强而且敏捷的方法以及吸引人的视觉/音频提示，让员工们保持注意力，提高创造力，以更好的状态服务于企业，这些对于实现差异化的虚拟协作是非常重要的。”

7.倦怠是最大的敌人

工作倦怠是工作效率下降的主要原因。Sethi说：“当公司裁员的时候，员工们极力展示自己的價值，这说明人们都不愿意失业。” 然而过度劳累往往会导致出错，或者产生令人难以理解的结果。和疫情之前相比，很多员工的工作时间延长了，因此鼓励部门员工偶尔休息一段时间来为自己充电是很重要的。

Inflection Point Coaching公司的首席执行教练Cory Colton建议，除了支持日常工作任务外，协作工具还可以用来帮助压力大的员工放松身心。如果不能在办公室内即兴聚会，也不能在茶水间聊天，为了确保团队精神的持续性，可以适当地进行虚拟视频群聊，目的仅仅是为了联系、打卡和保持关系。Cotton说：“不允许谈业务。”

John Edwards是一位资深的商业技术记者。他的文章发表在《纽约时报》、《华盛顿邮报》以及很多商业和技术出版物上，包括CIO、ComputerWorld、《网络世界》、CFO杂志、IBM数据管理杂志、RFID杂志和《电子设计》等。