分析文件档案的细节化管理

陈俐敏

内容摘要  基于对文件档案细节化管理的探讨研究，文章首先从档案管理细节化的重要性入手，然后与文件档案管理的现状相结合，对文件档案细节化管理的策略进行分析。得出相关人员需加大基础设施建设的力度、有效完善归档立卷制度、提高档案管理人员的综合素质、注重先进技术的及时引进以及提高开发利用档案的效率这5点对策，希望能够为有关人士提供帮助。

关键词  文件 文件档案 细节化管理

1 引言

作为企业发展运行的重要组成部分，文件档案有着极其重要的保存价值与研究价值，其能够在帮助领导决策、正确贯彻执行党的方针、提高内部管理效率的同时，在激烈的市场竞争中为自身创造更大的发展空间。与此同时，由于部分企业仍处于改革转型阶段，在经营压力极大的情况下，能够投入到文件档案管理中的精力并不多，还有一些企业并未认识到精细化管理相较于传统管理方式的显著效果，继而导致文件档案管理工作的作用无法充分发挥。随着全球经济的飞速发展，企业竞争压力必然还会逐渐增大，此时若想促进企业或单位综合实力的真正提升，及时探索文件精细化管理的策略已势在必行。

2 文件档案细节化管理的重要性

站在企业深化改革的角度上来看，准确有力的信息资源是提供转型推动力的关键，因此，文件档案管理的效率与质量，将会对企业实际运行产生直接影响，此时企业若想真正意义上做到与时俱进，就必须要对文件档案管理工作进行调整，尤其是对于企业转型的关键时期而言，这是加强企业各方面建设的重要途径。除此之外，文件档案也能为企业提供准确、有效的信息，帮助企业提高决策的正确概率。档案管理工作最显著的特征就是长期性，同时延续性与历史性也是不容忽视的重要构成，管理人员可以通过查找档案，尤其是文件档案，掌握企业从始至终的全部信息，在明确企业人才发展与事业建设历史进程的情况下，根据相应的事件记录，对企业发展经验进行合理总结，进一步为企业顺利转型以及后续经营活动的顺利展开，提供有力的历史价值与参考依据。

3 文件档案管理的现状

3.1 基础建设水平有待提高

档案管理中最重要的工作之一就是资料保存，以往在信息技术没有普及之前，企业档案信息主要载体就是纸，这种情况下由于纸质档案数量极多，且对储存环境要求较高，整理与管理工作复杂性都比较强，很多时候资料信息只是被草率整理完成，也并未得到科学管理，安全措施不够合理或者措施根本并未有效落实的问题十分常见。同时，纸质档案极易受到温度与湿度的影响而出现受损现象，再加上整理工作的规范性不足，从而导致文件档案形同虚设，完全无法发挥其应有的作用。虽然现如今计算机网络技术在文件档案管理中的应用愈发广泛，但部分企业硬件与软件设施基础水平有待提高，不仅导致管理效率与质量难以提升，文件档案保存的完整性也无法得到保证。

3.2 归档立卷制度不够完善

首先，在创建档案管理网络的时候，需要各科室兼职档案员共同参与，同时应由部门相关负责人履行收集、整理以及移交档案的责任，但因为档案管理工作在企业运行中的渗透力较差，导致企业全员档案工作意识极弱，不利于信息收集与整理工作的正常展开。其次，各部门对自身在档案管理中的职责与任务不明确，各部门在相互推诿责任的情况下，文件档案遗失或收集不全的问题十分常见。最后，专职档案员日常工作量过大，极易导致其工作积极性下降，若不及时处理，管理效率与质量也必然会随之降低，另外，就年末档案统一整理的阶段而言，企业不得不聘请档案管理临时工来协助工作，如此不仅管理工作的专业性难以得到保障，企业文件泄露的风险也会提升。

3.3 对档案管理重视程度不足

虽然部分企业已然明确了文件档案管理的重要性，但有很多企业对此的重视程度依然不足，即使年度计划工作中包括文件档案管理工作，但在实际管理中依然会受到管理意识薄弱、执行力度不足、制度健全性较差等因素的影响，导致文件管理流于形式、不够深入。除此之外，由于部分企业思想观念仍相对陈旧，在信息化技术广泛应用的现如今，文件档案管理工作也并未得到有效的信息化建设，进而对企业文件档案管理工作的健康发展产生严重阻碍。

4 文件档案细节化管理的策略

4.1 加大基础设施建设的力度

企业必须要加大文件档案管理基础设施建设的力度，一方面注重计算机硬件与软件的有效更新，另一方面也要在充分利用信息技术的基础上，尽可能为管理工作提供更大的便利。经实践证明，与传统文件档案存储与管理方式相比较来讲，电子文档具备先进、科学以及高效等更多优势[1]，不仅能在最大程度上确保档案资料的完整度，也能增强档案存储的有序性，在促进档案管理工作不断规范化与现代化的同时，为资料查阅、信息查询等工作提供极大帮助。

4.2 有效完善归档立卷制度

若想在企业中全面落实文件归档立卷制度，相应管理制度的创建必须要放在首要位置;企业可以创建领导或分管领导负责制，同时各科室档案也应由相应科室的直接负责人全权负责，档案信息收集、整理与移交工作的责任则主要集中在兼职档案管理员身上。其次，企业内文件档案管理知识宣传与业务培训的力度必须适当提升。除需增强企业全体人员档案管理意识之外，对档案管理人员的定期培训也不能忽略，只有及时更新其管理知识结构，才能促进其综合素质的全面提升，进而帮助管理人员适应新形势，适应文件档案管理目前实际需求，适应档案管理工作的发展速度。最后，应创建合理健全考核与激励制度。这是激发专业管理人员与兼职档案员工作积极性的重要途径，同时也要注意降低管理人员日常工作的压力，在适当采取激励措施与奖励措施的情况下，避免文件档案管理专业人才流失的问题。

4.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质，对档案管理效率与效果的作用是决定性的。首先，企业应结合实际情况调整管理人员队伍，注重增加队伍内高素质、高水平的年轻成员，为企业文件档案管理注入新鲜血液;其次，相关培训需定期展开，且应从职业道德、专业水平以及实践能力3方面进行培训，确保管理人员在掌握现代化管理经验的同时，也具备优质的业务能力与信息化管理能力。除此之外，企业需使档案管理人员明确自身肩负的历史使命，使其明确自身管理能力与创新意识增强的重要性，在增强其对企业忠诚度的同时，为企业做出更大的贡献。

4.4 注重先进技术的及时引进

在文件档案管理中，除软硬件设施建设之外，其他先进设施与专业技术的引进也不容忽视，文件档案管理人员需将档案作为根据，输入、检索并统计档案年报之后，确保编制的合理性与全面性，在提高对扫描图纸重视程度的同时，保证重点建设项目档案登记任务的圆满完成。

与此同时，为达成机关文件档案管理一体化的目的，企业需聘请专业的软件设计人员，设计并应用与企业具体情况相适应的软件，如此一方面能促进文档一体化制度的全面落实，也能保证制度在文件档案管理中执行的严格性。就电子档案管理模式而言，以建筑图纸、重点资源、关键性文献以及具有法律效力的文件凭证等为例的，需永久保存的内容，都需采取不可擦除型光盘;电子公文存储归档的光盘必须贴上相应的标签，为分类与查找提供便利。企业文件档案管理人员必须要注重相关措施的有效落实，只有不断促进管理基础向规范化、标准化的方向发展，才能真正意义上推动档案管理效率的提升。

4.5 提高开发利用档案的效率

文件档案管理开展的主旨，就是为单位发展建设以及群众生产生活提供服务，因此，对文件档案价值的研究还需要不断深入，企业需在尽可能提高管理工作科学性与规范性的同时，进一步增强对档案的利用率，从而为企业可持续战略的顺利落实提供更强大的推动力。这不仅是以往工作被动状态扭转的核心所在，更是企业在新时代获得更好发展的基点，值得展开更深层次的探索。

5 结语

综上所述，对企业而言，文件有着不可代替的重要意义，而文件档案管理工作的效率与质量，也会对企业实际发展产生直接的影响。因此，文件档案管理必须及时树立细节化管理的理念，在日常工作中贯彻落实的同时，不断完善传统管理模式的不足，如此不仅能促进细节化管理水平的提升，也能为文件档案安全保存提供更高程度的保证，发挥出其功能与作用。

（作者系五矿邯邢矿业有限公司北洺河铁矿 经济师）

【参考文献】

[1] 卢美西.对于档案规范化管理与加强管理制度的思考[J].傳媒论坛，2019，2（24）：149.