分析信息时代的档案管理体制

吴世芬

内容摘要  目前，全世界都已经进入了信息时代，在这种形势下，传统的档案管理体制已经无法满足档案管理工作的需求，对于档案管理工作，其在每一个行业、每一个企业中都占据着非常重要的地位，为了进一步促进我国经济的发展，则应根据时代的发展对传统档案管理体制进行创新与改革，从而使档案管理体制能够更加多样化，适应信息时代的发展。基于此，文章主要对信息时代的档案管理体制进行分析，以供参考。

关键词  信息时代 档案管理 体制 改革 创新

1 引言

在如今的时代发展中，信息化是其主要标志，信息技术不仅促进了社会与经济的发展，而且也为人们的日常生活提供了极大的便利，为世界人民创造了更多的财富。虽然信息技术得到了非常迅猛的发展，但是也随之产生了大量的档案与文件，从而增加了档案管理工作的难度，如果依然采用传统的档案管理方法对其进行管理，不仅无法满足档案管理工作的需求，而且也不符合时代发展的需要。所以，应在信息时代下对档案管理体制进行创新，使其能够满足如今时代发展的需求。

2 档案管理体制概述

档案是一个企业在运行过程中非常重要的一个依据，而且其也能够为内部决策的提出提供重要的凭据，所以说，档案无论是在企业的日常经营还是管理过程中都发挥着非常重要的作用。但是在实际进行管理时，需要由专门的部门与人员进行档案管理工作，并且严格按照相关的制度与标准完成。档案是历史文明的产物，是人们过去和现在进行政治活动以及从事生产科学文化活动等社会实践直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作是负责档案材料的收集、鉴定、整理、归档及提供利用的一项政治性、科学性、服务性、机要性的工作，所以做好档案工作非常重要。对于档案管理过程中所需要使用到的制度[1]，其主要指的就是由最高层管理人员所制定的一套完善的、能够对内部进行全面管理的一种管理制度，同时，需要由所有的人员共同参与，并严格按照制度完成相关操作，只有这样才能够使档案管理工作能有条不紊地开展。立足于档案管理体制的本质进行分析，其所涉及的核心内容，就是确保工作职能的正常发挥以及管理权力分配的合理性。

所谓档案管理体制，其主要指的就是档案管理工作在开展的过程中所形成的一种全方面、多方位的体系，其主要目的就是规范化开展档案管理工作，全面地掌控各种档案管理工作环节，从而有效地提高档案管理工作的水平。

3 档案管理体制现状分析

我国的档案管理事业，随着其不断发展，已经在近些年来前取得了非常显著的管理成果，但是，相比于发达国家的档案管理事业来说，我国的档案管理事业依然存在一定的缺陷。比如，大多数企业在信息时代发展的今天，很多企业在进行档案管理工作时，依然采用传统的档案管理方式进行管理[2]，而且每个企业所采用的档案管理方式也基本上相同。在企业的实际档案管理工作中，主要遵循集中统计、分级管理、条块结合以及企业自主四个方面的原则，而且这也是我国企业档案管理工作的现状，虽然这种档案管理方式具有一定的优势，但是也有非常明显的缺点：一方面，集中化的档案管理工作，主要指的就是在企业中，组建专门的档案管理部门，由该部门对企业的档案进行统一化、集中化且标准化的管理。采用这种统一管理的模式，能够有效提高管理效果，而且这也是企业档案管理工作中一种非常有效的管理手段，能够更好地为企业提供管理服務，但是在实际的操作过程中，这种管理模式会在很大程度上受到企业技术水平、企业规模等多方面因素的制约和影响;另一方面，在企业的档案管理工作中实行分级管理原则，虽然能够对企业内部开展的各项活动的档案资料进行分级别管理，实现灵活管理、职责明确的管理目的，但是在实际的管理过程中，却经常无法构建完善的管理模式，从而降低了管理效果。

4 信息时代下档案管理体制的优势

如今，随着科学技术水平的快速提升，计算机网络技术已经被广泛地应用到了各个领域与各个行业中，这也进一步促进了现代化信息基础产业的壮大与发展，在促进其发展的同时，也使各个行业在工作、管理以及实际运行过程中产生了大量的电子类型文档，而且，这些文档中所包含的信息价值与信息量也都非常巨大，在这种情况下也增加了档案管理工作的难度，并且要求档案管理工作人员必须要将具有价值的档案信息进行统一的管理与留档[3]，但是，因为档案信息的数量非常巨大，导致传统的档案信息管理机制明显不适用于大量电子类型档案的管理与留档中，所以，应利用计算机技术进行档案管理，而计算机技术下的档案管理工作与传统的档案管理工作有非常大的区别，这样不仅会提高对档案管理工作人员的要求，同时也为档案管理工作带来了更加高难度的挑战，档案管理工作人员只有积极学习先进的档案管理理念与相关的操作技巧，才能够全面满足信息时代下对档案管理机工作的需求。

4.1 弥补传统档案管理机制中的不足与漏洞

虽然我国的档案管理机制在经过不断的发展后已经得到了全面的完善，但是却依然存在一些隐患与不足之处，其主要体现在两个方面：一方面，在社会经济快速发展的今天，无论是档案管理的内容还是数量都呈现为大规模的上涨趋势，在这种情况下也导致档案管理的工作量有所增加，加之各种新媒介与新技术的不断出现，如何合理的利用这些新技术为档案管理工作提供方便成为档案管理工作中所迫切需要解决的问题之一;另一方面，因为一些不法分子的私心，盗窃档案信息的现象层出不穷，“如何利用信息技术提高档案管理工作的安全性”也成为档案管理工作人员所需要解决的问题，对于这些问题来说，其主要由以下两个因素所引起，第一，传统的档案管理工作中，无论是实际的管理效率还是管理能力都存在一些安全隐患，而且其已经无法满足当代社会发展对档案管理工作的需求，无法与大量档案管理工作相适应。第二，在传统的档案管理工作中，大多数都以纸质版档案管理方式为主要的工作模式，但是在信息时代快速发展的背景下，这种档案管理工作模式则显得力不从心，很难适应现代档案管理工作模式，严重地影响了现代化档案管理工作的质量与工作效率。

因此，在新的时代中，应合理利用信息技术开展档案管理工作，使档案管理工作能够满足社会发展的需求，同时信息技术也可以全面弥补与完善传统档案管理工作中存在的不足之处，真正地实现现代化、多样化的档案管理机制。

4.2 信息化档案管理工作机制与时代发展潮流相符合

档案管理不仅能够起到记录各种事件发生、发展与结束的具体情况的作用，而且也能够起到信息追溯的作用，这对保护我国各个时期的历史文明有非常明显的价值，而且這也是一项非常重要的任务。同时，档案管理工作也可以为其他行业工作的开展提供有效的原始信息资料，从而为我国的现代化建设提供原始资料与凭证。换而言之，为了能够促进各个行业、各个领域的发展，使其各项任务能够顺利完成，档案管理必不可少，这不仅仅是必然的发展趋势，而且也是符合时代发展潮流的重要举措，只有充分的档案管理机制的价值发挥出来，才能够推动社会的发展，并对风险进行更好的规划与避免。

4.3 有利于档案信息资源的开发

档案作为各种信息的主要载体，在档案中记载着非常丰富的信息数据，如果能够将档案中所记录的信息进行充分、合理的利用，就会对社会的发展起到积极的推动作用，这也是在信息时代下对档案管理工作所提出来的必然要求。在档案信息资源的开发过程中，应先利用信息技术提高档案信息的获取能力，使档案信息更加丰富，能够有效地提高档案的利用效率与存取效果。其次，应提高对档案信息的处理水平，档案种类非常丰富，管理起来难度比较大，而利用计算机信息技术对其进行筛选，则能够有效地提高档案信息的利用效率。最后，应合理地利用各种档案信息管理软件对档案进行整理与归类，这样也能够提供档案信息管理的效率与水平。

5 结语

总而言之，档案资源作为推动社会发展、提高市场经济效益的重要资源，应在信息时代下，创新档案信息管理机制，从而有效地提高档案信息资源的利用效率与管理效率，确保档案信息能够真正地发挥出自身的作用与价值。

（作者系广东省路桥建设发展有限公司广韶分公司 工作人员）

【参考文献】

[1]周春紫.电子档案管理在事业单位的应用分析[J].兰台内外，2019（36）：18.

[2]王曦瑶，骆里光.探析档案信息化建设与档案管理[J].兰台内外，2019（36）：65.

[3]吴鸿鹏.浅谈电子档案管理存在的问题与措施[J].兰台内外，2019（36）：69.