如何加强档案信息化建设

徐凯磊

摘 要：随着社会进程的加快，如今信息化建没已经成为档案建设的重要环节，过去传统被动的的档案管理服务模式己经不适应社会发展的要求。但由于对档案信息化管理的重要性认识不够，档案信息化建设基础薄弱，缺少人才支撑、技术保障等问题，所以仍面临着许多亟待解决的问题。

关键词：档案;信息化;建设

随着时代的发展进步，社会信息化建设飞速猛进。过去传统被动的的档案管理服务模式己经不适应如今的形势要求，如今信息化建没已经成为档案建设的重要环节，在当今社会发展进程承担着举足轻重的作用。鉴于我国信息化建设工作处于发展的起始阶段，各单位普遍意识到档案信息化管理的重要性，着手开始档案信息化建设，由于基础薄弱，起步较晚，缺少人才支撑、技术保障，设备落后，所以仍面临着许多问题亟待解决。

一、档案管理工作现存的问题

开展档案管理工作，通过信息存档和整理分类，保障档案信息的完备性，获取即时性等特性;构建运行一套完备的档案管理模式，可以将人员管理井井有条，为人事变动和招聘等工作提供后期数据支持和信息保障，对于未来发展而言至关重要。如今各单位开始逐渐实施全方位的档案管理信息化建设工作，这种全新的档案管理模式是社会发展变革的需要。

（一）不重视档案管理工作。首先是领导重视程度不够，有的档案管理人员学习能力和对于新鲜事物思想的接受能力受到限制，加之很多中高层管理者的思想观念较为落后，对于档案信息化管理模式持一种观望态度，觉得信息化建设较为繁琐。其次是，不论从资金支持还是领导层面，都没有提供充分支持，导致档案管理工作被动应付，艰难维持，管理不规范，另一方面，对档案管理的重要性和必要性认识不足，认为档案管理工作就是日常事务性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作从业人员并没有很好地专业管理素质和信息化操作基础。

（二）管理不规范。档案实体整理不规范，目录、档号填写标注不规范，而档案实体的标准规范是档案信息化建设的前提基础;加之很多单位的档案信息化管理的具体流程没有进行规范，信息化建设进展缓慢，不利于信息化建设工作的开展。在单位档案管理中，对于档案信息没有确切的分类和实时更新，由于没有进行云端处理和信息统计，因此信息存档工作出现断档和后期补充的现象发生，档案信息查询困难，信息查准很难。

（三）技术环节较为薄弱。档案信息化建设是一个长期的持续的过程，需要结合各行各业的实际情况，需要在保障整体模式的前提下，进行专项研究，但是如今市场中严重缺乏先进的信息技术和软件研发能力。档案信息化建设由于缺乏资金支持和政策支持，技术较为落后，档案信息化管理系统构建进度缓慢，人岗不匹配，技术亏空现象普遍存在。

（四）缺乏专业的技术团队。档案信息化建设的技术支撑依靠信息管理团队，但档案管理人员由于年龄和精力原因，认为档案管理是一个闲职，没有了学习和更新管理模式的激情和热忱，对档案信息化建设工作被动应付。单位内档案管理人员信息化管理水平低，不足以应对复杂多变的市场环境，不利于现代化建设进程。导致出现一些新的政策和制度，没有一定严谨的执行力。

二、档案管理完善措施

（一）领导高度重视。首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性，学会借助大数据时代特色进行档案管理工作，而档案本身就是大数据的范畴，行政管理部门意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理部门，且档案部门明确自身定位，懂得争取足够的经费和技术投入;以中高层管理者为代表，呼吁有利于新时代档案管理者共同掌握档案管理的实质内涵，将事务性工作与管理实践充分结合，突破传统管理模式，学习先进的管理模式和思想理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。定期组织人员外出培训，到档案管理信息化比较先进的单位进行学习和经验交流，高薪优待聘请专业管理人才，推进档案信息化建设规范有序进行。

（二）实行标准化管理。国家有关标准政策和信息化建设规范标准的出台实施，从整体层面上形成一种规范化管理模式，为档案信息化建设提供了政策标准依据;另一方面，结合单位自身发展情况，制定针对性有特色的信息化建设规章。提高档案管理和存储的规范化，通过对于档案进行重要层次分级设置，对于政策类型文件进行实时更新，逐步形成单位自身档案管理特色。

（三）提高档案管理信息化建设程度。一方面，加大资金投入力度，完善设施设备，全力支持档案管理信息化建设工作的开展;另一方面，提高信息技术技能，净化网络环境，提高信息的安全性;综合考虑档案信息的保密性和安全性，需要提高软件的防盗功能，避免系统漏洞，引进先进的数据分析软件和登记软件，提高存储机构的信息保密度。提高信息分析能力，进行合理筛选和评估，帮助中高层管理者进行合理预测可科学决策。

（四）加强人才梯队建设强度。档案管理信息化建设人才是关键，加快档案信息化建设进程，建立档案管理信息化建设的人才梯队建设，可以通过针对学历、专业、经历等多项指标进行选拔专业人才，提高优选层次，进而提升档案管理人员的综合素质;组织开展业务技能学习培训、进行相互交流等管理技能提升模式，提高在职人员的现有技能和素养，以为人们服务为宗旨，提高服务意识;实施考核指标管理，促进团队内人员进行合理竞争，带动全员的工作积极性。

在当今社会，信息化时代背景下，档案管理工作要注重如何借助信息网络优势，开展科学合理的档案建设管理，对于提升档案管理现代化水平和未来发展意义重大。本文通过从管理技术提升、人才队伍建设、服务理念创新等角度出发，提高单位档案整体的信息化建设程度，使得有效的信息得以更好的开发利用。

参考文献

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