电网公司档案电子化管理问题及对策

周莹

[摘要]现代信息技术的快速发展，使得计算机技术的应用范围越发广泛，特别是在企业的档案管理上深得各公司的喜爱，同时，它让各公司的办事水平及效率越来越高，在各领域上的地位也是不容小觑的。对于电网公司而言，档案是记载本公司重要数据资料的载体，更是企业进行管理的基本手段，通常情况下人工管理方式难免会出现各种问题，这也要求我们要转变档案管理的模式。为了顺应时代发展的潮流，将信息技术与档案管理工作相融合，这种形式下档案管理与纸质档案管理有很大的差异性，采用电子化的管理方式更具有便捷、效率高、共享性强等方面的优势，本文主要从电网公司电子化档案管理的优势入手，分析现今电子化档案管理将面临的一系列问题，并探究解决的对策。

[关键词]档案;电子化管理;对策

传统的档案管理工作操作复杂繁琐且工作量大，并且对于其质量也是很难把握的，无形中给予了档案管理人员很大的负担，也不利于档案的查询与利用。近些年互联网技术的应用范围越来越广，也加速了档案管理电子化的进程，在电网公司档案管理中也有了更严格的标准要求。档案管理的电子化顾名思义就是应用现代信息技术手段对档案资料等进行收集整理加工，为其建立个专门的数据库，并提供相关的检索功能，根据目前的形势来看，电子化管理的方式已成为必然发展的趋势，其不仅能提高档案管理的效率，更能减少人工管理的成本，减轻员工的工作压力，随时对档案资料进行更新，安全性保障力度更大。尤其是在现如今高速发展的社会，档案数量增加较快，采用电子化管理的优势也会更加明显，但档案电子化管理也存在部分问题，需根据电网公司实际情况去讨论。

一、档案电子化管理的优势

首先，在档案的电子化管理过程中，很明显的感受就是管理操作上相比以往方便许多，管理较为便利，档案的内容也可以通过多种形式去保存下来，在录入的过程中节约了时间成本，避免了人工录入会犯的错误，网络技术的操作更能做到随时随地。其次，公司档案通过数据库的方式去进行电子化的处理，便于后期的查阅与检索，也减少了查阅的时间，提高了效率，这样在寻找档案资料时就不会因为地点受限而无法查阅了，随时都可以利用网络技术登录平台查阅。最后，充分利用电子化的技术对档案进行管理，避免了因档案资料丢失而无法查阅资料的尴尬问题，电子化管理的安全系数及保密性极高，也不会对档案产生任何影响，通过对系统设定权限，在很大程度上提升了安全性[1]。当然，电子化的档案管理在储存上及共享性上的时间更长，它一般采用磁盘进行储存，储存空间及时间是纸质档案无法比拟的。

二、电网公司档案电子化管理存在的问题

（一）思想意识上的认识不足

社会经济发展的同时相关档案资料也在不断增长，对档案资料的管理难度也会加大，档案电子化的管理是新形势下的必经之路。但由于电网公司部分档案管理部门的员工对于其管理的电子化缺乏正确的认识，导致其认知水平还很低，且对于档案电子化管理的理解也非常片面，认为其可靠性很差，极度依赖计算机，如若计算机出问题，档案资料就会丢失，数据储存风险系数较高。同时，相关档案管理人员在思想意识上对其的重视度不够，认为建设电子化管理平台成本高，投入资金看不到回报，这些在思想上认识不足的表现极大地阻碍了档案信息化管理的发展。

（二）技术性能有待加强

在档案电子化管理的过程中关于技术方面的问题，相关管理人员通常会在安全性与保密性上有所忧虑，电网公司的档案资料是非常重要的，无论采用何种方式去管理档案都必须要考虑其安全性与保密性。虽然采用电子化管理模式提升了工作效率，实现了资源共享，但也无形中加大了安全风险的系数，而信息资料的安全都要依靠强有力的技术支撑。当然，在电子化的管理中更依赖硬件，而电网公司也要配置性能较高的硬件设备，更好的服务器与交换机，但就目前的情况而言，其技术性能还是有待加强的。

（三）法制建设及管理标准混乱

国内关于档案管理相关的法制建设还不完善，无法满足现今档案电子化管理的需求，法律效力问题也未能得到很好的解决。在档案查询使用的过程中一般会出现管理违法的情况，却得不到及时的处理，档案泄密在一定程度上也减弱了电子化管理的规范性[2]。由于档案管理系统是以数据库为基础，在管理建设的同时势必会考虑档答用的标准，方便更好的录入信息，但国内的档案电子化管理发展时间较短，电网公司相关的档案管理标准也较为混乱，使得档案管理发展受阻。

三、电网公司档案电子化管理对策

（一）加大重视档案电子化管理力度

电网公司档案电子化管理与建设需要本公司领导的重视，更需要相关管理人员改变对其的认识，清楚地明白电子化管理对于档案而言的重要性，只有如此才能更好地推进档案管理工作顺利开展。由于电网公司的档案也会面临各种困难，像自然灾害或人为损害等，为了更好的保证档案资料的安全，公司应将电子化管理提升到更高层次的水平，突破旧有的方式去创新档案管理的手段。当然，电网企业不仅要重视档案电子化的管理，还需投入技术资源加大管理队伍的建设，提升整体的管理水平。

（二）提升专业技术水平

电网公司在对档案进行电子化管理时，需不断培养各部门相关人员的专业技术水平，让他们在熟练掌握技术的运用时，以满足现今公司对技术管理的要求与条件，各信息之间相互衔接，防止出现脱节等情况，这样在管理电子档案时也少了约束，更好地适应电子化管理。同时，电子化管理离不开成熟的系统与专业的技术，技术保证是支撑档案进行电子化管理的前提，除此之外，各管理部门也要加大对技术平台系统的资金投入，加强硬件设施的技术性能及质量，让技术更加趋向全面性。

（三）完善相关法律制度及管理建設

为了保证电网公司档案电子化管理更加规范，相关部门应完善有关档案管理的法律制度，加强档案管理建设工作。同时，企业内部的档案管理员工要严格遵守法律规范去工作，结合实际管理中存在的漏洞予以修正，确保档案管理的高效进行。法律制度的健全是提高管理建设的前提，电网公司要结合本单位档案管理的实际情况去有针对性的制定实施，充分保证电子档案的法律效力与地位是现今公司应不断努力的方向。

参考文献：

[1]周永莉.电网企业会计档案电子化建设研究[J].信息周刊，2018，2（13）：1-1

[2]黄彩霞.电网企业档案数字化建设的现状及优化措施[J].现代企业文化，2018，30（35）：171-171.