新时期新节点—档案数字化管理

陈丽婷

摘要：新中国成立70年以来，中国发生了翻天覆地的变化，中国已从“站起来”到“富起来”再到“强起来”。作为成长在新时代的档案工作人员，我们应不负前辈的努力，继往开来，在档案工作的新节点上敢作敢为，共铸中国梦。

关键词：新节点;档案;数字化;管理;分析

一、档案数字化管理现状分析

档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。现阶段，我国各个领域的档案依旧是以纸质材料作为主要记载媒体，这种档案的记录手段不仅存在一定的缺陷，同时也容易发生破损和丢失。在日常的档案管理工作中，我们进行归档和提档的时候都必须要往返于档案库和办公室之间，这种工作方式不仅影响了整个查档、归档的速度，同时也会为广大的档案使用者带来种种不便。另一方面，对一些重要的纸质文件复印、查阅的过程中，即便平日工作再细心都难免受到汗渍、灰尘、空气湿度等多方面影响，从而导致一些重要的纸质文件受到高频率的磨损，久而久之便在外观上形成了“霉变老旧”档案。

档案数字化的好处是显而易见的，但是要全面实现档案数字化管理，还是有一定的难度。对于企業来讲，档案的数字化会受到资金及档案操作人员的限制，无法配齐数字化所需要的各种先进设备及数字化操作人员。其次，档案的数字化也存在一定的风险，计算机储存的档案信息，比较容易受到病毒及黑客的攻击，加大了管理的难度。最后，数字化档案的利用率不高，给企业的现代化进程造成障碍。虽然档案信息管理系统推进多时，但企业没有对这个强大的信息提高利用意识，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工完成。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的资料宝库。数字化档案利用率得不到提高，计算机网络在整个管理过程中的应用仅限于文字的录入。编辑和打印工作，不仅消耗了人力物力，而且使电子档案没有得到合理的开发及利用，造成双重浪费。

二、基于上述问题，提出档案数字化的发展措施

提升档案管理人员的综合素质。由于档案管理人员是档案数字化操作的执行者和实施者，其专业水平及能力的高低直接影响到档案数字化工作的质量与效率，因此有必要加强对档案工作人员的培训，使其能够在档案管理中熟练运用数字化技能。提高员工的综合素质不仅仅指的是档案管理工作相关的专业知识和专业技术，同样也包括了员工的计算机信息技术。通过这样的方式，员工才能更好的适应档案数字化管理工作。要做到这一点，企业可以开展相关的培训和讲座，让员工了解到当前先进计算机信息技术以及档案管理理念，为企业未来档案管理工作的开展提供帮助。

加大先进设备的引入，提高数字化工作效率，加强信息技术的利用。在推进数字化管理的进程中，要加大软硬件设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统及程序，并加强软硬件的保养，这样不仅能延长设备的使用期限，更能提升档案的工作质量及工作效率。要想进一步加强企业档案数字化工作，那么还需要不断加强信息技术的利用。随着当前科学技术的不断发展，信息技术也在发展进步。因此，企业档案数字化建设除了要注重硬件设施的建设以外，还需要重视软件的应用。在当前，可以通过编程技术建立一套档案资料管理系统，通过该系统能够实现资料的录入、导出、整理、传输、存储、共享、应用等功能。这样一来，就能够更好的提高档案管理的工作效率。

制定统一的数字化处理标准和规范，明确档案数字化管理要求。由于不同的企业对于数字化标准不同，因此企业数字化建设中，标准体系的确立非常重要，它是数字化建设高质量的基础。在通用规范标准的基础上，还要根据企业档案管理的特点，制定相关细则。明确档案数字化管理要求是企业档案数字化管理工作开展的重要保障。所谓的明确档案数字化管理要求指的就是企业在挑选好第三方服务公司之后，要根据企业的实际情况、档案现存情况以及档案的分类来制定科学、合理的数字化档案管理方案。

建设高质量的档案数据库，档案数字化的核心是建立高质量的档案数据库，并通过网络平台进行数据传递和信息交流。档案数据库以目录数据库及全文数据库两种较为常见。目录数据库主要揭示馆藏内容，提供网上检索途径;全文数据库主要是用于完整载入档案文件材料，使用者可以通过网络直接获取全部的档案信息。为用户提供方便高效的信息服务。

积极应对档案数字化安全问题。由于档案信息对保密有严格的要求，有相当一部分信息是需要控制使用的。所以在档案数字化建设中，需要采取一系列的措施保证档案信息的安全及保密。其次，要加强档案工作人员的安全意识培训，安全是档案工作中最重要也是最基本的要求。档案人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案工作的安全性及可靠性提供重要保障。再次，要推行档案保管双套制，确保纸质档案及数字档案都有备份，并推行数字档案异地异质备份，确保档案在任何地方，任何情况下都处于安全状态。

企业档案部门在档案数字化建设中应该形成一套管理体系，确保档案信息的保密和安全，并控制用户在档案全文查阅的权限以及保证网络上不存放机密及秘密的档案信息。

建立一套档案信息利用监控体系，便于日常的控制及统计管理。通过这套监控体系，档案工作人员可以有效的控制档案使用过程，并对其全过程进行记录。

三、结语

在新时期，档案数字化改革是当前企业发展的必由之路。要想进一步提高档案数字化工作的质量和效率，那么就必须要做好前期调查工作、明确档案数字化管理要求、做好档案管理数字化前期准备工作、建立完善的管理制度、加强档案管理的安全性以及提高员工的职业素养，这样才能真正有效提高档案管理工作质量，为企业未来的发展指明方向。

参考文献

[1]张音.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].黑龙江科技信息，2009，000（004）：154，74.

[2]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005，026（006）：71-73.