通信设计企业产品档案的扫码录入和流水排架的管理模式

摘 要：通信设计企业档案以产品档案为主，由于移动通信的飞速发展，产品档案的数量急剧增加，传统档案的管理模式已经不能适应生产的发展，因而因实而变，做到保管和效益的双赢。

关键词：通信设计企业;产品档案;扫码;排架

通信设计企业的产品档案，是企业档案的主要门类，随着移动通信技术的发展，移动通信设计产品量剧增，而档案室工作人员没有增加。档案整理的录入工作量大，传统的科技档案“分类排架”法又存在留空和倒架问题。

为了改变这种局面，我所在的档案室在技术人员的技术支持下，进行了大胆革新。

一、改革的思维依据：档案的保管是为了利用，保管不是为了标准和规范而保管，库房只要具有保管的良好条件， 传统的纸质档案库房要达到八防“防火、防盗、防尘、防鼠、防蟲、防湿、防高温、防光”，现在电子档案出现，增加防有害气体、防磁、防震等等条件，具备这些保管条件之后，那么如何排架，可以根据自己的情况来定，档案放在库房里，能找到就行，就是这种最简单的思维模式，方便查找，方便利用。

二、改革的技术基础：企业大生产系统平台的运用，档案管理系统的接入，档案电子档上传平台存储， 档案计算机检索的实现。这是通信设计产品电子档案进行流水排架的技术基础。

三、扫码器录入技术的使用受书店和超市扫码识别商品价格进行收款的启示在档案管理中的大胆运用。

四、革新的过程简介：

1、安徽时期：2006年，安徽邮电设计院从过去的移动企业的服务公司划分出来，整体制划给了中国移动设计院，改名为中国移动设计院安徽分院。院本部颁发了新的档案分类细则，安徽分院过去沿袭的分类模式不再使用。对2006年的档案分类进行了关闭。总部统一安排对2006年以后的设计产品档案进行了大规模的数字化，但新的分类细则，仍然存在排架留空和倒架问题。当时，安徽院的设计年产量已经达年归档八、九千册产品档案规模，为了提高效率，降低工作成本，彻底去除倒架的后顾之忧，专门与总部负责档案管理的领导进行了沟通， 遵循院总部大类分类细则，在进行数字化的大类下面，按总部编号规则编号，按流水排列， 又能即来即归，做到无留空无倒架。在负责出版的部门技术管理人员的配合下，开发出了条形码应用程序，每本设计都赋予唯一一个条形码，当出版后的设计，移交档案室，进行档案编号后，录入档案管理系统的时候，对应的所有此本设计档案信息都会立即反应在了需要录入的档案管理系统界面内，档案管理人员只要输入按照分类原则编好的档案编号和一个大类里被赋予的流水号。虽然编号与排架流水的不一致，但在档案管理系统里把大类流水录入档案系统管理界面的备注里，上架时按各大类的流水顺序上架，这是档案管理改革的大胆尝试。这样即来即编，即编即录的档案整理模式，做到不积压，不倒架，极大地提高档案工作效率。

新疆的革新有所不同：2017年， 本人调入新疆分院，发现产品档案依旧使用的是传统的排架模式，到处堆的是没有全部出完的整理好了待上架的已经归档设计档案，只所以先堆在一边，因为怕反复倒架。已经出版归档完毕的产品档案，因为留空的多少无法掌握。为了节约或空出空间来存放设计，只有不断地倒架，值得庆幸的是，新疆产品档案量不多，就算这样，档案管理人员也已经苦不堪言。

更大胆的尝试，就是把原有的设计一律集中到一起，完成一次总归集，关闭以往的产品档案。次年，按一年一个大流水进行排架，即来即归，无需考虑类别，只是编号依旧按照总部的分类规则编号，即归即整，即录即上架。做到即来即清，再不需要到处找地方堆档案，再不需要每隔一段时间就要求领导派人员进行倒架了。无需去计划效率的提升，也无需去计算管理效益，单单对于档案人员精神上就是极大的财富。

五、这种扫码录入，流水排架模式有何弊端，又如何规避呢？

1、流水排架依赖的是强大的档案管理平台，依赖的计算机搜索功能，档案的查找利用工作简单而易于操作。一旦计算机系统出现问题，也会导致查找工作受影响，或造成数据的丢失，这就要求，档案管理者每年要打出上一年的归档档案目录，加以永久保存。以备不时之需要。

2、这种流水排架还可能会给若干年后的档案销毁工作造成影响，但，一个时期的产品档案，其保存期限是一致的，当根据年代长远销毁的时候，不存在任何问题，一起拿出销毁就行，如果是根据不同的专业，或某些设备的存在，并且为了节省空间而不得不销毁的话，比如移动通信发展初期的微波工程设计档案，移动运营商的微波设备已经全部被淘汰，设备被无线信号发射设备取代，设备不存在了，为建设其设备而做的设计还有存在的必要么？那次，档案室进行了一次销毁工作。如果是这种情况，技术的发展，一种技术被另外一种技术代替，一种专业设计档案没有存在的意义的时候，就需要从电脑中搜索出所有的这样的设计，做好销毁清册目录，履行销毁手续后，即可进行销毁，只需要在原来的目录上做下标识即可。然后，剩余的其他设计重新排架。

参考文献

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作者简介：孟庆梅（1968-06-），女，汉族，安徽亳州人，大学本科学历，档案馆员，工作于中国移动通信集团设计院新疆分院。