研究所科研档案管理信息化建设刍议

摘 要 科研档案管理是研究所日常管理工作中的重要组成部分，在信息化时代，科研档案管理需要新方法和新手段。加强研究所科研档案管理的信息化建设，能够减轻管理人员和科研人员的工作量，提高科研资源利用率，支撑科研单位管理决策，为研究所科研事业管理工作的创新和优化提供支持。通过分析研究所科研档案管理信息化建设的现状，结合实际情况提供几条针对性的建议，对档案管理有更好的支持。

关键词 研究所;科研档案管理;信息化

信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。随着研究所科研项目不断增多，科研成果不断涌现，科研信息日新月异，对科研档案管理信息化需求日益明显。科研档案是科研机构在开展科学研究活动中形成的文字、数据、实物等各种形式载体的历史记录[1]。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

在当前信息化飞速发展的大背景下，电子档案的流通速度比纸质的快，成本却更低，储存方便，可以同时满足很多科研人员的需求，进一步扩大了其使用范围。以提高研究所科研活动效率为宗旨，通过实施信息化的档案管理，科研人员可以通过网络对科研项目的资料及时有效的收集与整理，准确及时地掌握研究所的科研状况，实现信息的共享;通过对科研档案系统化的管理和数据分析，能跟踪、引领世界高新技术发展前沿，从而挖掘出更大的价值。所以相关管理人员需要逐渐完善科研档案信息化管理中出现的不足，通过开展规范化的科研档案管理提高最终的工作效率，以此给科研实践提供更好的服务。

1当前开展科研档案管理中信息化建设的现状及存在的问题

1.1 科研档案管理认识不够

有些研究所对科研档案管理工作认识不够，没有把它作为日常工作，工作重点依旧停留在于完成科研任务。在科研档案管理工作中，大多管理人员和科研工作人员都对这项工作都缺乏重视，他们认为档案管理就是简单的收集、记录、报备等工作，忽视了科研项目的过程记录，导致出现记录不全、不规范等问题。

1.2 科研档案管理制度有待加强

研究所科研档案管理缺乏信息收集、录入、维护、管理、分析等方面的管理制度和责任制度，造成档案信息化管理没有一个共同的模式和标准，影响科研资料的收集和共享，降低档案管理工作的效率。

1.3 科研档案管理专业人才缺乏

研究所档案信息化管理的部分管理人员并没有经过系统的、严格的、专业化训练，由于缺乏科研档案管理所需要的基础知识，在科研档案资料的收集、整理等工作中不够规范，丢失了许多有价值的文件材料。

管理设施缺乏配套，资金投入不足

科研档案管理工作室比较简陋，存在着很多安全隐患，导致纸质档案在水灾或者是火灾等影响下出现丢失或者是损毁的现象，限制档案工作的管理。很多研究所普遍觉得档案管理不能创造经济效益，所以领导层根本就不重视档案管理的信息化建设。由于管理资金的投入不充足，甚至没有购买电脑和打印机等相关的硬件设备和软件工具，这样就不能够很好地满足科研人员对其查询需求，直接影响到科研工作的效率、质量等。

2加强科研档案信息化管理的具体措施

2.1 增强档案管理意识，提升档案管理人员的综合能力

科研档案管理工作与科研人员的工作有紧密的联系，不能仅仅依靠档案部门来完成，还应该积极组织科研人员学习档案管理相关知识，增强他们的档案意识。可以不定时组织档案信息化管理的专题讲座，或者定期选拔相关人员进行专业化的培训，从而提高研究所档案管理人员整体专业素质，减少在实际操作中的失误。研究所可以选择相关人员进行进修、国内交流，为研究所档案管理信息化建设储备相关专业人才，有利于推动研究所工作人员素质的提高。

档案管理人员要充分理解信息化建设的重要性，积极进行信息化管理方面的摸索，逐渐增加自身的管理能力。管理人员要加强国家政策和相关专业的学习，重视在实践中落实信息化管理的要求，提高科研档案管理的质量。

2.2 完善档案管理制度，加强信息化建设

研究所可以借鑒国外一些研究机构档案管理的经验，结合国家政策和自身的实际情况，逐步完善研究所的科研档案信息化管理制度， 明确管理者和科研人员的责任。同时，为提高档案管理的质量，实现其规范化的管理，可以制定统一的档案管理标准，这有利于档案管理部门及管理人员做好本职工作，确保档案电子材料录入的真实性和准确性，在需要提用相关数据时也可以快速找到，提高研究所整体管理效率。

为了加快研究所档案管理信息化建设，研究所可以设立专门领导对档案管理部门进行管理，这样可以确保档案的真实性和有效性，提高管理效率，确保工作质量。

随着信息技术的不断发展，档案管理工作越来越多的使用新的应用技术。要做好科研档案管理工作，必须加强信息化建设，同时增强档案管理人员的综合能力。档案人员要学会使用流行的技术和管理思维，来加强工作手段和管理方式。特别是要重点保护的档案文件，要做好安全保护工作，采取多种方式进行防护。管理人员要经常学习，丰富自己的知识，不仅要掌握档案管理方面的知识，还要了解一些科研方面的常识，努力提高自身的综合素质，通过学习信息化技术和先进的管理经验，逐步完善科研档案的管理工作。

2.3 加强管理方面的资金投入，完善信息化的软硬件设施

研究所应该根据实际情况增加在档案管理上的资金投入，购买相关的硬件设备和管理软件，完善档案管理信息化建设的基本条件，保障工作质量和提高管理效率，便能满足科研人员对档案资料的需求，使研究所内部档案信息的交流与共享更加方便和快速。同时，通过加强办公场所的安全管理，避免火灾或者其他因素造成档案资料的损毁。

2.4 重视档案管理信息化的安全问题

科研资料是研究所重要的资源，在加快信息化建设的进程中需要注意资料的防护，防止重要信息在流通的过程中泄露。随着相关资料的增加，需要注意对原始电子版资料的保存和整理，同时也需要注意对纸质材料的保存和管理。

3结束语

通过对档案管理实施信息化建设，管理人员可以对科研项目的资料进行有效的收集与整理，能够减轻管理人员的工作量，节省大量的人力、物力、财力，减少人为的管理误差，进一步保证录入数据的真实性和准确性，也能提供内容查阅和数据分析，更好的保障信息化建设的效果。

研究所应重视档案管理工作的信息化建设，在完善管理制度，加大软硬件设施投入的同时，还要提升管理人员的素质。

在信息化时代，人们的生活生产等各个方面都正在经历前所未有的改变。加快研究所档案管理信息化建设的步伐，符合时代发展趋势， 有助于实现研究所的可持续发展。

参考文献

[1] 雷洁.面向科研档案管理的知识图谱构建与应用研究[J].数字图书馆论坛，2020（5）：8-15.

作者简介

汪开卷，男，北京人;毕业院校：中国农业科学院研究生院，专业：农业信息化，学历：农业推广硕士，现就职单位：中国农业科学院植物保护研究所，研究方向：信息化。