加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

金伶敏

摘要：现在是信息化的社会，任何工作部门中的员工信息、客户资料、工作项目等信息都会存储起来，进行保密管理。这些信息一旦被泄露，很可能造成企业的损失，严重的话，还会使企业陷入很大的危机。所以相关部门一定要加强对信息档案的管理，提高信息的保密性，还要做到对其信息化档案管理的方式。

关键词：档案管理;安全保密;信息化档案管理

档案信息的安全管理对公司的发展是非常重要的，目前很多公司在档案的保存以及管理中存在很大的问题，对信息不合理的保存使了信息的安全性低，这样非常不利于公司的发展，因此，本文主要讲述了加强档案管理，安全保密的方法，以及在信息化档案管理中的思考。

1加强档案管理安全保密的方法

1.1     可以对相关工作人员进行培训

相关工作人员在处理档案管理工作的时候，因为这个工作涉及到很多信息，所以在这个环节中经常会出现各种各样的问题，严重的话，可能会导致档案资料丢失，从而造成公司的损失。身为一个企业的管理人员，应该尽职尽责，要定期对档案管理的相关工作人员进行培训，

结合对档案信息进行保密管理的新手段技术来指导相关工作人员，让相关工作人员的思想和技术水平适应社会的发展，跟上时代的步伐。此外，相关部门的管理人员也要定期进行关于档案管理知识的考核，工作人员在进行考核后，会反省自己不足的地方然后进行改善，通过考核后也会发现自身在档案管理安全中的薄弱部分，这样可以督促相关工作人员提高自身的专业知识水平。相关工作人员还应该顺应时代的发展，要不断的更新自己的思想水平，有了新的理念，对于档案管理安全保密的工作会更好地完成。

1.2     适当加强对档案的管理

在一般的公司中，檔案信息都储存在相应的办公室里，如果有员工想要使用档案信息的话，自己就可以去查找相应的档案信息，但是这样会出现信息的丢失等情况，所以应该加强对档案信息的专业化的管理，管理部门的人员可以设置一个申请的手续，如果员工想要查找档案文件的话，就得进行向相应的管理人员申请，管理人员通过了才可以去办公室里查找档案信息。还可以把办公室中档案信息柜子的钥匙交给专门的管理部门进行保管，其他工作人员都不能私自拿钥匙，必须经过管理人员审批通过后才可以拿取钥匙，查找档案信息，在员工进入办公室查找档案信息时，还应该进行名字登记，离开办公室时，应该把档案柜子的门、窗都关好。管理人员还应该对储存档案信息的办公室中进行打扫，发现有易燃物的话，及时清理，严禁让员工把易燃品带入办公室中，这样来加强对档案信息安全保密的管理。

1.3     加强日常的检查

相关的管理人员还可以加强对档案信息日常的检查，这样也可以提高档案信息的安全保密性。相关人员应该着重检查来往人员登记名字等情况，要注意查看登记的日期、审批通过人的签字、相关单位的盖章痕迹，以及档案信息是否缺少的现象，如果发现来往人登记时出现问题的情况，就要查找当事人，问清楚原因，然后再查看相应的档案信息是否还在储物柜里。此外，还应该在监控中检查相关情况，重点检查是否有不明身份的人进出办公室，还要重点查看进入办公室的员工是否按照相关规定来登记名字等信息，如果发现有情况，那么就应该找到相应的人员进行询问，并了解清楚状况。

1.4     完善档案管理制度

应该结合自身公司的情况来完善相关的档案管理制度，制定相应的管理手册，也可以加强档案管理。相关的管理人员可以组织工作人员进行学习新的制度，并且让他们了解新的管理制度对公司的重要性。让员工对档案管理的制度进行执行时，管理人员也要对其进行检查，可以通过监控来得到现场情况，也可以随机抽取时间对管理员对工作制度的执行进行检查。如果发现有工作人员没有按照管理制度来执行，那么应当对其进行批评，严肃处理此事，不要让其他工作人员有任何的懈怠。管理人员可以根据日常工作的方式，来依据档案信息的收集、储存以及保密工作这一整套工作流程，来制定相应的管理制度。管理人员还可以结合现代化技术来对管理制度进行更新，并且不断完善档案管理制度，这样可以更有效的提高答案信息安全的保密性。

2信息化档案管理的思考

2.1     信息化档案管理的意义

对档案管理进行信息化处理是非常有必要的，因为对于档案的管理，不仅需要做好保密工作，而且还需要提高档案阅读的效率。在目前我们对于纸质的阅读效率不是很高，因为需要在很多档案信息中来回找自己所需要的档案信息，而且在进入办公室寻找时，也要办理一定的审批手续，所以这样非常浪费时间，极大的降低了工作的效率。而且对于纸质的存放也要小心的保管，因为员工资料以及公司的项目等档案信息是越来越多的，所以说就会有更多的档案存放在一起，对于在办公室存储档案的空间是有限的，如果档案过多，就需要增加房间来存放档案信息，这样就给公司增添额外的开销。而且档案信息是纸质的，对于纸质的保管是非常难的，因为纸质属于易燃物，对于档案存放的过程中，如果遇到明火的话，这些档案就会被烧毁，那么就会对公司造成非常严重的损失。除此之外，纸质的档案也非常容易潮湿，所以对于纸质的管理有一定的难度。对档案进行信息化管理，档案信息都录入到电脑的文件夹中，在电脑中查找信息时更加方便，而且也不用多余的空间来储放纸质档案。所以对于档案管理进行信息化处理不仅可以节省工作时间，提高工作效率，还能够给公司减少成本支出。

2.2     信息化档案管理实施的方法

信息化档案管理的方法有很多，比如相关职员可以通过对纸质的材料进行扫描，然后在电脑上呈现出相应的图像，然后再收集总结到自己企业的文件夹，或者上传到本企业的平台中，相关职员还可以设置对材料的图像采用可放大、缩小等功能，来提高工作人员的工作效率。工作人员如果使用档案，可以通过关键字搜索等的方法，就可以搜集到相关档案信息，然后再进行下载。在线上获取档案信息的时候，管理员应该培训相关的工作人员，使他们的专业知识水平提高，让他们能够准确的掌握信息化管理，也可以招聘一些具有专业能力的人员来负责信息化的档案管理。随着现代化技术水的不断提高，也要结合现代化技术对平台进行优化。如果在信息化管理中发现问题时，要及时的处理，并且对平台信息进行完善。要做好信息化档案的保密工作，应该对相应的文件夹或者平台进行保密设置，避免公司档案信息的泄露。

结束语

在企业中加强档案信息安全保密是非常重要的，对档案管理进行信息化设置，不仅可以使工作人员获取档案信息更加方便，也能提高他们的工作效率，更有助于公司的发展。提高档案的安全保密性，可以让工作人员加强日常的检查，制定相应的管理制度。结合现代化技术，不断完善档案的信息化管理。

参考文献：

[1] 富靖苹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江科技信息，2012（05）：21.

[2] 张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2009（7）：12.

[3] 王雪梅.对实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化的思考[J].黑龙江史志，2015（1）：23.