企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架

王 强/中国石油档案馆、中国人民大学电子文件管理研究中心

1 问题的提出

随着数字技术广泛运用与数字经济迅猛发展，越来越多的企业将数字化转型上升为企业战略，着力通过数字技术升级企业的产品和服务、改进生产方式和变革商业模式，以期在数据时代发挥“先行者优势”，获得更大的竞争优势。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，实现企业档案工作的数字化转型是时代发展的必然趋势。然而，什么是企业档案工作的数字化转型，为何要转型，朝着什么方向转型，转型的路径和方法有哪些？这些都是推进企业档案工作数字化转型必须回答的基本问题。

数字化转型是近年来的研究热点。目前企业数字化转型研究已形成许多系统化成果，如赵兴峰的《数字蝶变：企业数字化转型之道》提出从客户体验数字化、业务流程数字化、市场洞察数字化、运营管控数字化、数据平台系统化五个方面进行企业经营的数字化升级，从创新管理模式、塑造数据文化新体系、打造敏捷组织新架构、构建数据运营新资产等四个方面进行企业管理的数字化升级[1]；冯国华、尹靖、伍斌的《数字化：引领人工智能时代的商业革命》介绍了微软公司数字化转型的四个关键环节，即密切客户沟通、予力赋能员工、优化业务运营及转型产品服务，以及“梦想、规划与实践”三个阶段的数字化转型方法[2]；新华三大学《数字化转型之路》提出了数字化认知与思维、数字化战略规划、数字化实施、数字化推进与反思的转型路径[3]。此外，一些IT企业、咨询机构如华为发布的《行业数字化转型方法论白皮书（2019）》，德勤2019年发布的《数字化转型新篇章—通往智能化的“道、法、术”》，都对企业档案工作数字化转型具有很大的借鉴意义。从档案学研究来看，档案工作数字化转型研究处于起步阶段，研究议题主要聚焦于电子文件归档，单轨制、单套制管理，新兴技术在档案管理中的应用等方面。冯惠玲、刘越男等基于国际视野就文件管理数字转型的定义、关键要素识别和推进策略[4]、单轨制电子文件管理要件[5]、面临的挑战[6]等进行了研究，将战略框架、体制、业务、系统、能力与责任作为转型的支撑性要素；钱毅对新技术环境下电子文件管理纵深发展进行了较为系统研究，提出“三态两化”理论[7-9]、“三从三构”[10]设想等；杨建梁、刘越男、李春艳等就区块链技术[11][12]、机器学习[13]应用到数据归档进行了初步探索；吴志杰、王宁等就业务系统电子文件归档的理念和框架[14]、归档策略[15]进行了研究，上述研究为企业档案工作数字化转型提供了方法论指导。然而从总体上看，现有研究仍然存在以下问题：缺少对档案工作数字化转型的基础理论研究，特别是缺少转型路径方法方面的研究；对档案工作数字化转型的研究尚不系统，比较多的还是散点式讨论，没有形成整体框架；对企业领域的档案工作数字化转型研究明显不足，实践方面的经验较少。

本文全面展示了近年来中国石油档案工作数字化转型的实践探索，结合已有相关理论研究，尝试构建企业档案工作数字化转型的整体框架，为更多企业的档案工作数字化转型提供理论和实践指导。

2 企业档案工作数字化转型的实践探索：以中国石油为例

随着数字中国石油和共享中国石油目标的提出，中国石油早在“十二五”期间就开启了数字化转型之旅，目前信息化正从应用集成阶段迈向共享服务与数据分析应用的数字化新阶段，数据驱动业务决策的工作机制基本形成，在数字油田、智能炼厂、智慧管道等领域取得显著成果。企业档案工作数字化转型总体思路可以归纳为，遵照企业数字化转型的统一部署，充分利用数字技术优势推进档案管理对象、管理方式、管控模式、利用服务和组织人才的转型升级，同时在企业数据资产管理中有效发挥档案管理职能和专业优势，最终实现档案工作的业务转型和价值提升。

2.1 以业务系统数据归档为重点推进档案资源数字化

一是开展业务系统数据归档研究。开展课题对数据归档的内涵、价值、现状、问题与对策进行系统研究，提出数据归档不等同于数据备份，而是将各类业务系统中产生的具有保存价值的数据进行内容和技术鉴定、确定保存内容和方式、实施分类整理、建立语义关联，使之固化、可理解并收集保管的过程。根据业务系统数据形成特点，将87个统建业务系统划分为综合管理型系统、经营管理型系统、生产运行型系统、连续监测型系统等四大类，对每类系统的数据归档范围、归档方式及长久保存模式制定不同方案[16]。

二是积极推进业务系统数据归档。一方面，积极配合业务部门深入推进业务活动全流程电子化运转，实现业务数据化，确保归档数据的真实性和完整性。另一方面，在业务系统数据分类归档理念指导下，按照条件成熟和分批集成原则，稳步开展综合管理类系统和经营管理类系统的数据归档。目前已完成电子公文系统（OA）、财务ERP和财务管理系统（FMIS）、合同管理系统与档案管理系统的集成，部分数据仅以电子化归档。电子采购系统、工程项目管理系统、勘探与生产技术管理系统数据归档工作正在试点并取得阶段性成果。

三是有序开展存量档案数字化。中国石油现有纸质馆藏达4000万卷，大量档案未被有效开发利用。以往通过扫描加著录方式对纸质档案进行了数字化，但利用率低，主要原因是没有发挥档案内容的数据价值。“十三五”期间，中国石油重新调整数字化策略，改变原来扫描加著录的方式，基于业务场景的实际需要对纸质档案的内容开展数据化工作，激活档案数据资产价值。如中国石油长庆油田实施数字化油藏研究与决策支持项目，对历史地震勘探和11万余口井约500万件档案，根据地震、钻井、地质、测井等业务需求场景需要进行数据化，提供大数据分析预测，全面支撑5000万吨大油气田持续稳产。

2.2 以系统自动集成归档为主线深化业务流程数字化

一是将归档要求融入业务流程。通过管理制度以及微服务快速部署技术，将归档范围、元数据方案、归档格式、归档整理、“四性”检测要求等前置在业务系统的文件形成阶段。如电子公文、电子合同在创建文件之时便根据归档范围赋予归档标识，相应归档元数据、归档格式等要求一并作为前置条件；文件办结后自动将文件和办理过程信息、背景信息组卷，形成完整的XML信息包，保障电子文件归档的完整性和准确性。

二是实现系统自动集成归档。制定中国石油企业标准《系统集成管理规范》，规定了档案管理系统与业务系统集成总体要求、接口功能、接口协议、网络服务接口技术规范和预定义元数据，并建立系统自动归档管理平台，对业务系统归档进行全程监督、数据校验、证书核查、权限认证等后台管理，实现归档过程的安全、可控、高效运行。具体归档存储上通常采取两种方式：第一种是在业务系统设置归档模块，在归档模块完成归档整理后，通过集成接口在线归档至档案管理系统，通常适用于综合管理型、经营管理型系统；第二种是在业务系统建立电子档案管理模块，归档整理和档案保存均在业务系统内完成，通常适用于生产运行型系统、连续监测型系统。全部流程由系统自动实现。

三是实现档案业务流程的数字化。通过档案管理系统实现了传统和数字档案收集、整理、保存、利用等业务的流程优化和在线管理，极大提高了档案管理效率。以会计档案为例，“小铁人”机器人（人工智能技术）代替人工执行重复性任务和流程，记账凭证制证校验自动化率达99.2%，单张制证耗时由人工11分钟减少至机器人6秒完成，制证频率由5—10天提升为按日入账。传统纸质会计档案需要人工打印、整理、装盒、审核等工作，而电子会计档案管理由系统自动完成且做到及时归档，流程得到进一步优化和简化，既节约了成本又提高了工作效率。集团总部开展公文电子化归档后，基本达到“一键归档”和“无感归档”的效果。

2.3 以数字档案管理系统为平台促进管控模式数字化

一是建立归档数据质量管控平台。首先，针对归档数据量庞大的特点，开发针对数据归档环节、数据办结环节和档案长期保存环节的档案“四性”检测功能，其中真实性检测15项、完整性检测11项、可靠性检测9项、可用性检测8项，检测工作通过自动策略执行和自动触发的方式，在归档集成接口和档案管理系统中分别开展，其中档案管理系统中还分为归档办结和长期保存两个环节，检测结果通过可视化方式展示，极大减轻了人工审核工作量并提高了工作效率。其次，开发了长久数据包封装设置、档案数据包管理、档案导出日志等功能，保证电子文件在收集、移交、检测、整理和电子档案保管、利用、迁移、移交进馆等过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，保证电子文件和电子档案信息不被非法更改，打造了符合国家要求的可信数字档案长期保存系统。

二是建立电子档案资源整合平台。从电子档案资源体系建设全局出发，优化整合企业档案资源，实现全集团电子档案资源的集中统一管理。如大庆油田通过“档案内容分析比对”，对1959年至2017年全油田管理类档案65.8万条馆藏目录数据进行了整合比对分析，筛查出各档案室重复馆藏档案2万余件，未归档文件材料4298件，促进了档案资源体系的优化。

三是建立企业档案工作管控平台。围绕全局态势感知、洞察业务整体情况的目标，通过系统开展档案业务监督指导、跟踪检查、考核评价、培训交流等，实现公司总部、专业公司到所属全部企事业单位档案工作的一体化管控和“一盘棋”管理，充分发挥集团企业一体化整体优势，有效支撑档案管理职能的转变。如通过档案工作评价功能，实时对各单位档案工作情况进行总体或单项考核评价，并及时提出优化完善建议。又如疫情期间，通过系统开展建设项目档案在线业务指导和专项验收，突破传统模式在时空上的限制，起到较好效果。

2.4 以数字档案信息集成为导向探索利用服务数字化

一是提供“一站式”利用服务。一方面，在数字档案管理系统基础上建设“档案数据资源平台”，整合全系统档案资源，建立“一站式”检索窗口，不仅可实现档案数据的分类检索、高级检索和全文检索，而且可以启动联动查找，以全资源满足每一个用户需求，提高服务精准度和用户满意度。另一方面，利用BI分析工具对档案数据内容和用户行为数据分析，通过系统推送等方式提供更加精细的服务。如基于人工智能算法进行搜索结果排序与推荐，并将用户行为数据融入学习算法中，实现基于用户习惯的搜索结果推荐。另外，数字档案管理系统积极应用云计算、人工智能、分布式部署、开源全文检索、文档多人协同与版本管理、微服务等新技术，在功能架构、数据架构、应用架构、部署架构等方面进行了优化，极大改善用户体验。

二是建立不同类别专题档案库。基于人工智能技术，根据业务需求，开展面向档案知识服务的数据治理，通过分析档案著录项和电子文件内容实现自动聚类，建立各类专题档案库，如人事任免、组织机构、管道资产移交、合同、突发事件、重要会议、“三重一大”决策等专题等，提供集成化的数字档案服务。如集团公司统建系统项目档案专题库，按类别展示各信息系统项目，每个项目按照建设阶段展示档案资料内容，为项目的过程监督、审计、验收等工作的远程在线开展提供有力支撑。专题档案库有效突破传统实体分类的局限，将面向用户的主题分类应用到档案工作实践。目前正在探索运用知识图谱技术，建立多维关联，改善用户体验。

三是开发数字化档案产品。积极运用新技术创新档案开发利用模式，实现组织史、年鉴、大事记等通用性编研和专项编研的线上管理和成果的数字化。如中国石油档案管理系统组织史编纂模块不仅能够实现全集团组织史的资料共享、协同编纂、一键归档、在线利用等功能，还能实现档案资源与编纂利用的交互，达到“从档案中来，到档案中去”的效果，极大提高了编纂效率和传播效果。所属吉林石化通过年鉴编纂系统实现撰写、编辑、传送、排版、修改、审阅等工作全部在线完成，并以电子年鉴替代纸质年鉴，降低了开发成本。另外根据不同用户需求，根据一定主题开发不同类别的档案数据产品，也是当前探索的重点。

2.5 以档案管理职责拓展为保障助力管理能力数字化

一是积极拓展档案管理职能。将数据归档作为档案管理的重要内容，2017年中国石油档案馆申请国家电子文件归档试点，顺利实现电子会计档案的全过程管理，并在《中国石油会计档案管理办法》中明确档案部门管理电子会计档案的职责，为其他业务系统数据归档积累了经验。2019年中国石油档案馆申请企业数字档案馆试点，并将数字档案管理系统纳入公司信息化整体规划统一实施，在数据归档和电子档案管理职能方面的拓展，为档案事业的发展开辟了新领域，也拓展了发展空间。档案管理职能逐步从后端档案管理向前端文件管理延伸，从整理保管等事务工作向档案规则制定实施延伸，从档案部门单兵作战向多部门共同治理延伸。

二是建立数字化人才队伍体系。中国石油总部组建了20人的档案信息化队伍，负责档案信息化建设和系统运行维护，通过建立专家队伍、信息化队伍、业务骨干队伍的三级人才体系，做到了数字化与业务的深度融合，为档案工作数字化转型提供了人才保障。

三是积极培育数字管理文化。逐步改变经验决策、行政决策模式，积极倡导循证决策，通过数据分析问题、发现问题、解决问题，提倡“以数据说话”的组织文化。如在档案管理系统，通过设置数据分析看板，可以直观发现、分析、总结档案数据的运动规律；通过系统形成的数据报告输出策略可定期输出系统运行数据分析报告，为管理者提供决策参考；支持在大屏上进行实时展示，随时掌握数据运行状态。又如在分析建设项目档案管理问题与对策时，通过将近三年专项验收的100个项目具体问题进行量化分析，提高了决策的科学性。

中国石油积极应用数字技术赋能档案业务并促进业务创新变革，档案管理业务模式发生了重大变革，极大提高了档案管理效率和水平。但必须看到，目前档案工作尚处在传统载体管理和电子文件管理向数字档案管理过渡阶段，离数据资产化、智能化尚有较大差距，数字化转型仍在路上。

3 企业档案工作数字化转型的理论研究：整体框架设计

无论是外力推动还是内力驱使，档案工作的数字化转型已是大势。同时必须看到，数字化转型涉及管理模式、管理文化甚至是利益的调整，涉及人力、资金的投入，具有一定的挑战性和风险性。企业迫切需要科学有效的方法，保证转型的顺利进行。基于现有文献分析和中国石油实践探索，本文设计了企业档案工作数字化转型的整体框架，包括转型内涵、转型目标、转型方向、转型路径、转型方法等五大基本要素（如图1所示），其中转型目标是战略引领，转型方向和转型路径是核心内容，转型方法是重要保障。

3.1 企业档案工作数字化转型的概念界定

为便于理解并开展实践，本文将数字化视为电子化、信息化之后的更高阶段，将数据化理解为数字化的结果和组成部分。因此，数字化较信息化在内涵上更为丰富，主要表现在信息化以业务流程为中心，关注业务流程效率提升；而数字化则在信息化基础上，不仅着眼于系统实施，更着眼于通过业务与技术深度融合，全方位、深层次地改变生产方式、产品形态和管理模式。

基于以上界定，企业档案工作数字化转型指企业利用人工智能、云计算、大数据等数字技术实现档案工作业务、流程、管理、组织和能力的重构，实现档案业务转型升级和新的价值创造。主要特征表现为档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化、管理能力数字化。

必须指出，企业档案工作数字化转型不仅仅是利用数字技术提升档案管理效率，更重要的是利用数字技术实现档案业务的变革与转型。因此数字技术是企业档案工作数字化转型的重要手段，而档案业务转型才是本质和根本。

3.2 企业档案工作数字化转型的核心内容

3.2.1 档案资源数字化

图1：企业档案工作数字化转型整体框架

数据是企业数字化转型的关键驱动力。对于档案工作而言，档案资源数字化是企业档案工作数字化转型的前提和基础，可从以下三个方面入手。一是企业业务线上化。企业档案形成于企业生产、经营和管理等各项业务活动，前端业务活动全流程电子化（数字化）是电子档案管理的前提条件。二是业务数据档案化。档案化指按照档案管理要求对业务系统中的重要数据进行归档固化、关联整理和长久保存，确保其真实性、完整性、可靠性和安全性。通过业务数据档案化，建立真实、完整、可用、安全的企业级电子档案（数据）资源体系，为发挥数据资产价值奠定基础。三是历史档案数字化。这里的数字化绝不仅仅是对历史档案进行扫描和著录，而是基于一定的业务场景，根据业务需求将历史档案内容数据化以提供知识服务。

3.2.2 业务流程数字化

业务流程效率是企业管理效率的重要体现。档案业务流程数字化主要表现在由传统的阶段式、线性流程转变为集成式、融合式流程，档案业务活动由手工操作逐步实现自动化、网络化和智能化，可从以下三个方面入手。一是系统归档集成。以系统集成为手段实现业务系统数据的自动归档。二是业务环节融合。将归档范围、分类方案、元数据、归档整理等要求前置并融合在前端业务环节，利用人工智能等技术实现智能化管理。三是业务流程优化。建立以电子档案（数据管理）收集整理和保存利用为主导的业务流程，提高流程效率。

3.2.3 管控模式数字化

管控模式是发挥集团企业整体管理水平的重要手段。管控模式数字化主要表现在由单向的行政管控逐步转向技术管控和协同治理。一是建设数字档案管理平台。充分利用系统平台实现档案资源的整合和优化，实现档案业务监督指导、跟踪检查、考核评价、培训交流。二是构建档案管控指标体系。对管控重要环节进行数据化和指标化，让管理透明、可见，从而提升过程管控的力度和粒度。三是数据驱动管理决策。通过管理过程数据的汇集及统计分析，服务、支撑并逐步驱动管理决策，提高决策的科学性和时效性，实现从事后分析到实时决策的转变。

3.2.4 利用服务数字化

利用服务是档案工作的根本宗旨。利用服务数字化主要表现在由传统被动提供利用向知识服务转变，从而实现档案价值从凭证备查向数据资产转变。一是档案利用数字化。提供“一站式”检索利用服务，满足远程、在线、移动需求，提供及时、有效、精准的档案利用服务。二是档案产品数字化。通过数字技术建立各类专题档案库，汇集主题资源，开展数字编研、开发数字档案产品，增强档案资源对于业务、决策的支撑力度。三是用户体验数字化。精准用户“画像”，密切沟通用户需求，对用户行为进行数据分析，开展个性化、多样化的利用服务，不断增强用户体验。

3.2.5 管理能力数字化

企业档案工作数字化转型涉及档案管理模式的变革、数字化技术的应用，需要相应的组织和人才作为支撑和保障。企业需要树立正确的数字化转型认知和思维，构建数字化转型能力，确保数字化转型策略的实施。一是打造敏捷组织。建立以档案数据为中心的多部门协同治理的平台化、扁平化组织，提高感知能力、反应速度和管理决策智能化水平。二是组建数字团队。培养既掌握前沿数字技术，又熟悉档案业务的人才，增强对新技术的应用能力和数字档案的管控能力。三是培育数字文化。健全数字档案管理制度体系，提高数字意识和数字思维能力。跟踪研究新技术在档案业务中的应用，找到最佳的切入点和时机并在企业实施。

3.3 企业档案工作数字化转型的基本方法

3.3.1 构建愿景

愿景指引着数字化转型的目标方向。在开启数字化转型之前，企业需要在充分把握企业和档案工作发展趋势基础上，对档案工作数字化转型进行战略谋划和思考，以明确方向、凝聚共识、规避风险。第一，要建立符合数字时代档案管理特点的新思维模式，因为没有正确的认知和思维，就无法设立正确的方向。第二，做到与企业数字化转型愿景与战略的匹配和融合。企业档案工作是企业各项活动的重要组成部分，企业应将档案工作数字化转型纳入企业数字化转型战略体系，同步推进实施。第三，档案部门要积极构建档案工作的数字化转型愿景，特别是结合档案业务优势，为企业带来长期可持续的、新的业务价值角度，设计各类场景。

3.3.2 规划蓝图

企业在档案工作数字化转型过程中，应探索适合自身情况的发展路径，包括制定规划、现状评估、领域选择、实施方式等，其中最为重要的内容就是对数字化转型能力进行清晰定位。企业可根据数字化水平和以上框架设计中的档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化、管理能力数字化等五个维度，从滞后的、适中的、成熟的、最佳实践的等四个层次或滞后者、起步者、跟随者、领先者四个阶段综合评估每个领域所处的状态，找到薄弱环节，明确与最佳实践的差距，制定短期、中期和远期实施方案和具体推进计划。

3.3.3 敏捷实施

在具体转型实施中，企业档案工作数字化转型策略的选择非常重要。一是在整体策略上，更适合采取精益式转型策略，即从变革幅度上选择强化方式而不是重塑方式，从变革范围上选择重点突破而不是全面推进。企业可选择重要和急需的领域重点推进，比如对于数据归档可从成熟的业务系统开始逐个突破。二是在具体项目上，宜采取敏捷实施的方式。特别是档案系统开发类、数字档案产品类项目，通过迭代的方式进行开发、测试和发布，以及时响应和满足需求的变化。如中国石油数字档案管理系统就采取DevOps方式（即开发与运维一体化），系统各项功能基于微服务架构进行搭建，灵活满足用户需求并持续改进。三是采取试点先行的方式。企业档案工作数字化转型同样面临各种新技术的应用问题，而且每种技术的成熟度并不相同，试点先行、以点带面可以有效减少管理风险。

3.3.4 持续优化

数字技术的纵深发展和档案业务的管理创新，决定了企业档案工作数字化转型是一个持续、迭代的过程，无法采取线性、传统的变革方式，而需要不断优化完善。一是巩固成果。发挥和宣传档案工作数字化转型在促进档案业务转型升级和企业提质增效、高质量发展中的价值，争取企业管理层和业务部门的广泛认同，为数字化转型的持续开展奠定基础。二是评价改进。按照PDCA（计划—执行—检查—调整）的方法，对档案工作数字化转型进行全方位动态评价，总结成败得失，优化和调整转型路线和策略方法。三是构筑生态。企业档案工作的数字化转型必然打破传统管理边界，借势借力是共生共赢的有效途径。例如对业务系统数据归档的管理和数字档案产品的开发利用，仅凭档案部门很难胜任，需要建立档案部门、数据部门、业务部门以及相关合作方协同治理的管理模式。就如区块链等新技术的应用必然要求建立社会多方参与数字档案管理的产业生态。

4 结语

数字化时代也被称作VUCA（乌卡）时代，其特征为易变性（Volatility）、不确定性（Uncertainly）、复杂性（Complexity）和模糊性（Ambiguity），因此，不可能存在现成的、标准的、固定的方法可以供机构直接复制并成功转型。本文提出的框架模型是企业以及其他机构档案工作数字化转型的基本参考，其合理性有待进一步验证，也必将不断修正完善。虽然转型意味着变化，但档案和档案管理的本质“不变”，收集归档、分类整理、长期保存、开发利用仍然是企业档案工作的核心内容，服务企业发展仍然是根本目的。如何“守正创新”决定了数字时代档案部门的发展空间，一方面要提升数字技术应用能力，实现档案业务与数字技术的融合并进，片面追求技术的“天真派”和漠视技术的“守望者”都是不可取的；另一方面要充分发挥档案管理在数字化转型中的重要价值，档案管理在归档范围、质量鉴定、分类整理、信息关联以及“四性”保障等方面已经有了大量的理论总结和实践经验，应当将这些成熟的理论、方法和工具运用到数据管理标准制定、提升数据治理水平、推进数据共享和规范数据应用等方面，为企业数字化转型和国家数字经济发展作出档案贡献。