浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性

【摘  要】事业单位人事档案规范化管理无疑是为档案管理工作的优化升级提供了关键助力，随着社会对档案管理工作的认识不断提升，进一步严抓规范化管理已经成为了档案管理工作中必不可少的一环，因此，本文将进一步探讨人事单位档案规范化管理的重要性，以期引起更多单位的高度重视。

【关键词】事业单位;人事档案规范化管理;重要性

引言

人事单位档案规范化管理已经是各单位档案管理工作的重中之重，档案的规范化管理不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用智能科技提升规范化管理效率，同时降低工作成本。而随着规范化管理价值和功能的不断拓展，档案管理人员要深刻认识到规范化管理的重要作用，积极研究并遵守相关的规范化管理标准，利用规范化管理实现档案管理工作的进一步创新和发展。具体如下。

1.改变传统档案管理工作的滞后性

如今是一个飞速发展的时代，而传统档案管理工作由于没有信息技術支持，所以发展速度将远远落后与时代发展速度，表现出了严重的滞后性，具体来说，主要包括以下几点：（1）档案利用率低，造成珍贵档案信息流失;（2）档案信息流通效率低，而且容易丢失和损毁;（3）档案管理耗时长、投入成本非常高。更好的适应智能电子档案管理的发展趋势，确保档案资料的利用效率。随着规范化管理的功能的强大，档案信息化管理的水平也会水涨船高，事业单位档案服务想达到何种层次、实现什么功能，规范化管理都可以以直接或者间接的方式实现，例如现在的很多档案管理部门都通过微信等各种智能化软件管理档案资料，既方便了档案管理工作，又在很大程度上节省了人力物力财力，可以说是一举两得。

2.使档案管理工作过程简洁，信息安全度提升

目前各个地方都出台了相应的档案管理标准，初衷虽然很好，但是实际操作过程中，有些管理人员却没有严格执行这套标准，档案管理标准形同虚设，不仅没有很好的解决档案的安全问题，“一人一个做法”的情况还使得档案管理工作面临很大的困难，而为了保证档案管理工作能和正规流程高度契合，就必须通过规范化管理简化整个工作流程，同时提升的安全度。

首先，规范化管理准则不仅要对职工、部门主管和事业单位领导的行为进行管理和约束，还要对档案管理的整个过程进行说明，而且尽量通过智能化软件简化工作流程，只有落实好这项工作，才能保证档案借阅的过程变得更加简洁可控，既节省了管理成本，又合理配置了管理资源，大家在借阅、处理、归还档案公文的时候也不会觉得麻烦，主动走正规流程。其次，规范化管理必须要对职工、部门主管和事业单位领导的权限做好设定，这时非常重要的，只有不同的人拥有不同的查阅权限，才能最大限度的提升档案信息的安全性，一旦出现档案损坏、丢失的情况时，能够根据权限范围缩小查找范围，更利于快速的找到责任人。

3.做到与时俱进，使档案管理朝着智能化方向发展

随着大数据分析技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能，而大数据技术作为一项先进的科学技术，也必须要有一整套的规范化管理标准对其进行管理和约束，否则将产生非常严重的后果。所以规范化管理后台数据库的使用，能够保证相关的档案管理人员不会因为个人操作失误而删除、修改重要的档案信息，这不仅极大提高了档案信息的安全性，而且由于对大数据技术的集中管理，能够在最大程度上发挥其本身的智能化功能，进一步提升档案管理工作效率和质量。

4.规范工作，提高档案管理人员的职业素养

目前由于档案管理人员也必须遵守规范化管理标准，所以在很大程度上能够快速提高管理人员的职业素养，能够促使他们在最短时间内改变低效、重复的档案工作方式，从而节省不少的工作时间。并且在信息时代下，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的信息交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，通过规范化管理标准使用电子档案管理软件、大数据分析数据，不但能够提升自己的信息素养以及可以为他人提供更加优质的档案服务，而且还能够不断增强其互联网思维助力规范化管理使工作更加的现代化、更加完善与发展。

5.结束语

规范化管理的主要功能体现在提升档案管理工作效率和质量、简化工作流程并提高信息安全度、实现档案管理智能化以及提高人员职业素养等四个方面。档案管理人员对规范化管理制度、标准的研究既要见实效，又要勇于创新求发展，与时俱进。秉持这样的工作精神和态度，就可以助力档案管理工作实现质的飞跃。使工作更加简洁、便捷、提高工作效率，促进社会经济发展。

参考文献

[1] 朱丽丽. 浅析科研事业单位人事档案信息化建设的重要性[J]. 农业科研经济管理，2017.

[2] 范文琪. 如何提升行政事业单位人事档案管理规范化水平[J]. 山西青年，2017（20）.

[3] 王雪亮. 浅析机关事业单位技术人员人事档案管理的现状与对策建议[J]. 卷宗，2017（20）.

[4] 安玉祥. 浅谈事业单位人事档案规范化管理[J]. 经营管理者，2016（8）：303-303.

[5] 李志芬. 浅谈机关事业单位干部人事档案管理的问题与对策[J]. 智富时代，2018（7X）：89-89.

作者简介：刘华（1968.10-），女，四川资中人，本科，馆员。