浅谈如何加强新形势下档案信息资源的开发利用

李莉

摘要：本文从四个方面阐述了如何加强新形势下档案信息资源的开发利用，一是开发档案信息资源应坚持效益为先原则，二是开发档案信息资源应坚持多措并举，三是开发档案信息资源要注重平日对档案利用效果的积累，四是开发档案信息资源必须充分运用现代化信息技术手段。

关键词：档案信息资源;开发利用

发挥档案的作用是档案工作的目的，而利用工作是档案工作的中心环节。因此档案信息资源的开发利用，是检验档案工作整体质量的“试金石”。在社会主义市场经济条件下档案信息资源的开发要把握以下四点：

一、是开发档案信息资源应坚持效益为先原则

收集整理是档案工作的基础，开发利用是目的，档案收集整理得再好，如果不能得到有效的开发利用，不能实现其价值，也就失去了收集整理的意义。因此在档案信息资源的开发利用中，首先要注重档案的效益，档案的效益主要包括经济效益和社会效益。当前，紧紧围绕和密切配合经济建设这一党的中心工作，是开发档案信息资源的正确发展方向。为此，首先要着重抓住与经济活动密切相关的信息，与此同时，大力开发重要流通渠道的科技管理信息，也是必不可少的重要环节。这是因为经济部门需要掌握的与经济活动相关的信息是多种多样的，所以要开发的档案信息资源也必须适应这一客观要求。多年来，由于人们受传统档案管理机制的影响，对档案的利用，只是为一些经济案件、经济纠纷的日常经营管理等提供条件，或只是简单抽象地罗列历史数据，而不是主动地根据档案内容丰富的原始数据，为国家经济管理提供可靠的信息，为领导决策提供科学的依据，这就严重影响了档案的利用和档案信息资源的开发。其次，有坚持以人为本的理念，抓好民生档案的开发利用，例如建立人名数据库，汇编涉及民生的编研资料，提高群众的获得感、幸福感，为建设和谐社会做出贡献。

二、开发档案信息资源应从多方面入手

长期以来，由于我国档案工作受封闭式、传统管理机制和陈旧观念的严重影响，致使大量的档案信息资源没能够很好地得到开发并充分发挥其重要作用。这在一定程度上阻碍了我国的经济发展和社会进程。因此，无论是从经济发展与社会进步的角度来讲，还是从改革开放和“三个文明”建设的要求出发，都必须把握住多渠道地大力开发和有效利用档案信息资源这条重要的脉搏。

从长远的发展设想，各级各类档案室，都应设立档案信息服务工作机构，至少应当配备从事这一工作的档案人员。目前，信息库的建立可以文件目录为依托，从收集、建库、分析、预测、加工、管理、服务等环节开展工作，并在此基础上不断深化和完善提高。与此同时，要根据各行各业内部的需求，信息市场需求以及有关法律对档案工作的要求，主动进入信息市场，积极创造条件开展咨询服务，如全方位宣传档案工作的方针政策、法规、原则、指导档案信息资源开发的先进经验，介绍开发档案信息取得显著重大经济效益和社会效益的典型事例，传递档案馆（室）藏档案资料信息，编辑出版档案信息开发的论著，提供开发档案信息的配套服务等。

大力开放各种档案，让社会广泛利用。对到期档案和虽未到期但经有关部门审查同意的档案进行鉴定开放，这既是《档案法》向档案馆提出的法定要求，又是更好地开发档案信息资源的一个重要举措，也是档案事业健康发展的必由之路。因此，要及时做好档案鉴定工作和开放配套服务，满足社会需求。

加大档案信息资源服务社会的宣传力度，让档案信息资源的开发工作走向市场。通过设立专栏橱窗、举办档案展览、公布有关档案内容，扩大档案的影响。为进一步方便各社会各界和人民群众利用，还可编印馆（室）藏介绍和有关的文件目录信息，发往有关领导和部门，来提供档案信息和提高档案利用率和效率，让社会各行各业在尝到开发档案信息资源的甜头后，进一步重视、配合和支持开发工作，形成“档案为我们服务，我们为档案出力”的大气候。

要做好档案利用工作反馈信息的收集和综合分析工作。事实证明，档案利用工作的反馈信息和综合分析，是加大档案信息资源开发力度，提高开发质量的重要措施。在我们的日常工作中，通过有关信息的收集、汇总、分析和加工，及时地了解和掌握社会需求，及时地开发档案信息资源，服务于经济建设，尽可能全面、迅速、准确地把有效信息传输给社会，既是大力开发档案信息资源的有效形式，也是广泛地、系统地提供档案资料为社会各方面服务的一项重要工作。当今社会，在计算机网络逐渐广泛的时代，我认为如果把自己单位管理的档案建立一个专业的网站，使全市群众可以上网公开查询，不仅方便了群众，而且大大提高了档案的利用率，同时也增加了经济效益和社会效益。县市级档案部门可以依托省档案目录中心，开展馆际联动，共享开放馆藏资源，实现“四个任何”互联网查档方式，实现让数据多跑路、计群众少跑腿甚至零跑腿的“互联网+档案服务”。因此，对这项工作必须引起足够重视，投入足够人力、物力和财力，确保档案工作的正常开展，以便多出成果、快出成果、出好成果。

三、开发档案信息资源要注重平日对档案利用效果的积累

每一个档案工作者都知道档案管理工作是一件默默无闻的工作，因此它要求所有的工作者必须要有高度的责任心和强烈的责任感。而档案信息资源的开发要求我们必须注重收集日常工作中档案的利用效果和信息反馈，避免我们去做“无米之炊”。另外，有许多档案信息资源的开发利用是一个长期的过程，几个月甚至几年，档案的效果才会很明显。因此我们必须做好日常工作点点滴滴的积累，只有这样才会产生更好的经济效益和社会效益。

四、开发档案信息资源必须充分运用现代化信息技术手段

当前，由于社会信息化与信息社会化的趋势日益明显，而档案馆在对档案信息的加工数量、传播速度等方面已不能满足需求。所以必然要求加快自动化网络化建设。大量的实践证明，没有现代化的技术、设备和手段应用于档案信息资源的开发利用，就根本谈不上科学合理地开发和充分地利用档案信息资源。先进的现代化设备为档案信息资源创造了优越的条件，如复印机、扫描仪的使用既加快了档案信息的摘录速度，又大大地提高了工作质量和效益;电子计算机终端网络的应用，使档案信息的远距离传输成为现实;利用电子计算机进行统计和检索，使档案信息资源开发工作的速度和質量成倍增长等。综上所述，现代化信息技术手段的应用，既把档案工作者从繁重的手工劳动中解脱了出来，又使大力开发和科学利用档案、合理、有效地利用信息资源真正成为现实，也为将来实现人类档案信息资源的共享打下了基础。因此，必须应用现代化信息技术手段来进行档案信息资源的开发工作，最终实现科学技术档案信息资源的开发利用。