从档案审核谈干部人事档案的规范化管理

程骁

【摘  要】档案审核工作是干部人事档案管理中的关键环节，对于干部人事档案的真实性与全面性起到了重要的作用。基于新的形势下，应该注重提升干部人事档案的审核力度，充分发挥档案的作用，实现人事档案管理的规范化发展。

【关键词】档案审核;干部人事档案;规范化管理

干部人事档案是对于干部进行成长记录的重要资料依据，因此人事档案的管理人员对于档案的资料进行严格的记录与审核，本文通过从档案审核的角度来对于人事档案管理中存在的问题进行分析，并提出了相关的解决策略具体如下。

一、干部人事档案审核问题及解决建议

（一）档案记载信息不准确

在进行干部人员信息记录的过程中往往存在着干部的出生日期与实际不相符的情况。一般干部的出生日期都是记录于第一类的履历表，第四类的学历职称材料、第五类的政审和审核材料、身份证、体检表等材料中。当干部人员的出生日期记载不准确时就会以最早的记录为准。最早形成的记录多见于学历的资料以及入团、入党的记录还会出现在毕业证书、工作派遣的记录之中。因此在公务员进行审批录用的过程中都是按照最早的登记信息为主。对于入党的信息记载都是根据第六类党团材料来进行记录的，会查看第一类或者第四类职称文件、第九类的职称文件来进行干部任免审批表填写的时间进行记录。对于学历学位的信息记录都是按照第四类学历学位的材料进行核实记录，以第四类学历学位材料中的毕业证和学位证为准。干部的工作经历严格按照第一类履历表，第四类的职称材料进行登记工作的经历是否一致，还应该做好以第九类工资和录用的信息对比，审核是否一致。履历表职称评审材料中记载的工作经历在第九类要有工资变动审批表、劳动合同、任职通知、干部任免审批表等佐证材料，缺少以上材料时需要及时补齐。对于奖惩情况的记录时，应该结合第一类和第四类的资料进行记录，并根据第七类的表彰奖励材料查看是否存在相应的证书，审批表和登记表，还应该结合审核第八类资料中是否存在处分的情况，对于处分材料不健全的情况及时的进行查漏补缺。

（二）档案不齐全

在干部资料管理中发现还存在着档案内容出现空缺的问题，一部分原因是由于干部本身的资料信息填写不完整，对于不是必须填写的项目没有填写或直接留空。例如：不少干部在进行文件的签署时会出现只是进行文件内容的签署，而忘记进行文件的日期填写。另一方面是文件的经办人进行信息的填写时会出现各种漏填或者误填的状况，给予档案的审核带来了一定的负担，同时对于文件的题目以及档案中的相关内容不能进行有序的排列，造成了干部信息资料的混乱记录。同时还存在着手续不完备的现象，并且还会出现资质审查需要盖章的内容没有盖章，因此需要对于这些材料进行严格的筛查，并进行资料的完善后，进行盖章。对于成套的材料，没有进行首尾对接，出现了同一个问题需要多种材料进行反映，并对于同一个问题需要结合多个材料进行研究，并以此来加重了调查、核实、审批的负担，干部管理人员的负担加重，人员不够就会出现头尾不清，资料来源不明以及处理程序不完整的情况。

（三）档案真实性存在疑问

档案资料的管理存在复印件的现象严重，在进行审核中会发现档案中存在复印件的情况，在进行审核的过程中还发现了一些证件没有标注出处，单位盖章不一致的情况，因此需要相关的干部必须出示原件，来确保证件复印件的真实性。档案内容会出现涂改的痕迹，并且一些干部在进行相关资料的填写过程中出现反复涂改的现象，造成了一些材料在进行真实性的鉴定时还需要送至公安机关进行审核鉴定。部分干部还存在着名字不相符，有的出现两个名字，或存在曾用名的现象，但在档案中没有去户口登记部门进行审核变更，对于不能提供材料的干部需要户籍的登记为主。

二、加强干部人事档案管理的规范化

（一）把握源头，前端管理

在进行档案审核的过程中应该做到对于问题的前端进行审核。提升干部人事档案的规范化，最重要的环节是从源头抓起，做得好前端的管理。首先是进行文件源头的把控;另一个是档案环节的源头。首先从文件的来讲，干部人事管理人员应该做到对于文件形成之前就进行严格的把控，结合干部人事档案的要求来明确文件的填写、手续以及格式等。形成完整、字迹清晰，内容完整以及手续完整的材料。认真做好档案的审核，制定的材料符合要求，归档全面的管理规范，保障材料的健全性管理。

（二）统一规划，集中管理

干部人事档案产生于人事活动，并且由人事部门来进行管理，服务于人事部门和组织的工作，因此在进行工作的过程中需要人事档案管理人员做好人事管理和档案管理，做好集中管理的规范化措施。首先应该做好完善的管理制度，做到统一的标准，加强档案制度的建设，是做好人事档案管理工作的前提和保障。其次，是保障干部人事档案管理的物质基础，应该对于干部人事档案配置专门的档案室，专业的档案存放装具，并设置专业的安保措施。因为干部人事檔案存在一定的隐私性和保密性，因此需要档案配备专业的独立空间，建立良好的管理团队，并对于团队的人员进行专业技能的提升，帮助管理人员掌握档案业务知识，又要具备较强的政治素养、保密意识和信息分析能力，还要进行技能的提升，不断地进行进行专业知识的储备。

（三）依托技术，动态管理

人事档案具有一定的动态性，会随着干部的工作变动和工作年限的增加，不断地进行浮动，部人事档案的管理需要能够及时响应、动态管理。应该紧随科技的发展，借助信息化的技术手段构建档案信息数据库，建立办公系统，创设自动整合干部人事档案，对于干部人事信息的动态变化可以快速捕捉到，做到实时动态管理。

综上所述，在从档案审核方面对于干部人事档案的规范化管理时，应该做到针对管理中存在的问题进行及时的核查与了解，并建立专业的管理制度，注重专业人才的培养，实现信息化的管理系统，从而促进干部人事档案工作的良好发展。

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