档案数字化管理的路径和方式研究

熊丹

【摘  要】随着信息时代的到来，档案数字化管理已逐渐深入到人们社会生活的方方面面，在实现档案资源共享、优化档案信息利用、提高档案管理水平等方面发挥了重要作用，并已成为社会发展的必然趋势。文章以此为背景，结合实践经验，从建立数字化档案管理工作系统、建立数字化档案信息数据库、强化数字化管理人才队伍建设等三个方面，全面分析了推进档案数字化管理的有效途径和基本方法。

【关键词】档案;数字化管理;路径;手段

档案是社会各组织、单位发展变化的真实记录，是具有保存价值的原件。数字化档案管理是指利用计算机技术和网络技术，以数字化信息为基础，采用扫描、存档、上传等手段，将各类纸质、声像等传统载体上的档案信息，转换成数字化的档案信息，最终形成档案信息数据库。所以，广大档案工作者要做到与时俱进，在科学的方针政策指导下，积极改进和创新数字化档案管理的途径和方法，实现档案工作的既定目标。

一、建立数字化档案管理系统

推动档案数字化建设，首要任务是建立数字化档案管理系统，使档案工作走上数字化的轨道。一是建立档案部门数字化工作流程，将档案资料收集、整理、传递、存储等工作流程化，实现无纸化、数字化管理，有效提高档案管理效率;二是建立高效的计算机检索、借阅管理、统计系统，方便档案资料的查询和高效利用。

例如，传统的档案管理中存在很多弊端，如查找繁琐、储存不便、数据容易丢失等，这对档案管理的工作影响很多，而数字化管理可以将这些问题一一解决。基于此，档案管理工作者应积极建立数字化档案管理系统，与时俱进，数字化档案管理的系统可依据档案的方向、种类、地区等因素来分类，在系统中设置查找菜单，不仅便于前期的储存，更便于后期的查找。如，在构建数字化档案后，档案管理员可通过硬盘储存数据，将传统纸质档案的“繁琐”转化成数字化的“简易”;在查找档案时，我们可以根据档案的名称、编号或关键词进行检索。

二、建立数字化档案信息数据库

建立数字化档案信息数据库，为档案资源利用者提供快捷、方便的档案资料，是档案资源数字化管理的关键。因此，档案部门和档案管理人员，首先要确定数字化档案信息的来源，保证其完整性，并对档案資料进行分类处理，建立数字化档案基本目录数据库，使档案数字化信息一目了然，从而为用户提供正确的查询方向，提高查询效率。二是根据主要内容和应用对象将档案资料分成若干大专题，建立数字化档案内容专题数据库，构建网络共享平台，实现档案资料的互联共享和共享，使用户能按功能快速查阅和筛选档案资料，提高档案资料的利用率。

例如，数字化档案管理不仅要建立系统，更要建立信息数据库，构建服务型数字化档案管理工作模式。如，档案管理者可以通过信息数据库来完善档案信息，针对社会各界进行服务，在客户来咨询查阅档案时，档案管理者可以从信息数据库中查找信息，客户可以提供姓名或对应编号，通过客户提供的信息进行查阅。这样，笔者通过建立数字化档案信息数据库，提高了档案资料的利用率。

三、加强数字化管理人才队伍建设

数字化管理要求档案工作者具备良好的职业素质和信息素养。所以，一方面要重点引进数字化档案管理的优秀人才，组建一支高素质的数字化档案管理人才队伍，使之充满生机和活力;其次，通过聘请专家、计算机技术人员对档案人员进行专业知识和技能的培训，提高档案人员的信息技术水平;其三，档案人员要树立终身学习的观念，通过不断学习、实践掌握相关的档案管理法规、规章、专业知识，不断提高自身的业务能力、操作技能、信息素养，使档案人员的信息化水平得到提高，从而有效地推动档案管理工作的数字化。

例如，在实行数字化档案管理模式后，档案管理者应与时俱进，不断学习先进的管理经验，基于此，本馆对数字化档案管理人员制定了相关培训，定期为档案管理人员进行业务技能训练。如，每年对档案管理人员进行技能、信息管理等一系列的教学讲座，年底定期对档案管理人员进行评测，通过考核数据为档案管理人员进行打分，这些分数作为业务能力的判定标准。这样，本馆通过加强数字化管理人才队伍建设，推动了档案数字化管理的发展。

四、加强数字化档案安全管理保障

在数字化、信息化发展背景下，电脑病毒的侵入是档案管理部门和管理人员最担心的问题，因为一次病毒的侵入就可能造成数据的丢失与泄露，造成不可估计的损失。只有强化数字化档案安全管理建设，才能灵活应对档案管理过程中，所可能出现的各种信息存储、非法访问等安全问题，为档案数字化管理提供强有力的保障。具体来说，档案部门和管理人员应联合专业技术人员，来建立档案信息生成控制系统、安全检测系统、自动备份系统、自动防病毒立体防御系统，确保档案信息内容的原始性、安全性，明确档案管理和利用的权限，确立安全级别。

例如，档案部门可以让专业技术人员来设立档案安全管理功能系统，还可以将备份文件存放在机械硬盘中，并设置防火墙，当遇到非法入侵时自动锁定程序，检索外来入侵的地址并进行清除，一旦发现有安全隐患，系统就会自动启动，从而有效规避各种安全问题，促进档案数字化管理的安全化。

因此，实现档案数字化管理与建设，是信息化发展的必然趋势，也是实现档案收集、管理与利用优化的重要途径。所以，无论是档案管理部门还是档案工作者，都应该认识到传统档案管理中存在的不足，提高对数字化档案管理工作的重视程度，从建立数字化档案管理工作体系、建立数字化档案信息数据库、加强数字化管理人才队伍建设等方面着手，以促进档案的数字化管理与建设，更好地为社会发展服务。

参考文献：

[1]林美.新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析[J].办公室业务，2021（02）：119-120.

[2]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017，20（05）：175-177.