探析如何进一步推进档案管理工作的规范化

陈琛

摘 要：档案是各项工作发展情况的真实记录，随着经济的进步和社会的发展，档案管理发挥了越来越重要的作用，各个单位对档案管理工作的规范性也越来越看重。为了更加满足新时代的要求，档案管理工作就必须更加规范化、科学化、现代化。本文作者结合自己的实际工作经验，分析了档案管理工作中的困境以后，提出了可行性的档案管理的建议。

关键词：档案;规范性;现代化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 16-0-01

一、引言

档案管理工作的规范化是实现党政事业单位档案管理现代化的重要一环，管理档案工作既要做好硬件设施的建设，同时做好软件工作的规范，如何实现档案工作规范管理，首先从档案的源头环节把关，即做好公文处理工作是实现档案管理工作规范化的重要基础。本文从四大方面探析如何进一步推进档案管理工作的规范化。

二、档案管理工作的重要性

（1） 档案是一种真实性凭证。档案具有法律上的一个效力，记载着工作的历程。档案的类型很多，涵盖纸质版档案、电子版文件以及视频和影音等文件。其具有客观性、公正性的特点，正因为它是一种真实性的凭证，才能一直被保留下来。

（2） 档案是具有重要参考性的资料。档案由于是真实事件的反映，一般具有不可复制的特点，例如音频、视频以及签字的文件，因此档案是具有历史参考价值的。比如煤矿行业中一些关于安全质量问题的文件，具有非常重要的参考性意义，后期被用来作为员工培训的频率非常的高，也可以为后期的相关政策的制定提供非常详细的依据。

（3） 有利于保守秘密。很多单位技术秘密、薪酬秘密或者是其他涉密的事项均会存在一定的档案，如果档案管理工作不完善，就会导致涉密文件的缺失，甚至会导致涉密文件的丢失，造成工作上的秘密泄露，尤其是涉及财务、采购价格以及薪酬等方面的秘密泄露，会给各项工作的开展带来不可估量的损失。

三、档案管理工作目前存在的问题以及原因

我国的档案管理工作虽然存在已久，各单位在工作开展中也对档案管理工作付诸了很多的精力，力求将档案管理工作做的规范化和科学化。然而现阶段，很多单位的档案管理开展的并不到位，存在很多问题。

（1） 档案不完整。很多档案保留不完整，存在着严重的缺失的现象，部分原因可能是遗留下来的原始档案不完善，另一部分原因是档案管理的过程中存在丢失的现象，导致档案资料提供的可参考性不强。

（2） 档案管理混乱。很多单位的档案在存档的过程中分类不清晰，没有档案索引，杂乱无章，显得异常混乱，导致了查找档案需要耗费很多的时间和精力。同时还存在着档案保管不善，导致很多珍贵的影音文件的损坏，或者是纸质版文件污染毁坏，导致文件无法正常使用。

（3） 档案管理不规范。对于一些对档案管理比较看重的单位来说，虽然有一定的规章制度，但是规定的档案存档和使用流程过于复杂，或者是并不科学合理，导致很多人产生了排斥心理，不利于工作效率的提高。

四、档案管理不规范的原因分析

（1） 对档案管理的重视程度还不够。档案管理工作和其他的工作存在明显的不同，最大的差异就是档案管理工作的效益性并不明显，时效性也比较长，因此很多单位对档案管理工作的重视程度不够，甚至很多单位没有设置指定的档案存档的地方。

（2） 档案管理专业度远遠不够。档案管理工作的规范开展对从业人员具有一定的专业要求，然而很多单位并没有相关的人才，甚至没有专业的档案管理人员，一般都是部门的内勤员工在担任，这些人也没有接受过专业的档案管理培训，不具有专业的档案管理水平。

（3） 档案管理规范性制度不全。由于单位对档案管理工作的忽视，导致档案管理的相关规范性文件缺失或者说并不完善，包含操作流程、文件分类以及对涉密文件的管理等等，由于档案管理制度的缺失或者是形式化，导致单位的档案管理工作无据可依。

五、进一步推进档案管理工作的规范化的建议

（1） 提高对档案管理工作的重视程度。各单位要加强对档案管理工作的重视，要将档案管理工作当作重点工作来抓。通过上级领导的重视，带动基层的工作人员，形成合力，共同推进单位档案管理工作的开展。

（2） 提高档案管理人员的专业能力。单位最好设置专业的档案管理员，实行档案的统一规划和管理，如果单位无法实现专人专管的档案管理方案，可以提高所有档案参与人员的能力，以培训学习等方式组织档案涉及人员进行集体学习，对学习的效果进行监督反馈，并将档案管理的水平纳入考核之中。

（3） 制定规范化档案管理制度。为了让档案管理工作有据可依，单位应该针对档案管理方面的工作细节制定相应的规范性文件，包含但不限于档案分类方法、档案归档流程、涉密档案的保密处理以及作废档案的销毁处理等方面。制度下发以后，定期地对各部门的档案整理情况进行监督审核，保证档案管理工作严格按照规章制度开展，不打折扣。

六、结束语

综上所述，进一步强化档案管理工作的规范性、科学性是时代的要求，也是各项工作稳步推进的有效保障。因此，各单位要加强对档案管理工作的重视，进一步细化档案管理的流程，为其配备专业的工作人员，努力让档案管理工作发挥出更大的效应。

参考文献：

[1]厉丹.加强对党员的思想教育做好人事档案整理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（12）.