钉钉平台在研究所日常管理工作中的应用浅析

摘 要 随着信息技术的发展，移动通信越来越便捷，无线网络的覆盖范围也越来越广，移动办公成为社会发展的潮流。通过钉钉平台，研究所可以加速单位日常管理工作的信息化进程，充分利用计算机和现代通信手段向科研管理服务，建立单位内部信息交流的快速通道，实现信息资源共享，强化部门业务管理，加强各业务部门之间的沟通，加快单位内部信息的上传下达，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及科研人员提供辅助办公和决策服务。

关键词 钉钉平台;信息化;协同办公

随着信息技术和网络技术的不断发展，移动办公摆脱了传统办公地点和办公时间的限制，工作人员随时随地利用手机来处理办公事项。这种方式有效地实现了研究所办公的信息化和协同化，从而大幅度地提高了研究所的办公效率和管理质量，节省了日常办公成本。

1研究所目前日常管理存在的问题

（1）信息反馈不及时，表现在沟通与反馈无法互动，信息在传递过程中存在大量失真、丢失、延误，领导层无法及时、准确了解一线员工的思想动态和工作进展。

（2）工作流程烦琐，多余中间环节造成大量重复工作，效率低下，推诿、越权、拖延、随意现象严重，管理不可控、事后不可查，各种信息、文档无法及时共享，工作的沟通和进度管理混乱[1]。

2钉钉软件在研究所日常管理工作中的应用

“钉钉”作为一款移动办公软件，免费且支持不同客户端使用，例如ios 系统、安卓系统等，“钉钉”解决了传统办公管理系统不能跨越平台使用的问题，为研究所节约了开发办公系统的费用以及后期维护的成本。

2.1 研究所通讯录

钉钉通讯录是一个职工信息库，每个职工的所属部门和相关信息都在上面，包括职工姓名、所在处室、工作岗位、个人邮箱、个人主页、联系电话、工作状态等。同时，研究所的组织架构和部门信息也可以便捷查询，比如部门领导信息，部门人数等。无论是领导还是职工都可以及时准确地查询自己权限范围内的信息和数据，极大地方便了同事之间沟通交流，方便了日常管理工作的展开。

2.2 研究所协同办公

职工可以通过钉钉平台实现语音、图片、文字、视频等方式即时沟通，而且无须单独添加好友，只需要快速通过通讯录找到需要联系的人就能进行沟通。

在日常管理工作中，管理人员为了让通知快速传达，通过QQ 群、微信群等发送群体消息，可发出去并不知道谁看到了，谁没看到，因此给管理工作带来了极大的困扰。钉钉的“DING”消息功能可以让发布者准确及时查看信息或者通知的状态，只要群发消息，发布者能查看信息发布后收到信息已读和未读人的条数，可以看到对方是“已读”还是“未读”状态，谁收到了谁没收到一目了然。如果对方一直显示消息“未读”，可以通过“Ding一下”模块，利用短信或电话提醒功能提醒对方查收信息。DING消息便于研究所将重要文件、会议通知、紧急事件等消息及时通知给全体职工，提高了群发消息的有效性，确保通知到位，从而节省了时间，最终提升研究所的整体工作效率[2]。

2.3“钉钉”软件实现智能考勤

传统的考勤方式大多由部门内部指定专人进行纸质统计的方式进行，这种统计方式不仅占用了正常的上班时间，而且存在职工代替签到的情况。而“钉钉”软件则实现了智能化考勤管理。通过钉钉软件自带的考勤打卡功能，实现对职工工作时间上下班的考勤打卡进行统计。

钉钉打卡采取手机定位功能，打卡必须在指定区域如办公区，职工进入该区域后系统会自动提示定位地点，打卡时间设定为上班到岗时间和下班离岗时间，打卡成功后会收到系统反馈信息。离开办公区域的考勤打卡为外勤，应有请假、公务外出或出差等审批手续说明外勤原因，如无正当理由视为异常考勤。如果忘记打卡可以申请补卡，但要經过部门领导审核通过后才能通过。人事部门管理人员可以通过系统的后台统计数据，十分方便就能按照要求自动生成周报表、月报表、多维度统计报表等，极大的方便统计职工出勤情况。

2.4 通达审批

通达审批主要用于研究所部分工作的在线审批及送阅，包括用印、请假、出差、租车申请，以及公文流转等流程。审批流程可根据具体工作规定和要求进行设计和调整。譬如钉钉请假的可以做到智能请假、分级审批的方式、保留请假记录和请假材料、有效控制请假作弊状况。

2.5 钉盘与文档

钉盘与文档主要用于存储个人文件、发布公共文件及共享文件。在研究所的日常办公中，有大量的文件和表格需要存储，分级别存储能够方便、快速找到所需文件，提高了研究所文件资源使用的便捷性，减少了职工的工作量。

钉盘可以创建个人文件夹，保存那些与个人工作相关的文件，当然也可以上传生活相关的文件;创建内部“共享文件夹”，是由指定职工上传，向特定或全体职工共享的文件，主要是会议纪要、常用表格、工作经验等，所上传的文件失去使用价值时应及时删除，或经管理员提醒后及时删除。管理员在收到其他人员举报或所领导指示后，可直接删除[3]。

3结束语

研究所通过钉钉平台的应用实现了日常工作的信息化管理，通过整合内部资源，规范工作流程，促进信息化管理水平的提高，减少了职工工作量，提高了职工工作效率。随着平台使用的推进，将继续完善扩展应用，设计实现出更实用、强大、符合管理工作的功能，以满足实际工作的需要，从而提升研究所核心竞争力。

参考文献

[1] 刘立成.高校辅导员巧用“钉钉”提高管理效率探研[J].成才之路，2018（22）：9.

[2] 包靓，赵旭斌，王飞非.基于钉钉平台的高职院校学生管理应用探索与实践：以金华职业技术学院建筑工程学院为例[J].金华职业技术学院学报，2019（1）：10-14.

[3] 朱宇航.新时代高校大学生管理工作的新途径：基于“钉钉”的运用[J].福建师大福清分校学报，2018（3）：70-73.

作者简介：

汪开卷（1983-），男，北京人;毕业院校：中国农业科学院研究生院，专业：农业信息化，学历：硕士研究生，现就职单位：中国农业科学院植物保护研究所，研究方向：信息化管理。