大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析

刘彦

摘 要：档案作为人员信息和各种实践活动的真实记录，历史性和真实性是档案最显著的特征，对于事业单位而言，档案可以直接反映单位的发展历程，同时在档案中还蕴含自身发展过程中的经济和社会发展情况。另外，档案信息是社会的映射，同时也是一个单位和政府政策的参考依据。作为社会服务组织，事业单位档案管理是至关重要的，在社会高速发展的同时，事业单位档案管理压力也在增加。现阶段信息化是社会发展的大趋势，事业单位为了管理好档案资料，要坚持与时俱进，借助各种先进的信息化技术，实现档案管理的信息化、数字化，助推事业单位稳健长远发展。

关键词：大数据;事业单位;档案管理

引言：随着信息技术的不断发展，使得事业单位应用信息化来管理档案成为可能，事业单位应该顺应时代发展要求，不断更新档案管理模式，促进档案管理工作的进步，以此提高本单位工作效率。现阶段，在事业单位档案管理信息化建设仍存在一些问题，本文就档案管理中存在的问题，具体阐述如何提升档案管理信息化建设。

一、行政事业单位人事档案管理规范化的意义

做好行政事业单位人事档案管理工作主要有以下两个方面的作用：一是为行政事业单位日常管理工作提供资料，人事档案涉及的内容相对较多，可以为行政事业单位各项活动提供参考，比如绩效考核、职工培训、社保办理等，通过对人事档案资料进行有效分析，为日常管理工作的开展提供原始材料，确保行政事业单位管理工作的正常开展。二是为队伍建设提供依据，人事档案管理是队伍建设的重要手段，构建一支能力突出、结构合理的员工队伍，这是行政事业单位人事档案管理的最主要工作。在人事档案管理分析的基础上，能够深入挖掘职工更多的资料，为职工岗位调整、晋升等提供有效的参考，确保人才队伍建设的健康发展。

二、当前事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理重视力度不足。

众所周知，在事业单位档案管理中，档案管理各项工作是否能够有序开展，关键在于领导干部的重视程度。现阶段，很大一部分事业单位领导干部没有从思想意识上认识到档案管理的重要性，缺乏完善健全的档案管理制度。事业单位更多的是将人才培养作为工作的重点，忽视了档案管理。档案管理与事业单位职工的利益是息息相关的，档案管理直接关系到整个单位的稳健长远发展。因此，事业单位领导干部要从思想意识上重视档案管理，做好档案管理工作，为事业单位的可持续发展提供有效支持。

（二）缺乏专业档案管理人员。

档案管理工作的质量和成效直接受档案管理人员专业能力和综合素养的影响，在当前事业单位中，由于不重视对档案管理人员的培训教育，加之在岗档案管理人员通常是40-50岁之间，他们没有接受过系统化、专业化的训练，自然无法满足信息时代档案管理信息化建设的需要。另外，部分档案管理人员在具体的档案管理工作中，工作态度不认真，无法严格根据相关规章制度来开展工作，这样档案管理工作就缺乏规范性，存在诸多的不足和缺陷问题，导致档案管理工作效率和质量受到严重影响，无法发挥应有的作用，无法为事业单位科学决策和管理提供强有力的依据。

（三）档案管理工作人员素质低下。

一些事业单位档案信息化建设中缺乏专业人才，且对相关工作人员培训力度不够，导致档案管理工作人员素质低下，且由于领导的不重视，在工作人员的培训上投入较少。大多数事业单位档案管理工作人员不是专业的，而是从其他工作岗位上抽调来的，这些工作人员缺乏专业的知识技能，对于信息技术和网络技术的接受能力和学习能力较差，无法灵活运用新档案信息化管理，从而影响档案管理信息化建设的发展。

（四）重视程度不足。

总体而言，许多行政办公室没有充分注意人力资源管理，在财政资源和工作人员费用方面都严重不足。虽然一些单位引进了新的文件管理软件系统，但在输入文件方面取得了一些进展，但由于人力资源管理行政办公室知识不足，总体文件管理受到严重限制，速度放慢。有些员工只是假设文件管理是将相关数据存储在计算机上，这是一个很大的错误。其他人通常很忙，人力资源管理处于边缘地位，缺乏财政、技术和技术支助，例如b .设备不足、人员配备不足、资金不足等影响到行政单位人力资源管理的正常运作。

三、行政事业单位人事档案管理规范化水平提升的策略

（一）树立科学的发展规划。

伴随着网络技术和信息技术的推广，行政单位人力资源简况的构建是进一步发展的必要趋势，企业管理人员必须充分认识到档案管理、适应时代发展趋势、制定档案信息建设科学计划的重要性。但是，基于信息的文件管理设置不是盲目的和可控的。为确保工作符合该股的基本要求，必须确定数据管理的短期和长期目标，以确保有序和适当地编制文件管理信息。

（二）完善技术与设备，让档案资源的共享水平更高

落实档案管理工作时，必须对办公室自动化水平进行科学调控，因为传统的档案信息管理模式在进行自动化转变时，每个时期的转变水平不同，因此工作运行管理上就必须及时做出调整，保证在这个时期工作运行效率是最高的、档案信息的作用是最大的。档案信息的价值与使用水平会随着自动化运行模式应用与软硬件设备的完善而大幅提升，所以，事业单位的工作人员此时就应注重对档案信息价值的开发与共享。同时，系统化的档案信息管理让资源共享工作的落实更加简单，无论是事业单位的各个部门还是事业单位与事业单位之间，都可以依托信息技术进行信息资源的共享甚至是融合发展。对于档案信息的使用人来说也是一种使用方式与信息共享上的升级，因为档案信息的翻阅与使用将更加快捷与简便，档案信息的使用者甚至不需要得到事业单位工作人员的指导，直接根据服务系统的指示自助式的使用信息即可。这种档案信息价值发挥与使用上的模式升级，也让档案管理工作的开展质量水平更高，缩减了岗位设置，节省了大量的人力与物力，对事业单位来说等于是在开源节流。网络技术的不断普及与高效发展，事业单位的档案信息管理工作不仅纵向上的服务水平更高，横向上，各项工作的细致程度也将更高，如档案信息的检索与分类，档案信息的传输与共享速度将更高，这也让档案的信息价值更高，同时可以通过深度挖掘对信息的价值进行开发。与此同时，信息技术与硬件设施的结合，增强了系统对档案信息的存储能力。

结束语：在档案信息的管理与应用上进行办公自动化转变与升级，对于事业单位发展来说有很强的促进、升级作用，对档案信息的管理工作人员来说，可以从繁重的信息收集、整理、存档工作中解脱出来，对档案信息的生成者与使用者来说，可以享受到更好的档案信息使用服务，提升了办事的效率。因此，无论是哪个角度来看，档案管理工作的辦公自动化都是百利而无一害的，值得大范围推广与使用。

参考文献：

[1]喻艳君.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2020（01）：67+69.

[2]刘伟.事业单位档案管理及服务效率提升策略研究[J].传播力研究，2019，3（33）：298.

[3]于艳飞.大数据背景下档案管理价值提升策略研究[J].才智，2019（32）：204.

[4]刘洪宇.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中外企业家，2019（30）：101.

[5]赵锦秀.试论事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2019（18）：95.