夯实档案管理 服务公司发展

文/刘小艳

面对新公司、新特点，凉水井矿业公司领导班子认识到档案管理工作起步晚制约公司发展的现实，因此极为重视档案管理工作，努力开创档案管理工作的新局面。尤其是新领导班子成立以来，将“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的档案管理工作正在向更高层次进发

众所周知，公司要发展、要办好，抓好管理这一基础工作非常必要。而在诸多项管理工作中，档案管理甚为重要、不可或缺。凉水井矿业公司自身建设与发展的实践表明，档案管理是基础，档案利用是目的，如何做好档案“管理”与“利用”这篇大文章，作为公司创新发展的动力，确实是公司发展与进步的经验之谈。回顾公司建设与发展的15年历程，档案见证了公司成长的点点滴滴，记录了工程建设、公司发展的每一步。由此可见，夯实档案管理，方能更好地服务公司发展。

一、档案管理工作滞后制约了公司的发展

神木汇森凉水井矿业有限责任公司以下简称(凉水井矿业公司)是陕西汇森煤业开发有限责任公司（陕西能源集团有限公司控股）、中国神华煤制油化工有限公司和神木县国有资产运营公司共同出资组建的一家现代化国有大型煤炭企业。矿井于2005年3月开工建设，2008年8月投入联合试运转，2009年4月通过项目竣工验收，正式投入生产。由多家出资组建的大型公司，如何强化管理，统一协调发展，是公司首当其冲遇到的一大问题，而档案管理工作的滞后势必制约公司的发展。公司的档案管理工作遇到的突出问题在于：

其一，公司档案工作起步晚，难以适应公司的快速发展步伐。随着公司的快速发展，起步较晚的档案管理工作滞后，已不能适应生产建设的客观需求。主要表现为：一些单位、部门对档案管理的重要作用认识不够，未建立健全档案工作体系，甚至尚未明确档案分管领导，尚未明确设置专兼职档案员，不能形成有效的档案管控机制，更是缺少规范的档案管理规章制度。这些问题的存在，严重制约了利用档案服务企业发展的效果。

其二，归档不及时，档案资源不能很好地利用。诸如，公司相关业务部门所形成、经办、经手的资料长期存放、积压在本部门，未能及时归档，检索利用不便捷，严重影响工作效率；由于资料不能及时归档，存在档案资料丢失的风险；此外，相关文件收集不全，甚至可能导致项目无法顺利通过竣工验收。凡此种种不利因素影响，制约了档案资源服务企业发展的效果。

二、夯实档案管理采取六大举措

面对新公司、新特点，凉水井矿业公司领导班子认识到档案管理工作起步晚制约公司发展的现实，极为重视档案管理工作，努力开创档案管理工作的新局面。尤其是新领导班子成立以来，将“管理”要求提到前所未有的新高度，公司的档案管理工作正在向更高层次进发。

近些年来，公司档案围绕“管理”与“利用”主线不断创新，主要采取了六大举措：

举措之一：加强组织领导，健全工作机制。凉水井矿业公司高度重视档案建设，实行“公司集中统一管理、部门分级负责、专兼职档案人员协作”的管理模式，由公司副总经理兼总工程师分管档案工作，形成公司主要负责人亲自挂帅，档案室负责具体执行落实档案工作各环节，对公司范围内的所有档案资料进行集中统一管理，同时监督指导各部门规范档案资料的收集、整理工作。公司各部门都明确有档案工作负责人和兼职档案人员，负责本部门档案资料的收集整理，目前档案室有专职档案员2名，兼职档案员14名。

随着公司的不断发展，档案管理工作也在日趋完善。公司不断建立健全档案管理体制，完善档案管理网络，对公司范围内各种门类、各种载体的档案进行集中统一管理，并将档案管理工作纳入到了公司战略发展规划，纳入到了公司年度月度工作目标考核，纳入到了领导工作议事日程，纳入到了相关各岗位职责。融入进了公司成长的每一步，使档案管理工作成为公司发展不可缺少的一部分。

举措之二：建立规章制度，健全管理规范。针对档案管理基础薄弱现状，公司领导多次召开专门会议，协调解决档案管理中存在的问题，先后制定了《档案管理制度》《文件材料归档范围及保管期限表》《档案借阅制度》《档案保密制度》《电子文件归档管理制度》《档案保管突发事件应急预案》等制度，并且根据矿井实际不断修改完善，以此规范档案管理行为，提高了公司档案工作的规范化、有序化和科学化。

举措之三：加强库房建设，创建良好的保管条件。公司建立了档案办公室、库房、阅览室，并且做到了三分开，同时又与打印、复印、扫描互为一体、分别管理的档案专用场所。配备了档案密集柜、防磁柜、底图柜、目录柜、空调、电脑、复印机、加湿器、碎纸机、扫描仪等多种设施设备。

面对公司所处“陕北山区，气候干燥、紫外线强、多风沙，对档案的保管条件要求较高”的特点，为了达到档案库房“八防”要求，公司采取有效措施，专门订做了防紫外线窗帘，门窗加密封条、防护网，安装了空调机，配备了防磁柜、加湿器、温湿度计、吸尘器、防虫防鼠药、灭火器等设施物品，有效地调节了档案库房温湿度，防止了紫外线、有害微生物及沙尘等的侵入，使档案工作完全符合“八防”的要求。同时，本着安全第一的原则，专门制定了《档案安全检查制度》《档案工作突发应急预案》等制度，每天坚持上下班对库房进行全面检查，以做到账物相符，对于库房配备使用的灭火器、防虫防鼠药等也定期检查及时更换。通过设施设备的全面配备、安全防范及检查制度的建立和规范，档案的实体安全和信息安全得到了有效保障。

举措之四：加强培训指导，做好档案管理工作。公司每年安排专职档案员参加省、市档案局举办的档案业务培训；还邀请省、市档案局专家进行档案管理培训，积极到上级单位、同行单位及兄弟单位观摩学习取经；在日常档案管理工作当中，公司分管领导时常亲自检查、督促工作开展情况，每周定期听取档案工作汇报，协调解决档案工作中遇到的困难和问题，要求档案工作做到有计划、有总结，并将工作完成情况与档案人员绩效挂钩。档案室将档案工作作为部门最重要的工作职责之一，具体指导、协调档案业务工作的各环节，理顺和完善档案工作各类管理制度，安排档案人员参与公司发展规划、工程项目招投标、工程竣工验收等公司重大经营管理活动，为后期档案工作奠定了基础。

举措之五：强化工作落实，加强档案资料管控。公司为加强项目档案工作的落实，多次召开会议研究部署，并下发文件，要求严格按照对工程资料进行收集、整理，确保收集完整准确，公司采取多项措施，出台资料收集控制措施，坚决落实档案工作“四同步”“四参加”原则。在工程招投标及签订合同时就将档案收集列为专门条款，与工程建设程序一并执行；每个单位工程开工前，向各施工单位明确工程资料收集要求；工程竣工验收时，经档案室对工程资料的完整程度和质量进行验收并签字确认后，方能进行财务结算。在合同中，明确了施工资料及竣工图移交的套数和竣工图编制要求。明确了竣工图电子版移交要求及违约责任。明确规定施工单位在工程竣工验收后45天内，必须向档案室移交工程资料，不能按时移交资料的进行罚款，移交的资料不完整、不准确、竣工图修改不到位的，应在15天内进行补充完善，由于监理单位失职或监督不严的罚监理单位，公司工程项目负责人对工程资料复审不负责任罚工程项目负责人。把资料形成不规范、不准确、收集不合格、不完整的不良状况消灭在萌芽状态。

公司按照编制单位自检、监理人员审查、现场施工负责单位及建设单位档案人员审查，谁审查谁签字，对案卷质量逐卷进行检查把关，对存在的问题逐项提出并限定时间整改，整改完毕经建设单位确认后方可办理交接手续。

同时，我们要求各部门建立了各自的文件收发文登记簿，由兼职档案员对本部门所涉文件全部登记在册，纳入管控。避免档案资料流失和损毁。

举措之六：深化服务利用，积极开展档案编研工作。档案编研工作是档案管理的一项基础性工作，也是档案部门主动提供利用的重要方式之一。为了更好地服务于公司各项工作，有效发挥室藏档案的作用，公司利用档案资源，针对各部门利用率较高的文件资料，汇集编写了大事记、全宗介绍、历任领导任职与人事任命文件、规章制度、前期文件、合同、招投标文件、股东会、董事会文件汇编等20余种。这些编研资料很好地发挥了档案的可追溯性，更方便各部门查询借阅，为企业的决策、经营、生产、基建等方面提供了客观准确的信息和依据。

同时，档案管理工作还积极参与到公司安评、消防验收、水土保持验收、竣工审计、竣工验收等各项重大活动及部门工作之中，针对专题内容和部门需求提供了大量的档案借阅、查询、汇总及辅助性工作。各类档案累计利用上万次。通过各项档案利用服务，充分发挥了档案的利用效果，为工程建设和生产经营的顺利开展提供了有效的保障。