信息时代事业单位档案管理创新分析

刘冉冉

摘 要：随着我国经济与科技的发展，信息技术已经逐渐进入人们的生产与生活。然而，部分事业单位仍然采取传统的档案管理方式与制度，事业单位的档案管理信息化建设停滞不前。为使事业单位的档案管理工作跟上时代的脚步，要对档案管理的录入、保存、制度与方式进行创新，以解决档案录入载体单一、弥补档案管理制度缺陷、创新档案管理方式，为事业单位档案管理信息化建设提出相关创新措施，使事业单位的档案能够得到合理应用，管理工作发挥应有的作用与功能，更好地促进事业单位档案管理工作的创新性发展。本文将指出事业单位档案管理中出现的问题，然后从问题入手，对其管理提出创新性策略，为相关单位工作者提出相关建议。

关键词：信息时代;事业单位;档案管理;创新;工作改革

一、引言

在信息化时代，档案是重要资源之一，所以其管理建设更要加快脚步。对于档案的管理，只有更加科学合理地录入与保存，然后充分利用，才能发挥出档案的重要价值。然而，事业单位中还存在一些传统的档案管理模式，占用了大量的时间、空间和人力，效率比较低下，无法适应信息时代的快速发展。只有对事业单位的档案管理工作进行创新，对档案管理建设工作进行完善，才能实现事业单位档案的科学管理与充分应用。

二、信息时代事业单位档案管理现存问题

（一）档案录入载体不科学

近期，档案录入与保存逐渐从原来的纸质版转变为现在的信息化版，但是在此过程中消耗的人力、物力不容小觑，档案的移动与更新程序仍然不简易。尤其是一些工程的档案数据，信息化的资料反而不如紙质版的资料一目了然。在一些工程类的事业单位，他们更喜欢和更习惯调用一些纸质版的档案数据，这就使得相应载体的更新变得多此一举。与其相对的是，一些经济不发达的地区还是采用纸质数据进行档案的录入与保存，巨大的工作量使得档案管理人员麻木，不仅效率低下，还不能够科学快速地调动档案。这两种情况使得数字化档案的实际利用率降低，没有实现数字化档案真正的价值和功能。

（二）档案管理制度有缺陷

目前为止，我国事业单位档案管理制度还比较落后，工作的程序较为烦琐，执行力度较小。同时，我国各事业单位所制定的档案管理制度几乎都是遵照统一标准，根本没有考虑到自己单位与其他单位档案管理的差异性，管理制度没有针对性很容易影响管理效率。当档案管理制度没有具体问题具体分析时，档案管理人员工作时也会产生惯性思维。再加上管理制度中对于监督没有明确要求，也会使得某些管理工作人员失去工作原则，使得事业单位的某些档案资料流失，损害事业单位的名誉与外在形象。

（三）档案管理方式单一

事业单位很容易出现的现象就是喜欢按部就班、故步自封的工作，缺乏创新性。在实际工作过程中，事业单位本身就很少给予相关工作人员创新的机会，也没有对档案管理工作的创新给予鼓励，使得相关工作人员缺乏创新意识，没有进取心，只是单纯完成档案管理的工作任务。与此同时，事业单位的创新型人才引进不足，也会导致员工队伍的创新意识较差，降低档案管理工作人的工作热情和工作效率。

三、信息时代事业单位档案管理的创新策略

（一）档案录入和保存的创新

随着市场经济的发展与科技的进步，各个单位引入并开始使用信息化技术与设备，事业单位的档案也可以由原来的纸质档案逐渐转化为现在的信息化资源，在档案管理中加入网络，让档案资源能够实时进行网络信息化互通。同时，信息技术的使用可以实现档案的信息化管理。把档案信息的录入权力交到事业单位员工的手中，在一定的期限内，让他们自己完善档案的录入，通过网站或者云平台的方式上传档案，然后档案管理人员通过信息化手段为他们进行再次核实，核实无误后进行后台信息化保存，这样既可以节省人工录入的时间，还可以减少资源的消耗。在云端存储的档案信息可以长时间无损耗的保存，节省了存放纸质档案的实际空间。在云平台上保存档案也可以使得档案的调动更加方便快捷，简单的复制拷贝就可以原封不动地查询与提取档案。在档案管理过程中，工作人员只需定期规整检测存储硬盘。这样的信息化管理使得档案的录入与保存的消耗与损坏率降到最低，还提高了档案的使用效率。

（二）档案管理制度的创新

事业单位档案管理的工作量较大，工作内容也比较繁杂，所以要创新管理制度。要建立完善的档案管理工作制度，加强管理的规范性与权威性，对所有的档案进行统一管理，建立独立的档案管理系统，对档案进行编制归档，建立相关档案之间的关系链。此外，要加强档案平台的搜索功能与高级搜索能力，添加相应的关键词和条件搜索等字条，致力于档案快捷方便地使用和调动。事业单位的公开档案要放开调查权限，在平台设置为所有人可看。事业单位的员工个人档案要约束调查权限，在平台设置为仅本人可看或者密码验证可看。对事业单位的档案设置权限，可以有效防止员工的个人信息泄露。信息化时代，信息传播的速度远超过人们的想象，所以保护相关的信息资源很重要，这是对自己工作负责，也是对其他员工负责。一定要严格要求档案管理人员，创设独立的监督部门，监督与考核每个管理工作人员的工作。同时，把工作责任下发到个人，实施个人承包责任制，以免发生信息泄露事件。一旦发生信息泄露事件，将责任具体到个人。目前为止，我国的信息化建设对于个人信息的保护很好，外卖、快递、运营商都有泄露客户信息的情况，所以，事业单位档案管理制度创新的过程中也要加强对管理工作人员的约束，防止重要工作资源与档案泄露，以免给事业单位的工作人员造成不必要的影响。

（三）档案管理服务的创新

要想提高在信息化时代创新事业单位的档案管理服务，就要实现档案管理一体化。第一，引进先进的专业化人才，提高整体档案管理队伍的专业素养。加强对工作人员的专业培训，让工作人员具备相应的专业知识、信息技术水平和掌握正确的管理方式。在培训过程中，加大考核力度，对表现良好的员工进行奖励，激发员工的学习积极性。此外，要培养档案管理工作人员的沟通管理能力，让他们能够与其他部门人员进行良好的沟通与交流，更好地开展档案管理工作。

第二，档案管理人员要在专业化的基础上进行创新性的实践活动。学会使用相关管理工具，开发相关管理手段，梳理繁杂的档案，构建档案信息之间的联系，提高档案信息的利用率。通过对档案信息的整理，将零散的信息化资源进行整合，这样会使员工或其他人员調动档案时得到更加全面的信息，一定程度上提高档案信息的使用效率。在事业单位，档案涉及很多人的利益，所以进行档案管理时一定要细化管理。要对档案进行规整的分类整理，体现档案的价值，从而提升档案管理服务水平。还要积极听取各方的意见与建议，及时改进档案的信息化管理服务，提升资源的利用率。

四、结语

对于信息化时代的事业单位发展来说，档案管理工作的创新至关重要。相关部门要加强对档案管理工作的创新，引进先进的专业化管理人员，做好老员工的培训，培养档案管理工作人员的创新意识与专业素质，做好档案的录入与保存，对员工个人档案进行加密处理，维护好相关存储平台的建设。相关部门要制定完善的档案管理制度，约束与监督档案管理工作人员，保护好个人档案，防止泄露，同时建立独立的管理系统，完善系统设置，提升信息化档案资源的使用和调动率。只有更好地体现档案的价值，提升管理服务水平，对档案进行细化管理，运用信息化手段对档案进行信息化处理与分类，才能实现档案管理一体化，进而通过一系列的创新促进事业单位档案管理工作的发展与完善。

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