新形势下办公室工作岗位职能研究

李虎

摘 要：在新形势下，办公室的管理工作也应相应调整，紧跟时代的步伐，采取各种措施解决出现的问题，努力使管理工作与时俱进。对此，分析和研究新形势下办公室工作岗位职能具有极其重要的现实意义。

关键词：办公室;工作;岗位职能

1新形势下办公室工作存在的问题

1.1信息与沟通不足，对市场形势和科研生产问题反应迟缓。未建立系统、有效的信息传递与沟通机制，信息传递的及时性和准确性受限，尤其是对用户、上级、竞争对手的相关动态掌握不足，未在领导层进行足够的信息分享，致使对市场反应速度慢。各项目队伍间信息传递不及时、不畅通，同类质量、进度等问题反复发生。各部门间沟通不足，切断了各项工作间的内在联系，政出多门，为一线增加了负担。

1.2决策支持不足，对关系研究所发展的重大事项缺乏专业建议。在领导层对关系研究所发展的重大事项或关系员工切身利益的事项进行决策时，受限于业务分工和专业能力，不能为领导提供足够的专业建议，致使所领导不得不将大量的时间用于决策前的讨论，或不得不接受机关的建议，即造成了时间的浪费，也可能会为和谐稳定大局埋下隐患。

1.3督促检查不足，待办事项督办困难且考核不闭环。重要会议或领导交办的待办事项难以推动甚至无法落实现象时有出现，不但影响了所级会议决定和领导的权威性和公信力，更阻碍了待办事项的推进落实。同时因级别所限并缺乏必要的考核奖惩权限，面对消极甚至拒绝落实待办事项的现象经常无能为力。

2事业单位办公室管理职能的重要性

2.1缓解单位内部矛盾。单位各项工作大多并行推进，涉及到的人员也较为复杂，需要服务意识较高的工作人员来进行单位的管理协调，保证行政事务稳定发展，改善部门的摩擦问题，实现各个部门的有效沟通，进而提升单位的整体工作效率。

2.2保证单位外部关系环境稳定。市场经济不断发展，单位之间的竞争也愈发强烈，因此构建和谐稳定的外部关系也成为了各单位稳定发展的基础。办公室人员的服务意识是创建外部和谐关系的基础，管理人员应该充分发挥上传下达的作用，维持好各个单位之间的关系，平衡利益损失，合理调整外协策略，保证单位之间可持续的协调合作。

2.3提高办公室内部的整体效率。办公室作为基础的管理协调部门，应该以协调服务为主，管理人员要充分了解公司的未来发展方向，统一目标，提高整体工作效率，顺利推进工作。要尽量减少和化解内部矛盾，配合运转部门和监管部门及时疏导，确保内部稳定运行。

3新形势下提高事业单位办公室水平的相应措施

3.1激发员工学习积极性，提升员工业务综合素质水平。在单位的发展过程中，一定要加强办公室工作人员对政治理论等方面知识的学习，从而有效提升工作人员对于政治的敏感度。单位可以组织相关工作人员进行定期学习，从而促进员工对习近平总书记重要思想以及国家政策的认识，党的十八大以来，重点强调经济建设，把市场在资源配置中的“基础性作用”修改为“决定性作用”，重视每一位员工的切实利益，从根本上保障办公室員工能够用先进的知识以及思想武装头脑，对于自身存在的不足努力开发新方法，有效完善自身的不足之处，在实际的工作过程中将党的重要方针、思想、路线以及政策更好地与工作相结合，实时关注政策的改变，判断国家发展形势以及方向并且有效地结合自身工作，从而促进单位更好发展。

3.2转变相关工作人员的服务意识。在单位的实际发展过程中，一定要重视员工工作意识的转变，在一个单位的发展中，想要提升员工的工作水平就一定要促进员工意识的转变，可以说意识的转变是工作水平提高的前提条件之一，如果想要提升办公室员工的服务意识可以从以下三方面进行：1.相关工作人员应该树立大局意识。着眼于整个单位的整体利益，有效防范个体利益的出现，避免出现部门本位主义，对于单位的工作一定要认真准确完成，为单位大局服务，有效保障各项工作有序高效进行，促进单位快速运转。2.相关工作人员应该不断树立自身的创新意识，从而有效对自身的工作方式以及手段进行创新，对于那些陈旧的规则以及思维要敢于摒弃，勇于打破旧模式的束缚，创新自身的思想，用新的思想以及方式去开展工作，进而有效提升自身的工作效率，促进单位的发展。3.相关工作人员应该不断提升自身的工作效率。对于上级布置的任务以及工作一定要快速保质保量完成，今日的事情今日完成，杜绝办事拖拉的现象出现，有效提升自身的工作效率。

3.3梳理标准化流程，使员工成长更快。制度是基础，流程是体系。优化的工作流程能够让我们对日常工作有更好的掌控能力，减少我们思考的时间，简化我们的行动步骤，让我们更有效率。在办公室工作中，工作人员每天都要完成一些日常工作任务，这些任务大多是相似的、重复的，且有一定标准流程的。在日复一日的工作中，工作人员越来越熟悉自己的工作内容，也掌握了越来越实用的工作技巧。但在实际工作中，却或多或少的存在着对同一工作反复确认如何做的情况。在这种情况下，若能发挥精细化理念的优势，从细节抓起，重复性的工作能够总结提炼出标准化操作流程，使办公室工作人员养成系统化、规范化的工作习惯，增强工作人员独立完成工作任务的信心，将会产生事半功倍的效果。首先，作为办公室工作中的前辈，事业单位的老人对待工作要更加精细认真，要为单位办公室内的新人树立榜样，严于律己、以身作则，将精细化理念转化为实际行动，将自身的经验和阅历总结传授给年轻的办公室工作者，使他们早日成长为能够独当一面的办公室工作人才。其次，要将精细化理念应用到工作流程的细节设计上，以具有丰富办公室工作经验的人员为主体，以办公室工作中资历尚浅的年轻人为力量，在考虑到每一个工作细节的前提下，制定一份标准化的办公室工作流程图，供全体办公室工作人员参考，为办公室工作效果由数量到质量的转变奠定基础。

3.4综合利用新技术提高效率。信息化不断发展，高效率是办公室服务人员的重要评价标准之一。在激烈的竞争环境下，办公室职员不仅要增强信息的传递质量，更要从速度入手，达到快节奏办理各项事务，分清各个工作的轻重缓急，保证多项工作有效快速推进，贯彻到底，灵活反馈。在单位办公室的正常运行过程中，计算机网络技术以及数据处理技术的应用环节较多，可以为单位人员信息更新、岗位调动以及数据处理等环节提供帮助，帮助单位办公室更好地进行人员或工作信息的整合，管理协调单位运行工作，并提高信息传输的速度和准确性，提高单位运营效率，更好地发挥单位办公室管理协调职能。

4结语

办公室作为一个基础性的协调服务部门，是单位沟通的桥梁和枢纽。因此办公室管理者应该不断增强服务意识，主动协调领导和职员之间的关系，不断缓和各个部门之间的矛盾。牢固树立服务企业、服务领导、服务基层的理念，从高处入手，从细节做起，做好各个方面的服务工作，融入现代化的信息设备，提高服务质量和效率，保证单位信息有效交流和各项工作的顺利推进。

参考文献

[1] 吴小宝.做好新时代办公室工作的几点思考[J].现代金融，2018（12）：11-13+7.

[2] 杨聪娟.办公室工作人员应注重提高的四种能力[J].办公室业务，2018（23）：157.

[3] 全晶.浅谈企业办公室工作面临的挑战与职能拓展[J].企业科技与发展，2018（11）：231-232.