新时期建立健全档案工作规范及标准探索

宋凯

摘 要：在新时期，新的档案存储形态以及需求的出现，使得传统的档案工作模式已经渐渐不能适应社会发展的需求，为了更好地促进档案工作的发展，保证其能够发挥应有的价值和作用，首先要做的就是建立健全档案工作的规范及标准，规范当前档案工作的形式、方法，制定严格地工作流程及评价标准，提高档案工作的科学性及高效性。

关键词：档案工作;规范化;标准化

一、新时期档案工作概述

档案工作也就是档案管理，指的并不是单一的一项工作，而是一类工作的总成，是指在档案馆或者档案室等公共服务机构，对收集到的档案实体以及电子信息等进行管理，并向社会大众提供利用等服务的工作形式。

随着社会的不断发展，档案积累的数量日渐庞大，而现代化社会的发展，信息时代的来临又极大地改变了传统的档案工作。现代社会的发展，催生了办公的自动化和无纸化等变化，档案的存储形式发生了翻天覆地的变化，随之而来的就是其管理方式的改变。在全新的时代工作模式下，档案越来越多地以机读的方式形成和存在。机读档案是没有实体的，与传统的以纸质为载体的档案形式的利用也相差甚远。也就是说，在当前或者未来，档案工作的主体将越来越多地向以磁盘为主要载体的机读形式档案转变。不仅如此，随着档案工作受重视程度的不断增强，越来越多的机构和个人认识到了档案信息的价值，也就会有越来越多的服务需求出现，为此档案工作就必须从社会需求出发建立相应的服务模式。随着信息社会的来临，大数据开始出现，越来越庞大的数据信息和越来越广泛地信息来源加剧了档案工作的难度，如何从数量庞大的档案信息中精准筛选和提供客户所需信息，以一种什么样的方式来提供服务，都将成为新时期档案工作的挑战。

二、新时期在发展档案工作规范化及标准化进程中遇到的问题

（一）对档案工作的认识不到位，缺乏足够的重视

在建立档案工作规范及标准的进程中存在的最大问题就是相关管理部门及从业人员的思想意识问题，很多负责档案管理工作的相关机构都存在认识不足的现象，他们没有意识到建立健全档案工作规范化及标准化的重要性，缺乏对新时期档案工作的认识和责任感，依然沿用传统的档案管理理念及方式，没有及时根据时代的发展做出变革，导致档案管理水平落后，能够发挥的作用也较小。建立健全档案管理的规范及标准，首先要形成全面的认识，这项国内工作的开展需要引进现代信息技术、网络以及数字技术等，还需要学习现代化的管理理念及体系，只有充分意识到变革的重要性，才能进行全面地接收和学习，从而真正实现新时期档案的数字化，进而建立规范化及标准化体系。

（二）投入力度不足，制约档案工作的现代化发展

档案工作规范化及标准化的建设不仅需要相关人员从思想上进行转变，相关硬件及软件设施同样需要进一步重构，要引进先进的现代化管理设备，开发或者引进先进管理技术，还需要培养相应的专业化管理人才，而这所有的软硬件的更新换代或者优化升级都需要大量人力、物力的支持。但是，因为在传统的观念中，档案工作往往是不受重视的，所以，档案系统的资金投入是不足以支持完成这些改变的，经费的不足已经成为了制约档案工作标准化和规范化发展的一大因素。

三、新时期建立健全档案管理工作规范及标准的具体措施

（一）大力落实档案工作规范化及标准化的基础工作

档案工作的规范化和标准化建设不是一蹴而就的，是一项需要长期坚持的工作，必须循序渐进地展开，所以，必须保证规范化及标准化的要求及原则落实在建设工作的每一个环节之中，尤其要保证基础工作的有效落实，因为这是一切工作的前提和保障。一般而言，档案工作的基础就是公文的处理工作，具体来说又包含三个环节。其一是公文的制作与发布，因为很多档案最初都是以公文的形式出现和存在的，所以我们可以将公文视作是档案的前身，对于公文的管理将直接影响着档案工作的开展。在以往的公文的制发环节中因为相关部门没有制定严格的管理和监督政策及措施，导致这一环节常常出现纰漏，因此，必须建立严格有效的公文制发监管程序，保证制发公文的质量以及有效性。其二是公文的收效管理环节，这是公文管理工作中的重要环节，在工作过程中会涉及许多细节性问题，因此，必須要进行严格地检查，通过建立完善的公文检查及纠错工作流程来保证其准确性。其三是公文的书写环节，因为公文独特的地位和作用，其书写环节也有着近乎严苛的要求，不仅需要严格地按照相关规范及标准来进行书写，还要保证字迹的工整以及清晰，甚至是在笔种、墨色以及纸张方面都需要严格遵守规定来进行选择。

（二）定时开展案卷的清理工作，保证档案的时效性

为了更好地提高档案的利用率，促使其发挥更大的作用，在开展档案工作时就应该关注其时效性，增强档案工作的意义和价值。而要想提高档案的时效性，就需要做好案卷的清理工作。为此，在开展档案工作时，必须具有前瞻性，制定科学合理的档案存储方法，根据档案资料的类别及特征来采用合理的保管方式，每隔一段时间，就进行一次案卷清理工作，将那些已经失去了应用价值的档案进行及时地销毁，而对于那些必须要进行永久保存的档案进行再次检查，保证案卷的完整性及有效性，保证其随时能够发挥其价值。

（三）加快建设电子档案数据库，推进档案工作规范及标准的发展进程

当今社会已经是信息化的时代，要想紧跟时代发展潮流，也是为了更好地推动档案工作的规范化及标准化建设，就应该重视并加快电子档案数据库的建设工作。利用现代化信息技术来建立电子档案数据库，将档案信息以电子的形式进行备份和保存，不仅能够增强档案的安全性，也能够促进档案工作的规范化及标准化。除此之外，数据库的建立会使档案的管理变得更加方便和高效，来通过检索就能够轻松找到所需资料信息，极大地提高了工作的效率。

结 语

建立健全档案工作规范及标准是档案管理现代化的必然要求，也是为顺应时代发展要求而必须进行的改变，能够极大地提高档案工作的质量和效率，应该受到相关部门的重视。

参考文献

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