如何做好房地产交易档案工作之我见

林青

摘 要： 房产档案是整个房产管理的基础，它的作用是为房产权属登记、房产交易、房产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设和保障房产产权人合法权益等各项工作提供服务。

关键词： 房地产交易;档案管理;热忱服务

【中图分类号】 U413      【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）14-0297-01

房地产档案则是房地产企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和城市建设发展的一项基础性工作，是体现政府管理不可缺少的职能。我国各级房地产交易管理部门承担着所属范围内房屋权属登记、发证和产权产籍管理的职责。这方面的工作是房地产行政管理的基础性工作。

随着我国房地产市场的迅速发展，房地产交易量日渐增长，交易事项日渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范。进而档案工作任务更加繁重，工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题，更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求房地产交易管理部门在开展工作过程中，应具备依法管档的法制观念、制度健全的刚性约束、细致无误的工作质量、热忱服务的工作态度。

1 依法管档的法制观念

依法管档的法制观念一是从学习中来，知法才能执法;二是从实践中来，体验胜于感知。

从学习中来，要求各级房地产交易管理部门应该组织所属工作人员认真学习、正确理解这些法律法规知识，作为档案管理人员应该自觉的学习和领会这些法律法规的内容。做到三个明确：其一、明确房地产权属档案工作的性质是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分，增强依法管档的意识。其二、明确房地产权利人、房地产权属登记权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件;房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图;房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图;房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等;反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等;其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等是法律和法规确定给房地产档案管理部门必须履行好的责任。档案管理人员要从本岗位必须履行好的责任做起，夯实管理基础，做实档案管理工作，在自己的职责范围内绝不发生违法行政问题。对于出现的反面事例应发挥其警示作用，通过可能的宣传途径，对档案人员进行宣传教育。

2 细致无误的工作质量

2.1 强化业务管理手段。房产档案虽不是商品，但却是珍贵的信息资源，既有历史价值也有现实价值，既有地方价值，又有全局价值。房地产档案保存了大量基础资料，并担负着采集、管理与提供房产信息的责任，长期以来，为房地产管理提供了准确而可靠的基础性资料。可是从业务上看，房地信息管理具有量大、复杂、更新快、用途广的特点，适应这一特点，就必须注意强化业务手段，努力实现业务管理新突破，进一步完善产权产籍信息化建设。 完善“数字房产”框架，构建和完善权属登记发证系统、产籍档案管理系统、抵押登记管理系统、房屋产权平面数字控制系统，彻底改变传统的产权产籍管理模式，不断创新管理手段。

2.2 做好档案编研工作。产权产籍档案管理工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主体，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机的编制起来，以利于档案资源的开发利用，建立积极向上的内部激励机制，建设高素质的产权产籍管理队伍。勇于创新、培养一支思想品德好、业务能力强、创新意识强、廉洁高效的高素质队伍。实现权属管理规范化、信息化的发展。围绕服务于市场，服务于百姓，服务于发展，进一步简化、规范流程。对一些不利于当前发展的环节予以调整，尽可能缩短办件时限，提高办事效率。

2.3 严格日常工作管理。如建立严格的库房管理制度，每天记录档案室温湿度，定期进行安全检查，尤其是逢节假日更加重视检查，并做好安全检查记录。库房管理科学，库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范，库内清洁卫生，无火灾、水淹事故，无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。建立规范的全宗卷、详细的档案移交接收、借阅登记、鉴定销毁记录，做到档案进馆详细无误，借有凭还有据。

3 热忱服务的工作态度

房产档案提供利用的方式包括：设置阅览室接待查档，按规定提供电子档案在阅览室查阅;根据利用者需求出具查询结果证明;为权利人提供所缴交房屋原始登记材料的复印件;以房产产权档案为依据，为利用者提供咨询服务;向城市建设及房地产开发单位提供产权档案信息。房地产档案工作人员应以履行这些只能为基础，满腔热忱的提供服务。

在全面落实社会服务承诺制的基础上，坚决做到“一与二从三不让”，即：与服务对象换位思考;从群众最满意的地方做起，从群众最不满意的地方改起;不让工作在我手里延误，不让差错在我手里发生，不让形象在我这里受损。真正做到权为民所用，情为民所系，利为民所谋。以创新管理理念为主线，使窗口建设再上新台阶。规范服务程序考核、职业道德教育;进一步完善工作制度、办事程序，及时调整和改进服务方式，全面、系统的规范服务工作程序要求，抓好工作检查和督查。通过抓管理，进一步提高工作效能。

数字化使档案的编排效率、检索速度和准确程度有明显的提高。计算机检索即能改变目录单点线性的检索模式，实现同一界面的多点选择查询，还支持关键词的模糊查询，大大提高了检索速度、查准率和查全率，而且目錄维护十分方便。数字化缓解了档案保护与利用的矛盾。随着社会经济的发展，房产档案的利用率不断提高，对档案原件的损坏问题越来越突出。把房产档案资料扫描录入计算机，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性。数字化有利于规范房屋产权产籍管理，提高办事效率。

参考文献

[1] 唐玲玲，刍议房产档案管理数字化[J]. 科技资讯. 2007（27）.

[2] 朱远征，浅谈房产档案数字化管理[J]. 兰台世界. 2010（S2）.