合作科研项目档案管理的探析

高青

摘要：合作科研项目是指由不同科研单位共同参与、联合研究、开发的科研项目。合作科研项目因其专业知识面广泛而其科技含量往往比较高，且合作科研项目的数量将呈不断上升趋势，但合作科研项目也因种种原因而归档不全，因此，对合作科研项目的档案管理问题进行必要的探索和讨论，十分必要。

关键词：合作科研项目;全宗理论;档案管理

中图分类号：G472.4 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

引言

合作科研项目科学技术分工日益精细，是应用技术类科研项目涉及专业面不断扩大的必然产物。但此类科研项目的档案管理现状不尽人意：有的项目档案被零碎地保存在不同的形成单位，有的项目档案虽然集中保存在一个单位，但因为缺乏对其形成过程的有效管理，材料常常残缺不全，有的项目无留存档案。一般而言，合作科研项目因其专业知识面广泛且科技含量較高，同时，合格科研项目的数量将呈不断上升趋势。因此，有必要对合作科研项目的档案管理问题进行探讨。

一、应对传统的全宗理论进行一定的变通

与“来源原则”相对应的传统全宗理论，在档案工作实践中一直被遵循。它的主要内容是维持一个立档单位档案的完整性，即同一文档单位的档案不能分散，不同立档单位的档案不能混淆。首先，一个科研项目各部分档案之间的联系是十分紧密的，因此在档案利用工作中，对整理档案的利用价值将远大于各分散部分档案利用价值的总和。其次，研究结果证明“静电复印只适于短期保存和利用，对于需长久保存和利用的档案不宜用静电复印”。而上述规定的结果是：在合作科研项目中档案管理，利用价值很大的一整套档案将由众多的复印件来承担，相反，利用价值不大的各部分分散保存的零散档案却是有原件去承担，很显然，这是不恰当的。换句话说，这一规定值得商议，有鉴于此，为了做好合作科研项目的档案管理工作，有必要对传统全宗理论进行一定的变通，并对上述规定进行完善。对合作科研项目的档案管理，应主张以项目为主的档案管理原则：既由不同立档单位形成的同一合作科研项目的档案原件，不宜分散，应集中起来，根据协作单位的主次或协作单位的档案保管条件等因素，决定由一个单位统一保管管理，而其他协作单位，可酌情保存与承担任务有关的档案复印件。如此，在对传统全宗理论因联合科研项目的特殊性而进行适当地变通以后，使原本产生于不同协作单位的，同一项目的原始档案能集中在一起保管，避免了以往在合作科研项目档案管理中，常见的那种档案利用价值与档案可保管性相互矛盾的尴尬。这样，确保了这一套档案的完整并使其载体一致，有的长期保存，保证了日后档案利用工作的顺利进行。换而言之，这将使档案的利用价值与保管价值趋于一致，为实现合作科研项目档案工作的目的提供了前提条件和根本保障。

二、合作开发的合同或协议中应增加有关的档案管理问题的条款内容

随着合作科研项目数量的不断上升，合作开发的技术合同或协议内容日益详尽和规范。但是，在这些合同或协议中，往往唯独没有关于档案管理问题的条款内容。这给合作科研项目的档案管理工作难免带来了后遗症、即常常使合作科研项目的档案管理工作处于混乱和无序的局面。因此，为了做好合作科研项目的档案管理工作，我们呼吁有关科研单位在签订科研项目合作开发合同或协议时，合同或协议中应增加有关档案管理问题的条款。其内容至少应包括下述几点：1.这一科研项目的档案最终由谁保管。2、各参与单位应承担的档案管理责任、义务及享有的权利;3、对归档科技文件材料的形式要求;4、档案材料汇总移交的时间和方式。这样，合作科研项目的档案管理工作就有了合同或协议的规范和制约，从而可以使该项目的档案管理工作有章可循、有法可依。只有这样，才能确保合作科研项目档案管理工作的顺利进行。

三、各参与单位的档案管理部门应对合作科研项目的档案管理工作进行指导与监督

项目的各参与单位往往在地域上有一定的距离，平时相互直接联系不是很方便。因此，合作科研项目档案在形成和积累这一重要阶段的管理，不太可能由某一协作方统一负责实施。另外，尽管不少科研工作者在进行科研活动过程中、因科研工作本身的需要，常常具有积累、保存科技文件材料的习惯，然而，一方面，往往这些被保存的文件材料在载体规格形式或书写材料等方面与档案管理要求会有距离，另一方面，一旦科研项目完成某一段落，不少档案意识不强的科技工作者，往往会将以前用过的材料随手放在一边，不注意及时整理和保管，极容易造成材料的缺损或遗失。因此，各参与单位的档案管理部门应对合作科研项目的档案工作及时进行必要的指导和监督。如给课题组及时发放科研工作记录本，提出归档要求，告知归档范围、定期或不定期对其科技文件材料的形成和积累工作进行检查，发现问题，及时纠正等等。这样，可以避免因各参与者档案意识参差不齐而直接影响整个项目档案质量的结果，切实提高合作科研项目档案的质量。

四、坚持“四同步”，重点抓住鉴定关

管理工作的“三纳入、四同步”是我们长期工作实践中取得的成功经验之一。“三纳入”就是将档案工作纳入单位工作计划，纳入领导工作议事日程，纳入单位职工的经济责任制和岗位责任制中。 “四同步”是指下达计划任务与提出科研文件材料要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料的形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。对于合作科研项目的档案管理工作而言，因为各参与单位的合作和联系往往是临时性的，其间的关系是松散的，因此，不可能有共同的科研工作规划、科研工作管理制度等，所以，“三纳入”并无多大意义。我们认为，做好合作科研项目的档案管理工作，重点要抓住鉴定这一关。这是因为，合作科研项目鉴定时，各协作单位的主要科技人员都将到会参与，此时对项目的档案进行全面的检查和验收，一旦发现问题，大家面对面都在场，很容易圆满解决，可以有效地保证项目档案的完整齐全。否则，等鉴定工作一结束，则协作各方之间的协作关系也常随之解散，那时如果发现档案的质量问题，想补救恐怕为时已晚，常常有事倍功半、难遂人愿了。总之，抓住鉴定关，诚为做好合作科研项目档案工作最重要，同时也是最有效的措施。