《企业档案工作规范》解读

第八章  企业档案信息化建设

二、电子文件的归档要求

8.2.2  企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。

电子文件的元数据（ metadata）指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息（ context）则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用，而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件，因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。

8.2.3  归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T 18894第6章。

由于电子文件对软硬件有特殊要求，因此“易于识读、迁移”就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”，是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并閱读。所谓“迁移（ migration）”，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”，必须在电子文件归档时使用通用格式。

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定：文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式;扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式;视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式;音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

8.2.4  电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T 17678.1和GB/T 18894。

8.2.5  加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

8.2.6  文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》（GB/T 17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定，对电子文件的归档、整理和鉴定的要求是：

1.归档要求

（1）文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

（2）在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测。检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

（3）加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

（4）文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。

（5）归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。

2.整理方法

归档电子文件以件为单位整理。

（1）同一全宗内的文书类电子文件按照年度——保管期限——机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类。

（2）产品研制或工程设计过程中形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。

①图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。

②数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。

③文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。

④计算机程序按形成时间顺序排列。

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