深化改革背景下确保油田基层单位办公室服务职能有效发挥的措施探讨

吕魏萍　刘爱国

摘要：企业的良好发展离不开企业办公室枢纽协调作用，在企业当中，每个部门之间都需要依靠企业办公室来进行事项、政策的传达，办公室的正常运行能够让整个企业有序、稳定发展，持续充满生机。西城社会化服务协调中心作为胜利油田服务区域最大、服务居民最多、用工总量最多的服务协调中心，肩负着“协调政府、联系居民、监督服务”的重要职能，协调配合地方政府做好辖区范围内居民服务、小区维修改造、住房与公积金及医疗卫生服务、学前教育服务等诸多重要工作，压力大、任务重，如何确保新形势下各部门、各单位工作的高效与顺畅，办公室服务职能的充分有效发挥至关重要。为此，西城社会化服务协调中心办公室系统紧紧围绕发展改革稳定中心工作，始终以“三服务”为出发点和着力点，不断强化服务意识，积极转变方式方法，着力提高质量效率，有效发挥了参谋助手、督促检查和综合协调作用，为中心切实肩负起“协调政府，联系居民，监督服务”的光荣使命，用心做好分离移交“后半篇”文章做出了积极贡献。

关键词：办公室系统;服务功能;西城社会化服务协调中心

1企业办公室职能工作的重要性

企业的良好发展离不开企业办公室枢纽协调作用，在企业内部，办公室是一个综合性较强的部门，其主要作用是中间承载，对相关部门传达办公要求以及上级信息的工作。对于油田企业而言，办公室的作用十分重要，每个部门之间都需要依靠企业办公室来进行事项、政策的传达，能够帮助企业对工作进行有效安排，与各个部门之间进行积极沟通，解决各个部门之间有可能引发的矛盾，保证所有工作信息均能够得到有效开展，促使不同部门之间能够实现协调发展。企业办公室的正常运行能够让整个企业有序、稳定发展，持续充满生机，对企业发展起着不可忽视的作用。

2企业办公室系统服务协调功能特性

2.1协调过程中的主导性

在企业办公室进行实际工作的过程当中，它对于企业各个部门的下一步计划有着很重要的决策性作用，下达任务之后，各个部门需要按照企业办公室的要求来进行实际工作的展开。因此在协调的过程当中，企业办公室具有决策性作用，主导了部门的发展方向。因此，在进行工作的过程当中，企业管理者需要对每个部门每种工作进行时刻的监管。了解、帮助协调各个部门正常工作，为了维持企业的稳定运行，需要对企业办公室加强管理。这里需要注意的是，如果在进行协调的过程当中，某类管理政策不当或者在管理的过程当中出现问题，一定要及时对上级进行反馈，当上级下达命令之后，再对有问题的部门进行及时传达。

2.2协调过程中的广泛性

随着改革后中心机构、人员、业务的不断优化整合，其在进行管理的时候，又遇到了一定的麻烦，这时企业办公室在对各部门进行协调的时候，需要针对所有的部门来同时进行任务安排以及政策下达，其困难程度不言而喻。因此，这就是企业办公室在进行协调过程当中的广泛性特点，主要是指它包含覆盖的部门之多，下达的任务指令之繁杂。

2.3协调工作的代表性

在企业办公室内，其员工的职责具有代表性，企业办公室的从属性是其决定性因素。从 宏观意义上来看，企业办公室从属于油田企业，所以在对办公室人员安排工作时，企业起到了参谋服务性的作用。而从另外一方面来看，在对外工作中，办公室人员的职责需要以油田企业的标准为基础来展开处理事务的措施。不仅如此，工作方式也呈现了不同的状态，办公室工作人员按照领导指令，在获取领导授权之后，可以对企业中各种事情进行处理，与此同时，能够将事务处理过程中的实施情况积极主动地报告给领导，等待领导的审批。并且，针对于此过程中遇到的问题，相关工作人员也可以及时地提出自己的意见，待领导下发工作指导后，将领导的意见如实传达下去，因此可以看出企业办公室的协调工作具有一定的领导代表性以及全面性，从各个方面出发都能够将任务协调好。进一步提升工作效率，办公室工作量是比较大的，工作难度也相对较高，要想在完成任务的过程中能够及时、迅速，完善好各种信息是必备的，及时处理相关事物。先明确好办公室具体工作职责，再进行工作的开展，有条不紊地进行。

3强化企业办公室服务协调职能发挥的有效措施

3.1提高企业办公室从业者综合素质以及政治素养

政策的准确制定离不开工作人员的正确三观以及超高的职业素养。企业办公室人员处在一个比较特殊的位置，就不能有“一般化”的要求，他们代表了企业的整体员工形象，只有培养出良好的综合素质以及政治素养，才能有一流的服务水平、一流的协调能力，才能展现出新形势下办公室从业者应有的作为和担当。

3.2进一步细化办公室中人员分工和职责

在企业办公室中，不仅要使得每一个办公室人员的职责划分清楚，还需要让他们在进行工作的时候，对各个部门，各个人员，每一个人负责情况都要有准确的划分。在执行的过程当中，根据企业的实际发展来进行实时政策的制定，列出合理有效的工作标准。在这个过程当中，有规律地对工作任务进行调整，提高员工的工作积极性。

3.3工作流程专业化

完善好员工任务之后，就需要在企业内部建立起一套具体的、专业化的工作流程实施路 径，对各项任务指定达标标准，严格按照规定的工作具体流程来进行系统化工作安排实施，合理、科学、迅速地提升工作完成效率，以此推进落实各项工作并在此期间保证高效。总的来说可以分为三个具体化大类： 第一，企业中工作任務的具体化。第二，按照工作流程， 将办公室各个部门的职责和任务具体化，保证企业的工作能够按时、按量完成。第三，企业稳定发展的路径具体化，提前规划好发展路线，实现“有制可循”。

3.4在原基础上升级管理手段

一般来说，在企业办公室当中，所有人员的具体职能具有统一性，此共同点就是就是保证其他部分以及本部门各项任务能够协调发展，充分落实工作进展，更深层次上强化办公室的职责，以此使得办公室能够和各部门之间形成相辅相成的关系，从而更好进行各个部门之间的协调工作，强化管理手段，以柔制刚，从而实现最大限度提升企业工作效率的目的。

3.5服务优质化

服务是办公室工作的主要方向，为基层、部门以及上级领导等提供服务。并且由于服务队对象不同，其工作内容也存在一定差异，需要在实际工作中做到以下几点：（1）树立优质服务意识。合理制定工作流程，提升工作标准化，进而实现零差错，在工作中，对每一环节均需要保持认真的态度。积极改进传统工作模式，积极创新，不断完善工作中存在的缺陷，进而提升服务水平，事事处处都要树立标杆、做出表率。（2）树立超前服务意识。应该合理分析、总结工作规律，同时积极运用已经完成总结的经验，使工作人员的主动性得到激发，促使工作流程更加规范化。