企业专利档案管理探讨与实践

徐轶莉 修霞

摘 要：专利档案是企业的无形资产，是企业的核心竞争力，代表着企业的软实力，是企业维权的重要凭证。本文就企业专利文件归档过程中发现的问题，提出建议与措施，以提高企业科研人员的归档意识，加强对企业专利档案的规范化管理，提升企业专利档案人员的综合素养，提高企业专利档案的归档质量，促进企业专利档案工作的完善和发展。

关键词：专利文件、企业专利档案;管理;归档

引言

专利也称专利权，是企业知识产权的重要组成部分，专利档案是国家专利机关在受理、审查专利申请与审批、专利许可合同管理及专利纠纷诉讼活动中形成的，具有保存价值的一系列材料的总称。企业专利档案隶属于企业科研门类档案，它是企业科技成果的一部分，是企业的无形资产，是企业的核心竞争力，代表着企业的软实力，是企业维权的重要凭证。所以及时掌握专利成果的知识产权动态，提高全员的归档意识，加强对企业专利档案的规范化管理，提升企业专利档案人员的综合素养，提高企业专利档案的归档质量，对企业的发展具有尤为重要。

一、存在问题

1.1归档意识薄弱

少數领导对专利档案的归档工作意识不强，只注重科研生产的产能和经济利益，未把专利文件的归档工作纳入工作计划和单位考核管理制度，即使纳入计划了，也因经济效益优先考虑的问题，而忽略归档工作，且归档责任人不明确;部分专利完成人缺乏相关的法律知识，对专利文件的核心内容过分的保护。有些专利完成人害怕自己研发的科技成果被他人利用，把一些关键资料留在身边方便己用，迟迟不能归档，造成企业科技成果的严重缺失。

1.2档案收集不完整

一方面，专利文件管理部门在收集相关文件时，只重视专利的凭证价值，而忽视专利的情报价值，没有意识到专利档案作为资源的重要性，如通过积累前人的专利成果经验进行创新研究活动;只注重收集专利的“最终权”，如授权的专利证书，不注重收集专利的“阶段果”，如专利活动中产生的重要过程性文件，专利申请技术交底书，没有按文件形成阶段和性质收集并归档，造成资料的缺失。另一方面，时间跨度大也是影响专利档案收集完整的重要因素。实用新型专利、外观设计专利，自授权之日起有效期为10年，发明专利时间更长，有效期则长达20年，在这相当长的期间内，可能专利管理职能部门、专利管理人员会有变动，导致职责不明确，给专利持有期阶段的档案资料收集和整理工作带来一定的影响。

1.3档案管理规定有章难循

其一，科研档案管理规定（含专利）中明确要求，将专利文件归档工作纳入相关部门的工作计划、考核计划。相关部门在下达专利文件归档工作计划的同时，档案部门要提出相应的专利文件的归档范围和要求，档案人员也要按计划检查专利文件形成的规范性和完整性。而事实上，由于顶层领导对专利文件归档的重视程度不够，归档工作计划和工作管理制度没有落实到位，档案人员很难对专利文件的形成进行监督管理。另外，档案人员无权对相关部门专利文件的归档情况进行考核;其二，科研档案管理规定设定的归档范围比较大，不适合专利文件的实际要求，专利完成人对管理规定中的范围和要求理解不到位，造成对专利文件归档的随意性。其三，企业科研人员的流动造成了管理层面上的断层，导致专利档案的管理规定和要求很难宣贯到位，常常出现推诿现象。

1.4档案人员综合管理能力有待提升

专利档案人员的专业储备知识不足，缺乏相关的法律认识，如缺乏对《专利法》的专业性学习，缺乏对《专利法实施细则》的系统掌握，对一些专利的概念性问题和基础理论问题认识模糊，导致专利档案人员在专利文件的收集、整理和归档中，不能对专利文件进行很好的区别、整理和提供利用。专利档案人员的业务技能单一，缺少相关领域的业务技能，如专利信息搜索查询能力，熟练掌握专利管理软件，熟悉数字化操作流程等。

二、建议措施

2.1提高全员的归档意识

企业能否顺利、高效地开展专利文件的归档工作，取决于领导人的归档意识。首先，应加强对企业领导人的归档意识，通过多维度的宣传，让领导们了解归档的重要性，领导人制定相应的管理措施，科研人员就有归档的依据，大大提高了专利文件归档的效率;反之，如果领导人不重视档案工作，科研人员就效仿之，造成负面影响。其次，企业应加强科研人员的归档意识。通过《档案法》的宣传让科研人员认识到专利文件归档的重要性，通过专业培训让科研人员学习档案管理相关知识，提高科研人员的档案素养，促进档案事业的发展，使归档工作更加规范，形成一个良好的归档工作氛围。

2.2提高专利文件的归档质量

为了使专利文件的归档更科学、更合理，建议对专利管理部门实行预立卷的管理制度，将形成的专利文件按照专利产生的阶段和文件形成特点，按照时间顺序，实行“一事一卷”的组卷方式进行管理。管理部门可以按文件形成阶段特点进行组卷，待阶段结束后将全部过程文件集中整理并归档。管理部门对预立卷的管理不仅方便了专利管理人员及时将文件有序的整理，避免了文件的丢失，保证了专利文件的真实、完整和有序。此外，还可以及时剔除已失效文件或制定其保存期限，如撤回、驳回和主动撤回的专利申请案卷和宣布全部无效和终止的案卷。档案部门在其间也要认真发挥作用，对文件的形成进行跟踪管理和监督指导，从源头上把控专利文件的形成过程，从而提高专利文件的归档质量。

2.3加强对专利档案的规范化管理

首先，制定专利文件归档制度，使每个归档环节有章可循。在确定归档范围前由相关部门领导、科研人员、档案人员进行讨论研究。制定“专利档案管理规定”，对专利文件的归档责任人、归档范围和具体要求做出明确的规定。同时制定“特殊载体档案管理规定”对专利活动中产生的，照片、图片、声像、实物模型等进行归档;制定“电子档案管理规定”，对专利活动中形成的具有参考价值和利用的电子文件，电子照片，软件等进行归档;制定“会计凭证档案”对专利活动中产生费用的票据，如申请费、登记费、年费等作为凭证档案，以上均可作为对专利档案的重要补充。其次，把专利归档工作纳入工作考核计划。企业应加强对档案部门的管理职能，把档案的归档工作纳入相关人员的绩效考核，对归档工作优秀的给与经济上的量化考核。

2.4提升专利档案人员的综合素养

随着企业专利档案人员的专利意识不断增强，专利档案人员可以通过查阅、讲座、研究、实践等，来填补专业知识，如学习相关的法律法规、专业书刊或与专利权完成人开展讨论工作。企业相关部门也可以定期对专利档案人员组织专业培训，如专题培训、视频讲座、个案分析等。熟悉并掌握有关的专利申请、专利保护技术，这就要求档案人员不断地补充新知识，掌握新规定，灌输新理念。档案人员通过专题培训，提升了自己的业务能力和综合素养。只有熟悉了专利档案的动态，时刻关注政策上的变化，才能积极、精准、周密的对文件进行超前的判断和管理。

专利档案作为企业重要的知识产权其重要性已逐渐被企业领导人关注，并设立了专门的管理部门和相关的工作人员来管理。专利档案不仅涉及到知识产权的归属和保护问题还涉及到知识产权的转移和利用问题，这就要求广大的科研人员必须熟练的掌握专利的相关知识和相关理论，不断地去学习和探索，通过对专利档案信息的积累、提炼和组合获得有价值内容，进行创新和发展，提高档案的利用率，继而优化战略性专利资产，提升企业竞争力。

参考文献

[1]丁郑南.企业专利档案的规范化管理与开发利用研究[J].档案管理.2017。

[2]孙燕华、冯嘉雯.加强知识产权档案管理制度的设计[J].中国国情国力.2017。