人事档案管理和运用研究

林键

【摘  要】人事档案是记录单位职工的学历、政治面目、工作情况、奖罚措施、工资待遇等方面的有关情况。在单位中人事档案为其选人用人、评价员工等方面提供了详细的信息。本文依据当前我国人事档案管理现状对人事档案管理进行分析与研究。

【关键词】人事档案;档案管理;有效运用

【中图分类号】R197      【文献标识码】A      【文章编号】672-3783（2020）08-0230-02

在单位中，想要提高其效益，并充分调动职工积极性，让职工实现工作价值，就必须对合理科学地运用人事档案管理方式，将人事档案管理运用到单位管理部门中，可以有效提高内部的管理水平。现阶段，我国经济水平与科学化技术不断提高，我国各单位中的人事档案管理方式需要进行改革与创新，单位中人事档案管理在其日常经营管理过程中发挥着重要的作用，并影响着事业单位的整体发展，因此，必須对其进行深入研究。

1. 人事档案的作用

人事档案的主要作用是为单位人事管理部门提供一定信息。人事档案是记录历史的真实信息，通过人事档案，能够详细地了解职工工作经历、轨迹以及职工过去的奖励与惩罚，为管理部门科学管理及决策提供详细的数据。人事档案在职工工作中的任免、奖惩、晋升、调遣等方面有详细的资料汇总，并归入职工个人档案中，以此作为考核的关键材料。所以，单位人事管理部门在对职工进行录用、升职、考核时，都利用人事档案作为参考依据，并及时了解职工各方面的工作情况，这对人力资源的配置与选拔起到了重要作用。

2. 人事档案管理出现的问题

职工的技术水平是推动单位发展的根源，单位中人事档案管理中保存着工作人员的所有信息。所以，对人事档案管理与运用进行研究对预示单位未来发展具有重要的作用。在当今新时代发展下，要想提高人事档案管理的工作效率，就必须对其发展不足之处进行深入分析并找到解决方案，以下就是关于人事档案管理中出现的一些问题：

2.1缺乏完善的管理模式

各单位在人事管理方面，实行了多次改革，改革后在管理模式上虽有些进步但是仍然存在较大的问题。对人事管理档案进行细分有以下几种档案分类：高干档案、职工档案、退休职工档案、退休高干档案、死亡职工档案、死亡高干档案。目前在一些单位没有中人事档案不能集中管理，并缺乏相应的管理体系，人事档案被分成不同部分，档案出现混乱而情况更不用说对其统一管理。

2.2信息化程度较低

当前部分单位的人事档案中仍然使用纸质材料，并且档案管理的收集、分类、记载和装订过程也仍然依靠人工。这种管理方式重视原始记载，给工作人员带来极大的工作压力，并在一定程度上影响单位的运营效率。在使用档案的过程中，比如干部聘用和晋职、查阅职工个人资料，都必须查阅其相关时期的原始记录和评审表，还要进行查找、复印、装订入册等程序才能进行使用，这种传统人事档案管理方式浪费了大量的时间、人力与物力，并且档案容易丢失，在每次查阅的过程中，都会对其造成损害，尤其是关键档案一旦丢失或毁坏，会造成无法预计的后果。

2.3人事档案管理人员专业素养不高

在各单位实际的工作中，有些单位对人事档案管理缺乏认识，不重视档案管理人员的专业能力与素质，甚至出现兼职管理，管理人员和其他部门人员轮换岗位等现象，兼职的管理人员对人事档案不熟悉，并不了解档案的收集、分类、装订、归档等业务，兼职管理人员日常工作只是负责档案查找与保管，在通常情况下，人事档案是处于无人看管、无人自主管理的状态，这是因为部分单位对人事管理工作不重视，管理人员素质不高导致的，给人事档案管理水平的提升造成严重影响。

3. 人事档案管理方式的运用研究

3.1完善人事档案管理机制

在人事档案管理机制中，要坚决摒弃落后的管理思维与传统的管理机制。完善人事档案管理的重要途径就是创新与改善企业中人事档案管理机制。在档案的日常管理工作中要保证速度与质量;并对其实行信息化与数据和的管理制度;在对档案进行查阅工作时要保证工作的准确与迅速;保持科学与严谨的态度对待人事档案的提取工作。在人事档案管理中完整、准确的管理机制能够保障企业管理部门工作可持续发展。2015年6月，某单位一名职工薛某申请提前退休，其在原单位从事过特殊工种并工期已满十年，所以向单位申请提前退休，但是该单位单位经核查，薛某缺少某种记录材料，经过薛某与原单位的联系，最终找到所需材料并顺利提前退休。经调查显示，该职工原单位一直在不断改进人事档案的管理机制，并确保每位职工档案信息的完整性。

3.2人事档案管理技术要紧跟时代步伐

各单位要及时关注新时代下的发展前景与专业需求，目前大部分单位都已经在档案管理中实现信息化技术与数字化技术，但是对于一些操作难度高的设备来说，仍然停留在简单搜索方面，没有真正实现先进的管理技术的应用价值。利用先进的信息技术管理能够有效改善传统档案管理方式。利用信息化技术进行人事档案管理，可以及时填补和查阅档案内容，同时给整个单位职工信息的储存带来极大的便利，真正实现对档案的高效实用价值。

3.3提高档案管理人员的专业水平

单位想要从根源上改善其内部人事档案管理效率，就必须招聘和征用专业的档案管理人员并对单位内管理人员定期实施培训。技术水平高超的档案管理人员能够依据时代的变化及时对档案管理方式进行改革，并及时根据新时代发展的要求整改人事档案。运用科学的管理手段实现档案管理的规范性，管理人员具备较强的专业能力与专业素质可以有效提高人事档案管理效率。

4. 结束语

综上所述，企业或事业单位应该从观念上转变对人事档案管理工作的态度，对现有员工实行有效培训并招聘专业能力较强的档案管理人员，运用先进的管理技术，完善人事档案管理方式，让其为单位管理者及员工提供更完备的服务，最终能够促进企业或事业单位的整体管理效率。

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