电子合同比纸质合同好在哪儿

马今

随着企业的发展壮大，合同数量和合同类型也会变得越来越多，而这些合同对于企业的生存至关重要。

如何保护好合同内容的信息、如何做好合同的分类存储、如何让大家快速获取和查阅合同等环节，对企业提出了严峻的挑战。

一、合同签署的常见痛点

1.签约流程慢。

在当下疫情阶段，跨地区的合同签署、公司内部办事处之间的合同传阅等操作都变得非常困难。

比如我们与其他城市的公司签订合同时，要寄过去等对方盖完章之后再寄过来，来回可能要花费一周时间，非常影响企业运营时效。

2.签约数量大。

在互联网环境下，除了B端客户，可能会有很多C端用户在网站上下各种订单。尤其是在业务旺季，每天都要签署几千个订单，只有签署成功才能发货，造成时效非常低。

3.签约成本高。

对于纸质合同，签约除了有快递费用、打印费用等显性成本，还有很多隐性成本。比如，每一个纸质合同要保存，我们就要把它放在合同保管柜里，占用办公空间。

考虑到日后可能会查询以前的合同，还得专门雇人维护保管的合同文件。这些都是在增加我们的管理成本。

4.风险不可控。

对于纸质合同，经常会出现各种的问题，比如签署主体不可控、签署行为意愿不可控、快递风险不可控等。

5.合同管理难。

无论是合同保管问题、印章存放问题，还是查阅、调阅、借阅问题，在使用纸质合同的情况下是无法解决的。

二、数字化签约趋势及特点

如何解决这些问题？做数字化签约是当下的一大趋势。

电子合同究竟是什么？

电子合同是基于电子签名技术的应用，签署及传输过程采用严格加密技术，保障其具有与纸质合同同等的法律效力，并支持多种司法举证，确保合同缔结双方的合法权益。

业界内，各厂商对电子合同的定义并不一致。有些服务商更多地关注它的易用性，如用户只需要短信回复一个“1”就能把合同签好。

但这种方式并不严谨，既然要做合同，就要想到一旦这个合同将来出现纠纷怎么办，而注重简便性忽视法律合规性的签署方式是不能保证合法有效的。

纸质合同的劣势与电子合同的优势有哪些呢？

第一，比起传统的文件签署，电子合同可以解决假章问题。如果我们拿出一个纸质合同来，即便我们知道上面是萝卜章（伪造公章）盖的，也没办法证明。

但是在电子签名时代，这个情况是不会发生的，因为没有经过身份认证无法使用印章，而且任何一个章的使用都有相关记录可以追溯到是哪个手机号、什么长相的人盖的章。

第二，比起纸质合同，电子合同不存在打印、快递成本这些问题。

第三，纸质合同存在仓储成本高、合同易丢失的问题，而电子合同既不会丢失，也不需要物理空间储存。

第四，纸质合同经常会遇到一个问题：我们做合同审批的时候可能是一套文件，等到打印出来、签署完成之后才发现合同在这个过程中可能因为人为失误或某种原因发生了篡改、丢页等情况，最终与我们审批的版本不一致。但电子合同可以完全避免这些问题，变得更加安全。

第五，公章私盖。使用纸质合同时，业务人员会因为私情或者粗心为别人盖了一个不知名的文件，使用电子合同时不会出现这种问题。

三、电子合同全生命周期解决方案

1.电子合同全生命周期。

一份合同的整个生命周期里有多个环节。

签订前：我们要基于某个合同范本去设计合同，在线进行一些修改和起草，选择好合同签署的相对方。草拟结束后，选择好给谁签，直接进入签订状态。

签订中：我们可能需要做内部审批，最终确定这份合同可以签订。签订时，我们还要验证对方的身份信息（如：对方是什么人，对方是代表什么企业，这个企业的资质如何，这个人能不能有足够的权限代表这个企业去签合同）。确认完毕后，依据《电子签名法》，我们要颁发一个CA证书，让对方在线完成签署。

签订后：签订完成后，就开始履约。一旦发生纠纷，我们可能还需要相关的诉讼管理、案件管理、律师管理。

2.电子合同的签署流程。

我们可以看到，电子签约无非就是四个角色：

第一個角色是发起方，发起合同的签署。

第二个角色是接收方，他可以查看发起方发起的合同，查看之后可能要做一些认证，证明自己能够替某一个企业来签署，这时他才能完成签署的动作。

第三个角色是出证方，在签署过程中，记录双方的所有线上操作。

第四个角色是律师方，如果签署后出现纠纷，需要律师提供相关的咨询和服务。

这个过程中，有几件最重要的事：

第一，实名认证，我们要确认对方的身份。实名认证的方法有很多，如手机号码验证、刷脸验证。如果对方是企业，验证的方法就更多了，如验证营业执照、验证对公账号等等。

第二，签署方的意愿。我们要证明当时是他签的字，还要证明他签字的时候已经完整浏览过合同，最后通过刷脸采集他的个人信息确认合同的签署。这些都是关于签署方真实意愿的验证。只有有了这些东西，我们才能证明这份合同的有效性。

第三，防篡改。无论是签名的防篡改还是合同内容的防篡改，如果以后出现纠纷，我们要向法庭证明现在这份合同内容和之前接收方签的合同没有任何不同。

3.如何选择电子合同厂商？

建议选择电子合同服务商的时候，要更关注服务商的综合能力，包括产品、技术、服务、资质等。

后續纠纷处置环节上的保障也需要放在更突出的地位，司法裁判机构认不认可该服务商提供的电子证据，是合同效力得到充分保障的前提。

四、电子合同的应用案例

1.地产行业。

地产行业面临的一个最大的问题是：在房屋买卖过程中，要签大量的文件。并且，为了保障文件的安全性，要求每一页都要签字，这就导致签字的数量非常多。此外，从等待签署到完成寄送的时间过长，进而造成等待支付认购款、等待收据时间也过长。

某客户在使用了电子合同之后，签约成本直接降低了90%；用户的体验满意度达到98%（以前必须请用户到现场签署或者等合同寄到了再签署，然后用户还得寄回来，而使用电子合同后，这些问题就不存在了）；当企业发生纠纷的时候，诉讼自证（企业自己拿出证据提供给法庭或其他司法机构）效率提升超过80%。

2.金融行业。

电子合同在金融行业里也有很多应用场景，比如在银行开户、贷款，或者开通其他业务时，都可以使用电子合同。

举一个我们金融行业的客户的例子，面临着4个业务痛点：

第一，承租人地域分布广、无法线下签署合同。

第二，公章由总部集中管理、用印困难。

第三，担保/抵押类合同篡改风险高，因为这类合同不止是两方签署（甲方和乙方），可能还有金融担保方、出资方、资质担保方等几方签一份合同，而这些角色可能在不同城市，签署合同效率慢且风险高。

第四，承租人签署意愿证据难以取证。

但是，使用电子合同后，贷款业务可以实现线上化处理，风控能力也大幅提升；电子印章的使用可以更加安全管控，合同数字化支撑业务智能化。

3.教育行业。

对于教育机构，会涉及到很多签约主体。比如，既要和客户方（学生或家长）签订培训合同、课程确认单，也要和人事及外聘方（全职教师和外聘专家）签订劳动合同和外聘合同，还要签署内部审批单据、教务报告，甚至与外部合作企业签订合作协议、代理协议。

这些工作，我们都可以通过电子合同或电子审批签署提升效率。

而且，教育行业都有一个非常大的特点：层级比较深，一级代理可能是品牌方，二级是地域代理，他们有自己的线下培训机构，这些培训机构收集各种各样的课程，这些课程的研发机构可能就是三级、四级代理。

在层级比较深的情况下，如果一个三四级的课程代理把课程卖给了另外一个城市的销售品牌，在这个过程中，如果签订的是纸质合同经常会出现一个问题：对方在签署完成后把这份合同发给你时，可能没有按照当初商定的比例或者分成去签。但是合同已经签完了，只能去执行。

作为一个品牌方，如果没办法管理好旗下三级、四级终端机构的签署行为，就会对品牌造成不良影响，甚至影响老师的上课情况。

而有了电子合同之后，所有的合同都可以由总部发起，实时推送给各方签署，这样就杜绝了各三四线终端机构在签署时进行修改的情况。

4.人力资源行业。

在人力资源行业，电子合同能够应用的场景非常多，比如劳动合同、入职体检单、背调授权协议、各种证明文件（学历证明、离职证明）、保密协议、竞业协议和员工手册等等。

举个例子，国内某制造业企业的员工入职的密度非常大，可能有几千个人需要在几个小时内完成签署。如果用纸质合同，很难做到，但使用电子合同就很好解决。

未来，电子合同的应用领域、场景将会越来越多，它能有效提升我们的工作效率。