创新档案信息管理，提升城建管理水平

周彩梅

内容摘要 现如今，随着社会经济的快速发展，我国各个行业、各个领域都得到了巨大发展。城市管理是一个系统工程，而城市档案管理作为城市管理的重要一环，能够为城市建设提供必要的数据基础与参考资料，确保城市建设工作能够顺利开展，全面提高城建管理水平。长期以来，由于人们对城建档案管理的了解不足，依然沿用传统管理观念与管理模式，严重阻碍了城建档案管理工作的健康发展。基于此，文章主要从城建档案信息管理工作创新入手，对发展现状、存在不足进行分析，并提出可行性发展路径，仅供参考。

关键词 城建档案 信息管理 水平 创新

1 引言

现如今，我国的城市建设、经济建设都已经步入飞速发展阶段，由此形成了海量的城建档案信息资料，与此同时，与城建档案相关的法律、法规也在不断健全与完善，整个城建档案管理体系也越来越标准化、规范化，相当程度上又增加了城建档案管理工作的工作量。因此，为了能够更好地迎接新时代所带来的调整，创新城建档案管理工作观念和方式、提升城建管理水平已刻不容缓。

2 城建档案信息管理现状及不足

2.1 信息资料相对滞后

在城建档案管理工作实际中，受工作观念、工作方式等因素的影响，城建档案信息资料滞后，最终造成城建档案管理工作无法落实的情况时有发生，从而严重地影响城建档案管理工作的效果与质量。城建档案信息管理工作所涉及的资料信息非常复杂、广泛，不仅包括城市建设方面的资料[1]，还包含其他市政工程等相关数据资料。以工程建设为例，完成工程建设后，如果无法将相关数据资料及时转递给档案管理部门进行归类、整理和归档，将很可能出现数据和资料的缺失甚至丢失的情况，为后续的城建档案信息管理工作埋下安全隐患。

2.2 管理规范化水平偏低

对于城建档案信息管理工作来说，其虽然不能直接产生经济效益，但是其可以利用自身具有的服务功能，使整个城建管理工作更加合理化、科学化，避免出现资源浪费等不良情况的发生，全面提高城市建设具有的经济效益[2]。由于长期以来档案工作未能得到足够的重视，各级部门尤其是县级档案管理单位，普遍存在人员不足、管理不够规范等痼疾，不能满足时代发展需求，更谈不上对城建档案信息具有的价值和作用进行深度挖掘，甚至还直接导致城市建设活动出现重复开展等情况，浪费了大量的社会和自然资源。

2.3 现代化技术运用不足

在如今的城建档案管理工作中，为了能够有效地提高工作效率与质量，已经引入了很多现代化的管理技术，可是即便如此，很多现代化管理手段与管理技术在实际的管理工作中无法发挥出应用的作用，从而严重影响城建档案信息管理的水平。将现代化的技术手段应用于城建档案信息管理工作中[3]，虽然能够改变传统档案信息管理的工作方式，但是在这种情况下，管理工作基本上都局限在以纸张为载体的档案中，导致档案信息的传输与利用无法满足城市建设的需求。

3 创新城建档案信息管理的可行性路径

（1）抓好三大主项。一是抓基础。从完善制度入手，做到因时随势、与时俱进，及时完善、修改档案管理相关工作制度，对档案的移交、审核、保管、借用等制度进行适度调整，确保档案信息管理各项工作有章可循、有据可查、有规可依。同时，进一步强化归档报送工作，增强档案工作时效性。二是抓学习。要求档案管理从业人员通过参加省市档案学会举办的档案面授课程及网络课程，不断充实档案专业知识，提高档案服务水平。三是抓业务。以工程手续办理为例，档案从业人员应随同施工、建设单位的资料员深入一线，通过提供参考样本、免费发放相关制度及档案入馆规范有关材料、为业主现场指导等多种方式，确保进馆档案质量。

（2）严把三大关口。一是严把审核关。严格对照档案审核标准和要求，力求入馆档案齐备完整，遗缺材料按时限补充，保证档案的成套性和系统性。二是严把归档关。要严格按照《建设工程文件归档规范》，对进馆档案进行分类、整理、编目、入库，做到所有档案都有两个身份编号（纸质版、电子版）、所有档案都可追溯、所有档案都可以联系到人。三是严把安全关。以库房管理为例，可以通过加大库房巡查次数，勤打扫、勤通风、勤投药、勤检查，认真做好八防，保证库房卫生。此外，应重点做好日常管理工作，坚持定期施放防虫药物，杜绝霉变、虫蛀、鼠咬、丢失等损坏和泄密情况，保护馆藏档案的完好安全，确保馆藏档案绝对安全。

（3）提升三大水平。一是提升档案管理规范化水平。以工程竣工档案整理为例，可以紧密结合工作实际和工作中存在的问题，从立卷、排序等方面对入馆档案提出明确要求，确保建设单位移交来的工程竣工档案的整体性、成套性，强化工程竣工图报送格式及标准，使工程竣工档案更具规范化、标准化[4]。二是提升档案管理服务水平。可以从完善工作流程入手，针对档案管理工作中存在的问题，结合平时工作实际，设计出更为便捷的工作流程，如通过电话预约，发邮件、微信等多种方式，为广大业主提供便捷、高效、人性化服务。同时，充分利用现代技术优势，大力推进档案电子化建设，积极开展工程档案电子登记、著录、管理和利用工作，提升案卷管理質量及档案工作效能[5]。三是提升档案管理效益水平。通过丰富馆藏、为业主提供归档及查询等全方位服务等方式。充分发挥档案资源的社会效用。

4 城建档案信息管理的未来发展走向

（1）加强建设，丰富资源内涵。要结合本地实际，发挥地方优势，加强档案资源建设，尤其是要进一步加大重点工程档案、市政基础设施档案、城市地下管线工程档案、数字（电子）档案收集整理工作力度，进一步丰富馆藏资源、优化馆藏结构[6]，确保档案资源取之于民，用之于民。

（2）加大投入，推进信息化进程。要紧盯国家档案信息化建设的方向，统筹布局、及早谋划当地档案信息化主体工程，同时，结合城建管理实际，全面落实《建设电子文件与档案管理规范》等一系列规定，加强电子文件归档工作和电子档案的规范化管理，推进城建档案管理信息化进程。

（3）把握关键，突破发展瓶颈。要把握关键，尤其是要重点抓好工作创新、人员培训及业务拓展等几大关键，同时，抓实抓细工程竣工图纸电子化报送、纸质档案与电子档案的保管、对资料员的业务指导等具体工作，通过整体方案（档案管理须置于全局管理中）、项目带动（项目带动培训，培训促进提升）等多种方式，有效解决长期困扰档案管理难题。

（4）围绕中心，创新服务方式。要围绕当地经济发展大局，以服务发展、服务民生、服务企业为宗旨，重视城建档案信息資源的开发利用工作。同时，根据城建工作需要和馆藏档案资料，不断拓宽服务领域，创新服务方式，不断提高城建档案服务水平。

（5）主动作为，树立良好形象。档案从业人员要严格遵守党风廉政有关制度，尤其是在实际工作中要注重自身思想政治教育和道德教育，切实做到生活汇总廉洁自律、工作中有章可循[7]。同时，要恪尽职守，以推进城市工程档案管理、城建档案信息化为己任，有效开展城建档案各项业务，积极为城乡建设服务。

5结语

总而言之，在城市建设与发展过程中，城建档案信息管理具有非常重要的作用，因此必须提高加强城建档案信息管理意识，创新城建档案信息管理理念与管理方式，不断完善和切实落实各项规章制度，通过强化档案信息资料的收集力度，完善档案信息化建设，全面提高城建信息档案管理工作水平，确保城建档案管理工作顺利开展，为城市建设做出更多更大的贡献。

【参考文献】

[1]刘蓉.城建档案信息化管理工作的发展现状及未来展望[J].城建档案，2019（11）：19-20.

[2]刘庆平.新时期城建档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2019（22）：97+113.

[3]秦菊香，柏大为，蔡霞.基建档案信息化管理在口岸所城建项目中的应用[J].城建档案，2019（10）：16-17.

[4]田丽晶.基于城建档案纸质档案与电子档案并行管理分析[J].居舍，2019（28）：159.

[5]徐惦耕，张颖.大数据时代城建档案在城市建设管理活动中的作用[J].重庆建筑，2019，18（9）：41-43.

[6]谢洪运.新形势下加强城建档案管理的实践与思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（9）：40+42.

[7]葛春丽.城市化建设环境下城建档案管理信息化构建分析[J].建材与装饰，2019（25）：171-172.