浅谈公文写作的处理规则

康丽

摘要：公文是具有法定效力的书面材料，是党政机关等运用到公务活动中，传递重要事项的工具，有规定的写作格式。公文从发文到收文的过程，需经过规范化的处理，精准传达上下级机关、团体的意思，不能存在臆想或者更改等虚假性行为，切实保障其权威性和规范性。公文的管理和归档同属于公文处理过程，除了具备公文写作能力之外，应当加强对公文处理规则和方式的掌握。

关键词：公文写作;处理规则;管理

中图分类号：C931.46文献标识码：A  文章编号：1003-2177（2020）05-0121-02

0 引言

党政机关、企事业单位工作效率的提升依靠公文的处理工作，依据现行的法律规定，做好公文写作的处理方法，是保证有序工作的关键步骤。本文通过对公文处理流程的介绍，了解整个公文处理工作的方式方法，掌握好公文处理的必要性后，根据处理原则，改进日后工作方式，服务大众生活，提高社会发展水平。

1 公文处理流程

公文处理包括收文环节和发文环节，收文环节大体按照图示流程进行。收文环节包括传递、签收、登记、分办、拟办、立卷和归档等程序，秉持认真负责的态度，及时准确处理[1]。如图1所示。

2 公文处理的必要性

政府制定政策，需结合人民生活的现状，对于经济情况和文化生活要做重点的把控，由于信息量巨大，关系网络复杂，要求各政府职能部门提供真实、全面的社会信息，而政务信息的提供需运用公文。公文承担的是媒介的作用，联系各机关单位，传递即时信息。政务信息内容量大，不经处理直接传递的过程会降低机关单位工作的效率，增加周转周期，不具备针对性，对领导处理的过程起不到积极的作用。不难发现，公文处理贯穿于政务部门和机关单位的工作中，承担检验工作效果和衡量服务意识的作用，帮助各部门平稳运行，提升决策的准确性，为树立服务型单位形象有着至关重要的作用[2]。

3 公文写作内容的处理规则

3.1 实事求是原则

结合公文切实解决社会问题的目的，要做到实事求是，准确反映当前社会问题，联系实际情况，关注群众所需，保证工作过程的认真严谨[3]。

3.2 精简凝练原则

公文处理是对当前现状的反馈，要保证反馈内容的高效性。公文处理过程中，出现文字赘述、内容繁琐、建议不具章法的现象，没有践行语言精练的原则，避免使用软文类词语，绝不能出现口语化表达。社会生活节奏逐渐加快，处理事务需满足当前经济社会的要求，保证质量达标的情况下，要精简文字内容，提取重要信息，组织语言结构，提高可读性。公文处理不是展現对公文格式、种类等掌握程度的过程，要尽量减少处理环节，省去不必要的工作环节，优化办理手续环节，适当合并，兼顾提升工作效率，减少程序错误，简化终将带来高效的处理效率。作为公文处理人员，摒弃繁文缛节的旧思想，提升精炼意识，贯彻落实公文处理的相关规范，简化处理程序。

3.3 实时高效原则

公文区别于故事小说类文字形式，要能够切实反映当前社会现状，具有时效性，在语言精练的基础上，提出处理办法，尤其注意处理过程中是中立的态度，不能夹带个人思想情感，不能造成策略的偏颇。在满足国家大政方针的基础上，要兼顾高效性的特点，行文篇幅不宜过长。结合实事求是的原则，对当前现状进行深入调查研究，内容具有可论证性，减少无展开讨论的标语式建议，明确发文意图，体现发文目的，满足当前政策要求，与群众生活紧密联系，确保理论与实践的高度统一。依据收文单位和发文单位的职权范围，不越级不脱离实际。

质量与效率要齐头并进，受到客观因素和主观因素的影响，取决于研究的真实性、处理人员的水平以及制度的合理性。实时高效是保证质量的必要条件，平衡好高效与质量间的关系，寻找快速的处理办法，发挥公文的时效性，才具备对现实的指导价值[4]。

3.4 针对性原则

针对性指的是：针对何人和对应文种。原则上要求：公文的收发文机关要明确，上行文得到同级党政机关的授权，才能发文，只针对一个上级机关，回复具体事宜;转述类公文，在提出指导性建议前不得上报，不能出现直接转报的行为，不符合处理规定;对于上级机关交办的事宜，要以本机关或者本机关负责人的名义上报，其他情况不允许使用前种方式上报。上下行文的机关;对于抄送机关这一事项，下级行文，抄送机构，双重领导，必要时加上两个机关名称，根据自身职权范围，按照指定下级进行行文[5]。

常用的公文文种有：请示、报告、通知、函和会议纪要，针对不同的要求使用不同的文种，发挥不同的作用。例如，请示与报告间的区别是：性质不同：报告属于陈述性公文，请示属于呈批性公文;目的不同：报告在于汇报工作，反映情况，提出意见与建议，答复上级机关询问，请示是为解决某一问题，请示某一问题，请求上级指示或批准;时间不同：报告是在工作结束后或进行中，请示要在事情发生前;主送机关不同：报告允许多头主送，请示只有一个主送机关;事项多少不同：报告可以涵盖多个内容，请示要求一文一事;答复形式不同：报告不要求上级回复，请示要求上级及时批复回文，得到答复。文种的不同，结合办理事项，有针对性地进行选择。

3.5 可操作性原则

就可操作性原则而言，执行条件包含内部条件和外部条件两个方面，外部条件又包括人力资源和资金能否对当前提出措施给予保障，社会现阶段水平、舆论操作风向能否满足可操作的平台。行文要强调事实内容，论证调研结果，具体问题具体分析，提出可操作性的工作思路，不能凌驾于事实基础之上，空有理论架构，难以在现实中展开施行，起不到对社会生活的促进作用;内部条件指的是行文机构是否具备施行政策的权利，起草事项要在职权范围内。有特殊需要越级或者越权的事项，要得到相关单位的准许才能够继续起草，未经允许，不得强硬行文[6]。

3.6 保密性原则

根据公文的特征，内容具有一定针对性，对人群和地域有特殊限制，具有高度的保密性，常有国家的秘密措施，非在此限制范围内的人员，不得随意翻看公文内容，交由指定管理机关，进行保管和移送。国家制定了关于公文的法律规定，要求公文严格按照定密规范，明确密级和保密日期，限定印发范围，签订编号，避免公文失泄事件的发生。

3.7 规范性原则

对于公文的文种使用、写作要求以及格式的选用都有规定，须严格按照规定方式进行行文，避免出现马虎应对的现象。

4 公文管理原则

关于公文管理，首先应加强对管理人员职业规范的培训，加强政治思想建设，培养优良作风，传递严谨负责的工作意识，提升对公文写作水平的考核。基于公文保密性的原则，需落实国家法律规定，加大对保密工作的监察频率，把控好公文的复制、携带以及销毁工作，对违反保密规定的行为，追求其法律责任，绝不姑息。强调部门间以及上下级间的督办，做到不积压公文、情况及时上报、处理意见及时下发等工作。

5 结语

综上所述，公文写作的处理规则可以概括为时效性、真实性、保密性和规范性，确保处理工作的有序进行，提升工作效率，加强对公文管理的力度，深入探究突发事件的指导办法，连接政策与生活实践，对政策的提出注入现实因素，有针对性解决民生问题，提高经济实力，在国际舞台上展现大国风范。

参考文献

[1]万志红.如何有效提高公文写作水平[J].办公室业务，2018（22）：8.

[2]胡森林.公文写作入门必须掌握的核心技巧[J].秘书之友，2019（1）：49.

[3]牛玉存.公文写作中不规范现象的产生原因与对策研究[J].办公室业务，2018（24）：5.

[4]张金烨.念好“五字诀”提高公文写作者专业素养[J].应用写作，2019（4）：6-9.

[5]李金泽.浅谈公文写作的逻辑性[J].兰台世界，2017（3）：55-58.

[6]周玉环.档案管理工作中公文写作的策略和发展战略[J].办公室业务，2017（21）：9.

（责编：陈静姝）