ERP系统主数据设计与管理分析

摘  要：发展建设企业ERP信息管理系统，实施ERP系统项目来提升企业的竞争力已成为化工企业发展的趋势。物料、客户、供应商等基础数据通常长期存在并且应用于多个子系统。作为ERP系统的主数据，其管理与设计的合理高效是ERP系统项目实施成功并高效应用的前提，并对其有直接影响，主数据在企业ERP系统应用中的统一管理对系统来说十分重要。文章以SAP系统、OA系统等多个子系统组成的ERP系统为例，说明化工企业ERP系统应用中主数据的设计与管理。

关键词：ERP;SAP;OA;主数据;信息管理系统

中图分类号：TP399;TP315       文獻标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）06-0116-04

Abstract：The development and construction of enterprise ERP information management system and the implementation of ERP system projects to enhance the competitiveness of enterprises have become the development trend of chemical enterprises. Basic data such as materials，customers，suppliers，etc.，usually exist for a long time and are applied to multiple subsystems. As the master data of ERP system，its reasonable and efficient management and design is the premise of the successful implementation and efficient application of ERP system project，and has a direct impact on it. The unified management of master data in enterprise ERP system application is very important for the system. Taking the ERP system composed of SAP system，OA system and other subsystems as an example，this paper illustrates the design and management of master data in the application of ERP system in chemical enterprises.

Keywords：ERP（enterprise resource planning）;SAP（system applications and products）;OA（office automation）;master data;information management system

0  引  言

随着信息时代的来临，伴随信息技术的发展与应用，化工企业的信息化建设势不可挡。越来越多的化工企业紧跟时代潮流，发展建设企业ERP信息管理系统，实施ERP系统项目来提升企业的竞争力。ERP系统之主数据的管理与设计的好坏直接影响着ERP系统项目的实施成功及系统的高效应用。ERP系统的主数据就是指系统中各个子系统共享的重要基础数据，如：物料、客户、供应商等。此类主数据在企业ERP系统应用中的统一管理对系统来说是十分重要的。

1  ERP系统的主数据的含义

ERP系统的主数据就是指系统中各个子系统共享的重要基础数据，也就是企业运作过程中必须使用的基本数据，如：物料、客户、供应商等。ERP系统主数据的管理与设计的合理高效是ERP系统项目实施成功并高效应用的前提。对于一个化工企业而言，其ERP系统的主数据通常长期存在并且应用于多个子系统（包括SAP、OA系统等），主数据就是用来描述企业整体业务信息的对象和分类，在整个集团范围内各系统间要共享的基础数据。例如：物料（分类、代码、描述、类别、产品组……）、客户（名称、地址、邮编、联系方式、付款方式……）、供应商（分类、名称、地址、邮编、联系人……）。

由此可知这些基础数据大体有四类：物料主数据、客户供应商主数据、生产类主数据、财务类主数据。此四类主数据在企业ERP系统应用中的有效统一管理是十分重要的，四大基础数据的有效统一是企业对内实现管理效率提升、对外获取快速市场响应能力的基础。

主数据管理的含义就是由统一的管理部门按确定的数据标准和规范进行数据维护，确保企业基础数据的稳定性、准确性和一致性。

ERP系统之主数据的管理与设计需要实现统一入口（如案例系统中的OA系统）保证数据的唯一性;可以通过系统接口的设计实现数据的共享。在企业实施ERP系统项目的项目蓝图阶段，项目组应对四大基础数据进行相关专题方案的设计，并基于企业管理需求及未来业务拓展，借鉴行业先进经验，形成科学、规范的管理体系，有效提升集团范围的基础数据管理水平。

2  ERP系统的主数据分类

ERP主数据主要有物料主数据、客商主数据、生产类主数据和财务类主数据四类，这些数据基本涵盖了公司数据资源的产生渠道。下面分别介绍每类主数据具体情况。

2.1  物料主数据

物料是指在公司的业务活动中被使用、消耗或者制造的商品或服务。物料主数据是指对生产过程中涉及到的成品、半成品和原材料在生产加工过程中需要使用的信息进行设定。本文案例中公司的物料包含生产出的产成品、半成品及消耗的原材料还有相关设备备品备件、编织袋、广宣品、劳保用品及办公用品等等。物料是物流模块中最核心的数据，涉及生产、采购、销售、成本、会计多个模块视图。物料主数据包含了企业采购、生产、存储、销售物料的所有信息，是企业中有关物料信息的中央仓库。物料主数据的管理是企业管理最基础、最重要的环节。ERP系统将企业的所有的物料数据集成在统一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，各业务部门都可在系统中查询和使用物料主数据的信息。

2.2  客商主数据

客商主数据，顾名思义，包含客户主数据和供应商主数据，其中客户主数据是系统中所有客户信息的集合，客户又分为员工客户、销售类客户、财务客户，客户类主数据涉及OA系统及HR、销售、成本、会计等模块。供应商主数据是ERP系统中采购供应商相关信息的集合，主要应用于OA系统及采购、成本、会计等模块。以SAP系统为例，SAP系统中客商主数据均有三个视图：基本视图、公司视图、销售视图。

2.3  生产类主数据

生产类主数据是指在SAP系统生产模块中用到的生产相关基本信息的集合，主要应用于OA系统及生产、成本、会计等模块。生产主数据是在生产过程开始之前，必须在系统中进行设定的生产相关信息描述，其会对生产加工的过程产生影响。生产主数据主要包括：物料主数据、BOM主数据、工作中心主数据、工艺路线主数据和生产版本主数据，不同的主数据在生产过程中起到不同的作用。

2.4  财务类主数据

ERP系统中财务管理模块的主数据是描述那些运用在会计、成本、物料、供应商、客户等业务过程中的行为体。它在一段期间内，基本信息往往保持不变，并且具备单一的名称或者编号。案例系统中，财务会计涉及的主数据主要包括会计科目、会计科目表、客户、供应商等。

3  ERP系统的主数据管理设计方案

生产类主数据主要是生产部门管理及使用;财务类主数据主要应用于财务部门，这两类数据是由独立部门来管理，相对物料及客商主数据管理来说比较简单，此两类主数据均由各相关管理部门人员录入系统，数据在系统中能很好的实现统一管理及共享。下面主要介绍物料主数据及客商主数据在ERP系统中是如何管理的。

3.1  物料主数据管理

物料主數据的管理工作主要有以下两方面：物料分类、编码、描述和物料组管理设计，以及在系统中操作流程的设计。根据未来业务需求及借鉴行业的先进经验来设计适合的物料主数据维护方案，包含物料分类、物料编码、物料描述、物料组的管理体系及系统操作的物料管理流程方案。基于未来系统平台的实施，实现物料主数据各系统间、集团各公司间的信息共享。

3.1.1  物料编码、物料描述、物料分类及物料组

物料编码也叫物料代码或物料号（Item number 或Part number），它们是计算机管理物料的检索依据。为ERP系统运行所需的所有物料进行编码是ERP最基础的工作。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁，而借着物料编码，可以使各部门提高效率，使各种物料数据传递迅速、意见沟通更加容易。

物料分类是指通过一定的标准，例如物料的若干性质、物料的用途等等将物料进行规则的、系统的排列。将属性相同或者相近的物料归并成同一类别，从而方便物料的管理。物料组是把具有实际需要的属性的物料归并成一组，定义为对应的物料组。

下面以案例举例说明物料分类、物料编码及物料描述规则：

项目案例中的物料可按大类、中类、小类来进行分类管理，其中大类可分为产成品、半成品、原料、设备材料、广宣品、编织袋等;每个大类物料里依据相应的属性分成若干中类及小类并定义成若干物料组。例如：普通磷矿一铵、磷矿浆、磷矿、减速机专用备件、产品包装袋（复合肥）、广宣品通用等等物料组。

在SAP系统中，物料编码唯一地表示一种物料，体现了物料的唯一性。物料编码可以系统内部自动给号，也可以手工外部给号，依据物料类型进行设置。物料类型是根据物料性质及属性的不同进行的分类，控制着屏幕字段、编码方式及范围、信息统计等。

以产成品中的一个物料为例来说明物料编码及物料描述规则：

物料大类为“产成品”的物料编码可以是14位及字母的组合。物料描述规则通过编码规则自动生成，每段描述中间用-代替，即为编码中的含义组合，即第一位与第二位代表的是产品的品牌如“品一”，第三位代表的是产品的系列如“磷酸二铵”，第四第五位代表的是产品的分类如“61%”，第六至第十一位的含义为N的含量、P的含量和K的含量，第十二位代表的是包重如“50 kg”，第十三、十四位的含义为包装如“普包”。

举例：物料编码：PL……E……L1……164500……A……PT。

物料描述：品一-磷酸二铵-61%（16-45-00）-50 kg-普包。

3.1.2  物料主数据在系统中操作流程方案

对于企业来说，实施ERP项目的最大难点就是各种基础数据的收集与整理，这也是主数据管理最重要的环节。物料主数据是最为重要的数据，涉及的模块广、类别多、数量大，其收集、整理及后来的管理工作非常复杂与繁重。因此科学规范物料主数据管理流程在ERP项目实施中成为了非常重要的工作。设立专门的数据组及人员进行数据收集、整理及维护显得尤为重要。数据组在项目实施过程中负责物料主数据的统一收集、整理，做好物料编码的设计工作并制定项目上线后的管理流程。

ERP项目物料主数据管理流程可设计如下：物料需求部门通过OA统一维护模板来进行物料主数据的新建、修改、冻结的提报，经部门领导审核后的数据再由数据组进行核查、相关业务部门在OA中对需求部门的提报进行物料信息补充（如财务部补充的标准成本估算，生产部补充的生产所需相关数据，销售部门补充的销售相关信息）;核查后数据组在SAP系统中创建物料主数据，物料信息经补充后，物料正式完成创建，OA系统会自动归档并告知需求部门该物料数据可以使用。具体物料管理流程如图1所示。

由此可见，物料主数据的管理中有需求部门进行申请，专门的数据组进行统一的维护，并且也增加了线上审批环节，提升物料主数据管理的准确性，为后续的物料产供销业务执行及业务分类统计提供数据基础，同时为高层的业务数据分析决策提供统一的数据支撑。

3.2  客商主数据管理

客商主数据是ERP系统中销售、采购、财务模块都需要用到的基础数据，所有相关部门都会应用该主数据。在SAP系统中，客户主数据拥有多个合作伙伴功能：售达方、开票方、送达方、付款方、联系人、销售员等。客户主数据包含通用数据、公司級数据、销售区域级数据。供应商主数据与客户主数据类似，也包含通用数据、公司级数据、采购级数据。客商主数据的管理必须在系统中实现统一编码，系统中也要统一数据入口，并且实现集中管理所有数据，可通过接口实现客商数据共享。客户主数据主要用于销售与分销模块;供应商主数据主要用于采购模块，客户与供应商主数据的管理与设计在ERP系统中异曲同工，本文详细说明客户主数据的管理与设计。

3.2.1  客户主数据的分类及编码设计

企业的销售业务大多都由多个部门完成，客户主数据的管理比较分散，为了达到防止多入口，造成数据不一致、数据重复，冲突的情况。系统设计时进行系统的数据入口统一，即OA系统为客户主数据的统一入口。并对所有客户主数据进行统一分类及设计编码。

客户主数据编码分类原则：要满足公司现有不同类型客户的分类需求;考虑到减少冗余的编码设置以及往来帐反映的连续需求;要满足通过客户编码进行经销商销量及贡献度等的报表分析;要满足未来公司渠道发展（渠道下沉）的客户设置变动需求所做的预留。

下面以具体实例来说明客户主数据的分类及编码，如图2所示。

案例企业集团内，使用统一的客户分类：集团外客户、集团内客户、员工客户、一次性客户、其他应收款客户。案例企业的客户主数据均由数字组成。具体编码如下：集团外客户（经销商）：数字1开头加六位的数字流水码组成;集团内客户：数字8开头加四位数字子公司代码组成;员工客户：数字6开头加六位数字流水码组成;一次性客户：5开头加四位数字流水码组成;其他应收款客户：9开头加四位数字流水码组成。

例如：客户编码为1000021，是1开头的，因此该客户的类型为集团外客户（经销商）;客户编码为81001，是8开头的，因此该客户的类型为集团内客户。

这样进行编码对于集团内客户其编码为该编码位数较短，易于记忆及业务操作，经销商的具体信息，在经销商档案中管理，有客户清单报表。对于集团内客户手工编码。其他客户类型系统自动编码，不会出现编码不规范、编码重复的问题。

3.2.2  客户主数据的管理流程的设计

销售的客户信息进行集团统一管理、统一建档，实现数据同一入口（OA系统）进入ERP系统后进行信息共享。客户主数据的各种信息（基本通用信息、公司信息、销售类信息）由业务人员首先通过OA系统进行提报，提报的流程有：客户新增、客户扩展、客户修改三种流程。OA系统中实现的是信息的审批流，客户信息在OA中审批结束后通过接口在SAP系统中完成建档，客户信息实现了系统统一管理、信息共享。各子系统客户主数据需通过接口同步读取SAP系统中的客户主数据信息。具体操作流程图如图3所示。

客户新增流程用于在系统中新增客户。当销售部门业务人员发展了一个新客户后，ERP系统中还没有该客户信息时，需要把该新客户信息增加到系统中进行统一管理。新增客户需要录入客户的所有信息：如基本视图中的客户名称、客户简称、客户地址、电话、负责人、营业执照、开户行等基本共用信息;对于集团信息系统来说还有公司视图中的公司代码、统驭科目等公司信息;销售视图中的销售相关信息。客户新增的实现是销售业务人员在OA系统中提报客户新增流程，录入相应客户信息，经过业务部门及财务、信息中心等相关领导审核后调用系统接口，客户主数据信息同步到SAP系统中，同时也通过定时调用接口再把新增的客户信息同步到相应的销售子系统，由此实现客户主数据新增信息的同步及共享。

客户扩展流程主要用于不同公司间共用的客户数据的扩展。如客户a在系统中是A公司的销售客户，后来B公司也发展了该客户a，此时就需要B公司的销售业务人员在OA系统中提报扩展A公司的客户a为公司B的销售客户。在扩展流程中客户的基本信息不能改动，公司视图中的公司信息必须要提交到系统，销售视图视公司销售情况来进行修改并提交。

客户修改流程主要用于实际客户的信息发生变化时对系统中原有的客户主数据信息进行修改，客户信息的修改流程是客户主数据管理中必不可少的环节。该流程的过程如下：销售业务人员再得知客户信息发生变化时应该立刻收集到已修改的客户信息数据，并在OA系统中提报客户修改流程，该修改流程经过相应的审核后调用接口同步传入SAP系统中;其他销售子系统也通过接口同步到SAP系统中已经更新的客户主数据相应的信息。

4  结  论

信息化的快速发展决定了化工企业必须建设并不断完善ERP信息系统，而ERP信息系统的应用前提就是对系统中的基础数据的管控。ERP信息系统的主数据设计及管理尤为重要。精确统一的主数据管理是ERP系统的应用基石。在大数据时代，化工企业的信息化建设应充分结合大数据信息时代的优势管理好系统的基础数据，再去进行汇总、分析、处理并把结果应用到企业生产中，更好地指导企业生产、采购、销售等业务活动，以此来提高企业生产经营管理能力和企业的经济效益，促进化工企业在新的大数据时代背景下的高速发展。

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作者简介：姚红梅（1975-），女，汉族，安徽铜陵人，工程师，学士学位，研究方向：信息技术应用、网络架构