事业机关档案管理的规范化措施分析

邵继仁

摘 要：事业机关档案作为国家档案资源体系的重要组成部分，真实反映出了单位的各项工作情况，同时还能为领导提供决策参考，有利于机关治理，在确保事业机关工作有序开展、维护职工合法权益等方面具有重要的作用。基于此，本文以事业机关档案管理为重点，首先分析了档案管理存在的问题，接着提出解决策略，以期能够提高档案规范化管理水平，切实发挥出事业机关档案价值。

关键词：事业机关 档案管理 规范化

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）06-00-01

一直以来，我国都非常重视事业机关档案规范化管理工作，尤其是近几年，国家档案局及各地区相继出台了一系列加强机关事业单位档案管理规范化开展的意见和办法，极大地提升了机关档案管理水平。但是，从实际操作来看，依旧存在诸多问题亟待解决，国家宏观层面所出台的规定多少与机关实际工作不相符，存在不相契合的矛盾。基于此，为破除这一弊端，进一步加快事业机关档案管理规范化、标准化、信息化建设进程，充分发挥出机关档案的职能与作用，更好地为本单位工作和社会经济发展做出贡献，就必须要主动作为，认清当前档案管理工作中所存在的问题，积极寻求有效的解决方案，强力推进机关档案管理工作上档次、提质量。

一、事业机关档案管理存在的问题

1.领导对档案规范化管理工作认识不足

作为一项基础性工作，档案管理的重要性日渐凸显，越来越多的机关单位将其纳入绩效考核范畴，对档案工作的重要性达到前所未有的高度。而档案的特殊性使得管理工作具有长期性、基础性的特征，需要管理人员在长期实践中不断积累和掌握，只有这样才能切实做好档案规范化管理工作，但是，依旧有部分机关单位领导对档案规范化管理的认知不到位，为了应付上级部门的检查，完成档案规范化管理认定要求，并没有设置专门负责档案管理的岗位，档案工作多是由其他岗位人员兼任，或是直接借调下级单位人员，从而使得单位档案管理质量始终得不到有效提升。

2.档案归档立卷制度贯彻落实不到位

机关单位在职能履行过程中会产生具有保存价值的档案，且档案载体类别多样，包含文书档案、声像档案、实物档案等，涉及人事、纪检、财会、会议等领域。甚至还会涉及社会重大事件，比如自然灾害、安全生产等，因此单位文书部门必须要先做好档案的整理和立卷工作，方可移交档案室归档[1]。但是在实际操作中，单位并没有建立完善的归档（立卷）制度，档案管理人员将大量的时间和精力花费在了档案收集、整理、编目、录入等工作中，经常出现刚刚将去年档案整理上架后，又需要开始对今年档案进行整理，在此过程中还会有其他部门时不时送来往年档案，如此往复，档案管理人员陷入不停地收集档案、整理档案的循环，导致档案价值没有发挥出来，档案管理效率低下，始终得不到有效提升。

3.档案管理信息化程度不高

随着现代信息技术的不断发展，档案管理信息化是应对时代变革的必然路径，是符合时代发展趋势的。但是仍旧有一些机关单位没有建立起完善的档案管理体系，信息化建设进程缓慢，程度不高。即便一些单位开展了信息化建设工作，但是硬件设施还不完善，导致档案管理信息化流于形式，信息系统没有发挥出实质效能。更有甚者，一些机关单位还习惯于手工录入，依旧以纸质查阅为主，不仅不利于档案长期保存，也极大地降低了工作效率，从而导致大量人力物力浪费。同时，随着“互联网+档案”模式的兴起，基于网络平台的档案管理工作与互联网安全问题存在共性，而机关单位档案事关重大，如果泄露可能引发严重的后果，因此不可将其与网络安全问题同一而论。当前，在信息化建设进程中，机关单位档案管理面临着泄露、攻击等危险，必须要加强安全保障措施，但由于档案管理人员风险意识不强，对数字认证、数据加密、访问权限、网络防火墙等技术掌握不牢，因此增加了档案管理风险。

4.档案专兼职人员专业技能有待提升

受机关单位领导主观意识、经费等因素的影响，导致档案管理人员在开展工作时缺乏创新意识，仅以档案不丢失为原则，整个团队年龄偏大，知识老化，工作方式老旧不懂变通，对新知识接受能力不强，尤其是计算机操作不娴熟，工作效率偏低，无法适应新时代对档案工作管理所提出的需求。而部分兼职人员虽然思想先进，具有较高的知识结构层次，但是对档案基础理论知识掌握不牢，再加之思想不稳定，人员流动性较大，从而使得档案工作面临边缘化。

二、提高机关单位档案管理规范化的应对措施

1.立足一个原则，牢牢把握三个重点

面对机关单位档案管理所存在的問题，在规范化发展的新形势下，必须要坚持高站位、高标准。以《机关单位档案工作规范》为指导，严格按照要求，切实推动档案管理规范化建设。同时在工作中应重点把握三个重点：一是要明确档案管理职责。在全面梳理档案收集、整理、储存等工作流程的基础上，建立层层递进、环环相扣的规范化运行机制，确保档案管理工作有章可循。二是加强监督考核。机关单位应定期就档案管理工作组织开展总结大会，对档案规范化管理阶段性工作进行分析，查找薄弱环节，提出规范化建设过程中所存在的问题，通过集体商讨，借助头脑风暴寻求解决策略。同时，采取多种手段对档案管理规范化建设成果进行考核评估，将建设成效纳入绩效考核范畴，并与绩效工资挂钩，从而激发工作人员的参与积极性[2]。三是统筹兼顾。档案管理规范化建设不仅仅是档案部门的工作职责，与机关单位各部门关系密切，需要各部门协调配合，方可发挥出档案价值。因此，需要机关单位统筹兼顾，设置专人负责档案管理，完善档案管理各项制度，如保管制度、保密制度、利用制度、消防安全管理制度等。同时，构建健全的突发重大灾害紧急处置机制，尽可能提高纸质档案的管理成效，提高档案室安全保障能力。

2.健全档案规范化管理体系，认真贯彻落实归档立卷制度

事业机关应提高档案管理规范化建设意识，对现有的档案工作制度进行梳理，通过流程再造健全档案规范化管理体系，用制度来约束档案工作人员的行为，保障档案编制、经费、设施设备的投入;建立“抓系统、系统抓”的工作思路，严格落实库房“八防”要求;创新档案管理激励机制，激发工作人员的工作兴致，令他们有劲头、有奔头。同时，大力推行归档立卷制度，一方面要保证归档立卷的时效性，各阶段档案要及时归档，以免造成管理混乱。另一方， 要合理开展立卷分工，在秉承“以我为主”原则的基础上，围绕内容、形式、载体、作用等科学开展资料区分，降低档案信息冗余度。

3.加快档案管理信息化进程，提高档案管理规范化

现代信息技术在各领域中的广泛应用，给档案管理现代化建设提出了更高要求，而信息化建设也是符合时代发展需求的。因此，机关单位要加大资金投入用于信息化建设，大力引进先进的技术设备，构建具有自我特色的档案管理系统，以确保能及时、准确录入档案信息，提高档

案检索效率和利用率。同时，借助元数据理论，依托数字化技术，构建符合实际的档案信息数据库。这样将大量繁琐、日常化的资料上传至计算机空间，减少档案存放空间[3]。此外，纸质档案与电子档案同时记录，也就相当于实现了双重备份，更加有助于资料的保管，即便是纸质档案丢失，也可以通过电子档案找回。此外，在信息化建设过程中，机关档案管理部门要积极遵守国家相关法律法规，多参考行业管理标准，加强对电子文件的收集、分类与管理，配备专门的档案安全管理人员，加强档案风险防范意识，规范档案信息化操作流程，避免由于人为操作导致的黑客、病毒入侵，提高信息系统的安全性。

4.培养档案管理专业人才，加快档案管理队伍建设

机关单位应重视档案管理人才的培养工作，为档案管理规范化建设奠定良好的人力资源保障。一方面要加强人才队伍建设，积极培育一支技术过硬、管理水平高超的管理队伍。定期组织开展培训指导活动，采用“授课+观摩学习”的模式，强化管理人员对档案管理规范化工作的理解和认可，提高工作人员对档案管理重要性的认知[4]。同时，紧跟时代发展，通过培训让工作人员能够了解最先进的理念和技术，邀请档案管理专家介绍工作经验、解读规范化管理政策，切实提高大家的工作积极性和思想认知。另一方面，要加强对档案管理人员思想政治教育，强化学习职业操守内容，提高工作人员的责任意识，彻底摒除以往“铁饭碗”“得过且过”的工作态度，将档案管理规范化建设作为工作重点，全身心投入到档案事业中。此外，要充分挖掘人才潜能，尽可能做到人尽其才，提高岗位福利，保持队伍稳定性。

结语

总而言之，新形势下推动档案管理規范化建设是完善事业机关档案工作的重要手段，不仅能够提高机关档案管理成效，还能发挥出档案价值和作用，从源头上把握今后档案的完整性和全面性，为国家档案资源体系建设质量贡献力量。

参考文献

[1]胡秀英.推进机关事业单位档案管理工作规范化的策略分析[J].信息周刊，2019（19）：431.

[2]李萌.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].传播力研究，2018，2（24）：204.

[3]李艳秋.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略分析[J].中外企业家，2019（22）：118-119.

[4]周文娟.新时期机关事业单位档案管理规范化路径[J].信息周刊，2018，

（04）：1.