对教师业务档案电子化管理的探讨

蒋红卫

摘 要：信息技术的不断发展，推动了我国各行业的发展。在档案管理中，信息技术的应用极大地提高了档案的管理效率。但是，在我国一些学校中，对于教师的档案管理仍然没有摆脱人工操作的模式，尤其是一些经济欠发达地区，仍然没有实现档案的电子化管理。本文主要围绕教师档案电子化管理进行分析。

关键词：教师档案 电子化管理 档案管理

中图分类号：G472文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）06-00-01

由于长期受到传统档案管理观念的影响，我国一些学校的教师档案管理工作存在着一定问题，如档案管理材料较为分散，缺乏专门的档案管理人才，对于教师的档案管理不够重视等等。这样一来，就不利于学校对教师的管理，不利于学校实现对教师资源的优化配置。基于此，围绕教师业务档案电子化管理进行分析具有重要的现实意义。

一、教师档案管理中所存在的问题分析

1.内容上的问题

当前，在我国一些学校中，学校领导过于重视教务工作的开展，对于教师的档案管理工作不够重视。这使得教师档案的内容质量不够理想，没有以教师的实际情况为依据，对教师进行个性化的记录。许多教师档案长期得不到更新，并不能够反映教师的真实情况。另外，在档案的内容上，存在着重复性的现象，这样就导致教师无价值劳动的问题产生，对教师教学活动的质量影响较大。

2.利用上的问题

在档案管理工作中，因为受到了传统观念的影响，许多学校对于教师档案的保密性非常地重视，忽视了对教师档案的开发与利用，这导致教师档案的利用率非常低。一般而言，教师档案存放在具体的职能部门之中，而只有当学校接受上级教育部门的人才水平评估时，或者是评定职称时，才能够体现其利用价值[1]。但是，在职称评聘工作中，只能够参考教师档案中的一部分内容，所以又带来了教师档案利用目的单一的问题。在教师的档案管理中，因为学校缺乏档案利用意识，所以教师档案不能够为教师的个人发展提供有价值的参考，也不利于学校对教师资源进行优化配置。

3.管理上的问题

在教师档案管理中，一些学校采用分散式的管理模式，这种管理使得档案的完整性以及连续性等都受到了影响。此外，在档案管理工作中，还有一些学校以人工操作为主，没有实现档案的信息化管理。而有些学校虽然引入了信息技术，但是缺乏专门的档案管理人员，管理档案的人员信息素养较差，不能够熟练地使用计算机，这样阻碍了教师业务档案管理信息化的建设与发展。

二、教师业务档案电子化管理的探讨

1.提高学校领导者的档案管理意识

要想实对现教师业务档案的电子化管理，首先需要学校领导者认识到教师业务档案管理工作开展的重要性，认识到实现电子化管理的意义。只有当学校领导者认识到这一点，才会加大资金投入，才会支持档案电子化管理工作的开展。因此，学校领导者需要转变自身传统档案管理观念，要学会与时俱进，认识到教师业务档案管理工作对于学校各项工作的开展意义，并且认识到档案的电子化管理是时代发展的必然

趋势[2]。

2.构建系统的档案管理模式

2.1实施“双套制”管理模式

所谓“双套制”管理模式，其实就是指实现电子档案管理与纸质档案管理的相结合。这样当计算机网络出现故障或者是计算机被病毒、黑客所侵扰时，可以保证教师业务档案的完整性。而通过实现电子档案管理，更能发挥信息技术的优势，能够提高档案管理信息的工作效率，还能够实现信息的共享与交换。

2.2建立“文件中心”机构

所谓“文件中心”机构，其实就是指档案在行政机构的管理下，对学校其他部门的文件进行保管。该机构主要有以下几方面的职能：第一，为档案管理部门提供服务，其服务的对象是学校各部门。第二，负责对教师业务档案进行处理，将一些具有保存价值的信息资料移交给学校的档案管理部门，对于那些不具有保存价值的信息或文件，可以进行销毁。

3.实施网络化的管理

现如今，在我国一些学校中，档案管理模式较为落后，在一些偏远的地区，仍然以人工管理模式为主。在这些学校中，档案管理标准的制定主要是围绕纸质档案提出的，所以对档案的完整性非常重视，忽视了对教师档案的开发与利用，影响了教师档案价值的发挥。但是，在新的社会形势下，这种管理模式很难适应时代的发展，所以学校需要引进信息化技术，要实现教师档案的电子化、网络化管理[3]。首先，创建教师档案管理数据库，由学校的档案管理部门负责此事，自行开发或购置与学校发展相适应的档案管理系统，这样就能够使学校领导对教师的最新信息进行及时地掌握，有助于实现教师资源的合理配置，为后期的教学活动的开展打下坚实的基础。其次，要对教师个人信息进行及时地收集，以便对数据库的内容进行完善。可以创建教师信息统计表格，每年对教师的信息进行更新，这样也为教师今后的个性化发展奠定基础。再次，要给予教师一定的权限，使教师能够自行登录档案系统，然后在系统中填写自己的个人信息。例如，教师每年的继续教育情况、获奖情况、职务职称变动情况等发生了变化，就可以登录系统将自己的信息补充上去，然后由后台管理员审核即可。如此一来，就能够实现对教师档案的更新、扩展与维护，有助于教师档案得到科学的利用。最后，要重视对教师业务档案的开发与利用。在今后的档案管理中，档案管理人员需要对教师业务档案信息进行整理，要将其中一些具有价值的信息统计为报表，以便为学校的教务安排提供参考，为学校领导的决策提供依据，使教师档案的价值得到发挥。

结语

综上，随着信息时代的来临，信息技术在档案管理中得到了普及和应用，为我们实现档案电子化管理提供了很多的便利。为此，作为档案工作者，我们更应该加强学习，及时地掌握新技术的应用。在今后的档案管理中，要提高学校领导者的档案管理意识，构建系统的档案管理模式，要与时俱进，实施网络化的管理。如此，才能够为学校的教学工作开展提供依据。

参考文獻

[1]崔淑君.大数据背景下人事档案电子化管理探究[J].兰台内外，2020，（02）.

[2]孙海媛.试论信息化条件下会计档案电子化管理问题[J].科技创新导报，2019，16（32）.

[3]周华.大数据背景下人事档案电子化管理研究[J].文化产业，2019，（21）.