办公室电子档案的大数据发展趋势

李一

摘 要：随着网络信息技术的发展，办公室电子档案管理工作的展开，越来越趋于向大数据的方向进行发展。在本文中，将从办公室电子档案大数据发展的意义出发，来分析办公室电子档案的大数据未来发展趋势，以通过相关措施的运用，实现办公室电子档案管理效率与质量的提升。

关键词：办公室 电子档案 大数据发展

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）06-00-01

引言

在大数据时代的背景下，办公室电子档案信息中所包含的价值在相关技术的支持下，得到了深入的挖掘与充分的发挥。因此，为了保障信息管理的质量，就要从大数据的发展趋势入手，来明确办公室电子档案管理在大数据影响下所发生的变化，从而推动档案管理水平的进一步

提升。

一、办公室电子档案大数据發展的意义

随着时代的发展，档案信息的数量越来越庞大，而基于电子档案的大数据发展，便可以使庞大的档案信息得到高效的整理、归纳，令整体档案工作在展开过程中的质量能够得到明显的提升。同时，通过大数据的应用来实现对数据档案的分类化管理，也可以让办公室电子档案在调取以及检索时的效率得到大幅提升。运用电子数据档案来代替传统纸质档案，不仅摆脱了纸质档案的年限设置，也不需要占据过多的空间以及保养，使档案资料在实际应用过程中的价值得到了明显的提升。此外，电子档案大数据的发展，对于实现单位职能的充分发挥而言，也有着十分重要的作用，其能够有效节约调动档案资源与存储档案资源的时间，令办公室可以快速调动档案来完成相应的服务以及职能。大数据电子档案的使用也可以降低档案管理的成本投入，使资金的利用效率得到提升与优化。

二、办公室电子档案大数据的发展现状分析

现阶段，大数据技术迅速发展，电子化办公也得到了普及性应用。在这样的大背景下，在档案工作中引入“互联网+大数据+云端”的管理方式受到更多关注。当前，更多的办公室积极改变以往传统的单一翻阅模式、电脑硬盘储存模式，将日常档案材料同步储存扫描上传至安全稳定的云端，同时合理的运用“互联网+”大数据档案思维，让档案材料不受时间、区域、人员等约束，被授权的调解员可随时随地用手机、电脑等，输入关联文字既显示出相关档案材料，即可实现对电子档案在线预览、查询、下载、传输，实现快速高效的档案提取比对。同时，在大数据技术日趋成熟的条件下，档案大数据为档案资源利用提供了更有力的支持，实现了与档案管理工作的相互促进，电子档案管理工作的展开丰富了档案大数据;档案大数据的应用强化了电子档案管理的工作水平。

三、办公室电子档案的大数据未来发展趋势

1.资源收集的强化

对于办公室电子档案来说，其自身有着十分重要的价值，而在大数据时代下，基于大数据的应用，电子档案中所蕴含的价值能够得到更加充分的利用，使其隐藏价值可以服务于单位的未来发展，令单位职能的发挥得到进一步优化与保障。而为了实现对档案资源的充分利用，令档案的价值能够得到最大化的发挥，就要对资源收集工作的展开进行强化，认识到档案资源的价值，配合对大数据特性的正确应用，组建优秀的团队进行档案资源开发，发掘其中的数据，并进行归纳整理。同时，数据资源作为大数据资源管理的基础，在进行档案管理的过程中，作为主要管理对象的数据以及信息，在完善性以及完备性上的表现也是确保大数据价值得以充分发挥的关键内容[1]。这就使得在大数据的背景下，对档案资源建设力度以及资源收集力度的强化，成为办公室电子档案大数据发展的主要趋势。

2.档案管理的优化

在进行档案管理的过程中可以发现，档案资源往往具有一定的流动性。这就使得在大数据背景下，为了保障档案管理的质量，就要确保档案管理工作的秩序化与专业化展开，从而使其在展开工作的过程中，能够基于对流动性资源的高效处理，来使电子档案资源的归纳、收集与整理效率得到保障，并实现对档案资源的分类化管理。以应对种类越来越复杂，涉及范围越来越大的办公室档案资源。并且优化档案管理工作，不仅要从档案管理部门出发落实相关的管理措施，也应从员工方面入手提高其档案管理与数据收集的意识与专业技术能力。随着互联网技术的不断发展，档案资源管理的大数据化趋势使得办公室在进行电子档案管理的过程中也可以采取合作互补的形式与其他相关部门或是单位之间建立起大数据档案信息管理平台，以实现对档案管理工作的补充与优化。

3.服务内容的创新

对于档案管理工作来说，“服务功能”的发挥与强化，是其在大数据背景下展开工作的重要内容。为此，就要将数据的挖掘与分析作为展开工作的基础，并通过建立起更加完善的服务体系，来保障电子档案服务内容的创新力度。以某单位办公室为例，其在进行电子档案服务内容创新的过程，基于对云计算技术的使用，使档案数据资源能够得到充分的分析、挖掘与运用，从而令档案数据资源的价值得到了充分的发挥，其工作人员在进行服务内容创新的过程中，结合档案管理工作的实际展开需求，进行了“云部署方案”的设计，以通过对私有云以及公有云的合理利用，使档案管理工作的计算能力与存储能力得到提升，令电子档案的服务内容更加广泛与多元化。

4.保障体系的完善

在大数据的背景下，保障电子档案信息的安全成为办公室电子档案管理工作的重要内容。为了应对多种可能威胁到电子档案数据的信息，就要在展开工作的过程中，基于SSL安全阶层协议层的应用，来实现对档案数据节点与应用程序节点的有效保护，并完成对节点以及数据的加密。而且为了进一步完善档案的安全保障体系，还要结合当前档案管理工作实际展开需求，并遵循ISO27001信息安全技术标准建立起一个完善的制度体系，以实现对档案数据管理过程中共享制度、保密制度、审计制度的完善，从而通过对档案传播范围及其加密层级进行明确，以实现对档案关键信息的识别机制的构成[2]。另外，也可以基于身份认证与权限控制的强化，来保障对档案信息的安全管理效果。

结论

综上所述，办公室电子档案大数据发展对于提升整体档案管理工作的质量与效率有着积极意义。为此，就要结合其在资源收集、档案管理、服务内容、保障体系等方面所表现出的发展趋势，采取针对性措施进行应对，以推动档案管理水平的进一步提升。

参考文献

[1]陈健民.大数据视野下的档案管理模式变化与创新[J].太原城市职业技术学院学报，2020，（01）：201-202.

[2]李立群.大数据时代企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务，2019，（19）：

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