保安服务公司合同管理诊断及优化方案

楼挺

（义乌市市场发展集团有限公司，浙江 义乌 322000）

一、义乌市保安服务有限公司背景

义乌市保安服务有限公司成立于1988年，2011-2019年度连续九年被评为浙江省先进保安服务公司，为浙中地区唯一一家人防二级、技防一级综合型安保公司。

现有员工2000余人，下设市府、市局、企业等十五个中队。主要经营保安派驻、物业服务、联网报警等业务，一直以“安全第一，客户至上，优质服务”为宗旨，依法经营、用心服务，以提升客户安全感和满意度为工作要求，以维护社会治安稳定和满足客户需求为己任。

二、保安服务公司合同管理方案设计

（一）合同管理现状

1．保安服务公司业务及部门设置

目前公司保安部常规合同业务主要由12个中队和2个项目组承担，由20名管理人员和1500名左右保安组成。其中金融中队保安人数较多，分三个分队，设置一个中队长和三个分队长进行管理。

2．保安服务公司业务及合同管理流程现状

（1）合同种类较多，合同格式不统一

目前，公司在与客户签订合同时，通常依赖以往工作经验起草合同，在不同中队或者业务之间无统一合同格式。市府中队、金融中队等中队长还需根据客户要求来确定合同样式，导致合同版本种类较多，合同格式不统一。

保安部在与不同客户签订合有多种保安收费标准，从侧面反映出保安服务公司目前合同种类较多，合同管理较复杂，详见表2.1。

表2.1 保安部常规合同收费标准

（2）客户需求差异大，合同开票周期不一致

金融机构、政府部门付款审批程序相对复杂，有时出现超期付款现象。因此，根据客户实际付款时间，中队长持合同复印件向财务申请开票。付款时间会因客户要求而变化，故开票时间与合同约定时间差异较大，曾出现过漏开甚至多开发票现象。在调研过程中，了解到不同付款方式的具体收款时间还需与客户商议才能确定，而且与金融单位签订保安合同时合同期限有一年到三年不等，使金融单位合同开票周期更加复杂。

（3）合同管理部门及人员

公司合同管理制度规定合同综合管理部门为办公室。目前保安部合同管理工作实际上由保安部文书和中队长共同管理，由于合同种类和数量较多，合同管理工作量大，职责要求不明确。

（4）其他

对于存在拖欠款项情况各中队制定配套惩罚措施，但实际执行并不严格。如果能够建立起更好地执行、续签合同，以及及时收款等相应激励措施，可促进各中队更加注重合同收款和开票工作。

（二）合同管理存在问题及成因分析

1．合同标准化水平有待提高

因客户需求差异化和合同管理不够细致，导致合同标准化水平较低，出现多种合同模板，不利于统一管理。部分业务流程、财务流程标准化程度不高，特别是业务执行过程中资料和信息传递流程。执行过程中大多依靠经办人员主观判断和工作经验，为评价和考核工作带来一定复杂度。

2．合同管理制度化有待提高

合同管理办法操作性不足。公司虽制定合同管理办法，但只规定大致方面，对具体负责人及其责任范围规定不够详细，其制度有待进一步完善。并缺少具体操作细则，导致合同管理人员只能根据自己对合同管理办法理解去操作，不同人员、不同时期、不同合同之间缺乏一致性，给后期合同审查、监督带来极大困难。

3．合同管理不同部门信息共享机制需完善

目前公司合同管理由保安部负责，责任相对明确。合同执行不同阶段，如签订、审查和结束时，但需不同部门间配合，需要内部不同部门配合，单一职能部门难以取得良好效果，缺乏灵活性。一旦合同涉及金额较大且需分期开票收款，则导致合同执行过程较复杂，致使管理效率降低。

4．激励机制有待完善和扩充

目前公司应收账款管理办法只对存在拖欠款项合同负责人制定惩罚措施，而对按时到期收款合同负责人缺少奖励措施，可能存在激励不足问题。一方面应收账款管理不完善；另一方面应收账款规定中只说明了对拖欠款项现象惩罚，而对及时收款合同管理人员奖励措施并未提及。对此，应制定详细奖励惩罚措施，引导员工主动做符合公司利益行为，特别是在新客户开发、及时收款和保安服务执行效果等方面，从而提高合同管理效率和效果。

（三）合同管理优化建议

1．优化合同管理流程，建立标准化合同模板

（1）对合同审核、监督流程进一步优化，提高合同管理效率。根据合同金额和客户重要性程度设定不同审批权限和监督职责。

（2）合同格式和内容标准化处理。因客户特点及需求差异化造成合同版本多，建议制定统一标准化合同模板在以后签订合同时作为参考使用。此外，金融机构、政府部门等客户定制合同做例外处理。

2．完善合同管理制度

合同管理办法作为合同管理工作指导准则，需要清楚、明确操作细则，避免不同员工理解差异引起合同管理不规范现象。在充分考虑企业自身情况条件下，建立高效科学合同管理制度。

3．完善合同管理人员激励机制

现合同管理办法只对未到期收款合同负责人制定惩罚措施，而对按时到期收款、成功续签或提升保费标准等合同负责人缺少奖励措施，对中队长激励可能不足。对此，应制定详细奖励惩罚措施，引导员工主动做符合公司利益行为，提高合同管理效率。

4．加强合同管理部门间协调，完善岗位职责规定

组织结构设计合理，可使合同管理流程流畅，提高组织运作效率。合同管理由于本身特性，需要不同部门之间配合和互相协作，才能取得良好效果，应通过设置合适组织结构，提高合同管理流程合理性。

5．针对合同和客户特点，实行分类合同管理

针对合同种类多、数量大特点，建议统一进行合同编号，从而实现对合同分类管理，提高合同管理效率。可以按照中队、客户、业务类型或时间等维度进行分类管理。合同分类管理及编码规则见表2.2。

表2.2 合同分类编码方法

通过上表对合同编码描述，可采用六级编码的方法进行分类。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001。此外，补充协议是指对合同补充、变更、解除等订立协议，可以在与合同共用一个编号前提下，根据补充协议签订顺序在流水号后用，以小写英文字母按字母表顺序标识。例如：X—XX—XXX—XXXX—X—001a。

6．加强信息化建设

应使合同管理过程实现信息化，随着科技进步，自动化办公发展需要，可使管理者对各业务流程进行透明化管理，及时掌握信息，提高决策效率。同时可提高合同审批效率和速度，明确合同管理过程职责。另外，通过网上信息传递，可促进不同部门之间交流和沟通，及时更新合同管理信息，并通过统一标准传递合同相关信息，为规范化管理合同提供了技术支持。

借助信息化，公司可实现对合同进行实时监督和考核，并有效减少漏开发票、应收拖欠等现象，降低合同执行风险，提升资金管理效果并创造价值。

三、保安服务公司合同管理优化效果评估

协同合同管理可全面记录合同从签订前准备、商务谈判、合同编辑和审批、合同变更、合同执行全过程管理，并支持方便地与合同付款、收款等相互关联。基于“全程管理”“数据完整”和“信息关联”三大优势，实现“执行过程可管理，执行状况可跟踪”管理目标。

合同管理系统应用后取得具体成效如下：

2019年1月，开始试运行合同管理系统软件，截至2019年7月底，营业收入增加1872万元，同比增长29.62%，营业利润增加244万元，同比增长106%。

优化合同管理流程，建立标准化合同模板。对合同审核、监督流程进一步优化，提高合同管理效率。根据合同金额和客户重要性程度设定不同审批权限和监督职责。

合同格式和内容标准化处理，完善合同管理制度。保安服务公司对合同管理考核制度进行完善，不仅关注合同是否按期完成，还进一步对合同执行期间进度监督和收款，在合同顺利完成同时，给企业带来更多绩效。

完善对合同管理人员激励机制。公司制定详细的奖励惩罚措施，引导员工主动做符合公司利益行为，提高合同管理效率。

针对合同和客户特点，实行分类合同管理。统一进行合同编号，从而实现合同分类管理，提高合同管理效率。按照中队、客户、业务类型或时间等维度进行分类管理，采用六级编码的方法进行分类合同。

借助合同管系统，保安服务公司实现对合同实时监督和考核，并有效减少漏开发票、应收拖欠等现象，降低合同执行风险，提升资金管理效果并创造价值。

四、结论与启示

本论文以保安服务公司合同管理流程为研究对象，针对合同管理存在问题，通过细致成因分析，结合保安服务公司特点，制定科学合同管理流程，优化合同管理制度，进而实现标准化和制度化相统一。具体研究内容如下：

（一）对保安服务公司基本情况进行阐述。

（二）根据保安服务公司合同管理现状，对现存问题及成因进行分析，并在此基础上提出优化建议。

（三）对优化后合同管理进行效果评估。

合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心管理业务，合同是企业对外交易门户，合同管理好坏直接影响企业经营成败。接下去，保安服务公司会根据实际情况，不断提高合同管理水平。