浅谈校园一卡通对高校财务管理模式的影响

陈嘉倩 周思宜

摘要：校园一卡通已经在多数高校中得到应用，校园一卡通在为高校带来便利的同时也在影响着高校的财务管理。本文主要从一卡通在会计程序和内部控制上对高校财务管理的影响，以及在未来一卡通的发展会对高校财务管理产生的积极影响做出一些讨论和预测。

关键词：校园一卡通;财务管理;会计程序;内部控制

引言

目前我国高校的信息化建设正在由低水平、粗放式向高水平、精细化转换，过去高校管理虽然也利用了计算机信息技术，但是由于管理基数大，技术不成熟等，造成了各高校在信息管理上投入大，效率低的局面。尤其在財务管理方面，我国高校就读或在职人数普遍较高，从日常在校支出到奖助学金的发放，以及高校得到的政府拨款和其他方面的经费支持，这些都要求高校财务管理必须高效率的整合信息并为高校其他部门提供这些信息。校园一卡通的出现将高校内的各项收支比较有效的整合，提高信息化建设的同时便捷了高校财务管理。

一、校园一卡通的功能设计及应用

校园一卡通旨在便捷高效师生校内学习与生活和高校信息集成管理与共享。校园一卡通集饭卡、水卡、借书卡、门禁卡、签到卡的功能于一身，真正实现了“一卡多用，一卡通用。”的设计理念。

（一）电子支付

校园一卡通与银行卡绑定，以银行卡为渠道进行充值可实现支付功能。在校园内，无论是食堂、水房、澡堂，还有图书馆电子阅览室都可以用一卡通支付。

（二）身份识别

校园一卡通在校园中的作用就类似于居民身份证在社会中的作用，该卡在校园中具有身份识别的功能，它集合了学生证、借书证、洗澡卡等一系列卡证的功能，更加便捷了校园管理工作！

（三）信息集成与共享

校园一卡通主要是利用校园内网，利用先进的非接触IC卡将校园内各个管理系统的数据进行采集与整合，建立一个高校数据网，这个数据平台将学校内大量复杂的数据进行整合并向各个部门准确传递，实现数据共享。尤其是在高校财务管理工作的集中化、信息化的管理和节省财务核算工作的成本方面有极大贡献。

二、校园一卡通对会计核算的影响

（一）成本核算

高校在选择校园一卡通系统时主要考虑两个方面的成本因素，一是考虑主机、网络设备的性能价格比，二是考虑后面系统的运行和维护费用。“一卡通用，一卡多用”的设计理念，让校园一卡通代替了学校中各种证件，例如学生证、饭卡、借书证、门禁卡、洗浴卡等，实现凭借一张卡便可以在学校内各消费场所进行消费，由于该设计理念校园一卡通实现了数据集中和共享，提高了原始会计数据采集的及时性和准确性，数据收集的分散化管理，数据处理的集中化管理，避免了传统财务管理中的重复性劳动，节省了原始会计数据收集的时间成本及财务工作内容，加快了高校财务管理现代信息化建设，提高了财务人员的工作效率，提升了学校财务管理水平。

（二）会计核算

校园一卡通的整个使用过程可分成三个主要的会计程序：充值，消费与清算。

充值程序，以银行圈存或现金充值的方式实现资金流转，资金由个人账户流入校园一卡通。这个程序基本都是由充值人（学生或老师）和机器操作完成，所以财务人员需要根据系统所生成的充值信息或是其汇总信息来进行相应的会计处理，借方是银行存款，贷方是预收账款。手机系统的发展完善，充值形式也分为线上和线下，财务人员每日分别根据线上线下的充值汇总数据做出两个汇总分录即可，做分录时要注意借贷相等，数据准确，以免出现长款或短款，与此同时充值机和充值软件也要保证提供和出示正确的充值信息。

消费程序，充值以后，学生和老师持校园一卡通到食堂、水房等地点消费，通过各商户手中的终端pose机，系统可得到各持卡人的消费信息。财务人员根据从各终端汇总来的信息做相应会计分录，借方记预收账款，贷方记银行存款。商户在使用pose机时，若出现多刷的情况，应根据重要性原则，到校园一卡通服务中心做相应的退款处理，根据退款金额，财务人员做相反分录处理。除此之外，财务人员还应定时对银行，商户以及持卡人消费记录进行对账，以确保在会计处理时信息完整、准确，三方利益平衡不受侵害。

清算程序，在月末对商户收入的确认与清算，汇总当月每家商户的收入状况，并核对信息的准确性，对每家商户进行清算。财务人员根据汇总无误的信息数据做相应会计分录，借方记应付账款以及明细科目商户名，贷方记银行存款。通过对消费明细的观察还可以对商户和持卡人的交易进行监督，确保高校师生在校园内消费的合理性、合法性以及商户是否规范营业。

校园一卡通的出现极大地简化了高校财务管理的程序，将校园内的消费活动都集中在小小的一张一卡通上，只需要三个会计程序即可完成对全校师生消费活动的核算和对所有商户的清算，灵活地运用信息技术，减少了高校在财务管理上所需的人力物力，降低了管理成本，提高了管理效率。

三、校园一卡通对财务管理内部控制的影响

所谓内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施。校园一卡通，数字化校园，已经是高校财务管理模式的重要组成部分，加强其内部控制的管理，俨然已成为高校高管部门必须重视的问题。根据全国各高校内部控制报告来看，内部控制对高校财务管理模式的影响分为以下五个方面。

（一）内部控制建设全员参与度

校园一卡通的管理不应简单地交给某一部门，术业有专攻，应该将相应的信息模块交给对应的部门管理，再建立一个专管一卡通的部门负责信息集成管理和对其他部门的监督。其他部门内部应有明确的分工且相互监督，提高每一个人在校园一卡通上的参与度，同时也提高了管理效率。

（二）内部权力制约机制

上述（一）提到相互监督，其根本目的还是权力制约。首先，要切实规范内部权力运行，针对一卡通的权利制约，以一卡通专管部门为主的各部门要综合运用内部控制措施，有效落实“分事行权、分岗设权、分级授权，定期轮岗”（即“三分一轮”），切实各部门和各部门内部的权力运行。其次，不相容职责得到有效分离，各部门只管理自己对应的事务，并及时与专管部门交流、联系，专管部门做好信息集成、分析数据，不得参与其他部门内部事宜，其他各部门之间减少交流，各部门内部分工明确，专人做专事，有效防范“权力寻租”。

（三）内部控制信息化建设

目前高校可以运用校园一卡通初步实行财务管理信息化建设，建立账目信息化系统，每笔账通过信息化统计，然后生成财务报表，十分便捷，不但可以避免以前人工操作的不严谨性，还可以短时间内完成大量财务人员无法完成的复杂工作。校园一卡通的运用还带给高校财务管理的影响是，保证校园内每份的交易额、交易量得到备份，使财务工作人员的工作更加科学、有效。

（四）内部控制专业人才储备

高校一卡通财务管理涉及会计账务处理、卡片库存管理、银行资金管理、个人资金管理等多方面，因此，在高校处理财务工作时要配备充足的专业人员，各个职位不同则管理的人员也应不同，不能出现一人多职，权责不分离的现象，避免会计舞弊及发生多收入少入账的情况。除了财务专业人员之外，高校还应储备技术专业人员，一卡通设备的安装、收费代码授权、技术升级维护工作等都由技术专业人员负责。高校加强专业人才的储备，提高财务管理模式的内部控制效率！

（五）风险评估及管控程度

针对校园一卡通而言，很少存在会对高校产生大威胁风险，但是也要注意对师生一卡通上个人信息的保护，管理这些私人信息的人员应该做好保密工作自觉接受监督。还有就是财务管理部门，师生在校消费的单日综合就是一个不小数目，财务管理人员之间要互相监督并接受专管部门的监督，保证每笔充值、消费和清算金额无误，保证一卡通日常使用通畅。

四、对校园一卡通未来发展趋势的展望

（一）赋予校园一卡通系统金融功能

高校作为在社会中一个特殊的消费群体，是金融IC卡发展的典型地方。目前，校园一卡通技术可实现在校园内“一卡通用，一卡多用”。根据中国人民银行发布的《中国人民银行关于推进金融IC卡应用工作的意见》，决定将全面推进金融IC卡应用，以促进银行卡的升级和多功能发展。金融IC卡集多行业，多应用于一卡，对于学生方便、快捷，也可以减少在各行业消费时的金融资金风险。校园一卡通系统目前已经实现银校结合，只是目前的技术水平，在逻辑上校园卡于银行卡是相通的，而在物理上，两者也是分开的。未来的发展中，若是校园卡与银行卡在银行各个网点通用，学生除了在校园内进行消费，还可以拿着校园卡在校园外进行电子货币结算，一张小小的IC卡连接各个银行的网点，真正实现逻辑一体，物理一体的金融IC卡。因此，基于金融IC卡实现行业应用是银行卡及行业卡发展的必然趋势，并且赋予校园一卡通系统金融功能，从而让校园卡走出校园！

（二）向智慧校园方向发展

智慧校园是利用物联网将智慧化的校园工作、学习和生活一体化，将高校的教学、科研、管理等活动充分融合。目前校园一卡通已经在校园内多方面得到利用，很大程度上可以为智慧校园的建立提供基础数据，但是现在的一卡通还不够全面：在生活上利用度较高，而在学习和科研上的利用度还比较低。在科学技术高度发展的今天，智慧校园是高校管理的理想化模式，校园一卡通也会成为智慧校园模式下校园管理的重要手段之一，所以，未来校园一卡通的发展在使用面上还会更普及。

结语

随着现代社会信息化技术的迅猛发展，校园一卡通在数字化校园的建设中起到了基础性、稳固性的作用，让高校的建设更加美丽。尤其是为高校的财务管理工作提供了方便和快捷，不但提高了高校财务工作的效率，同时也为高校财务工作的开展创造了良好的契机。因此，如何将校园一卡通与财务管理紧密结合在一起，开发出新的功能，解决未来新的难题，应在目前校园一卡通的发展中得到重视！

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