浅谈阿尔塔什工程档案管理工作

孙娅洁

(新疆水利水电勘测设计研究院,新疆 乌鲁木齐 830000)

水利工程档案是在工程规划、勘测、设计、施工以及运行过程中经整理立卷产生的能真实记录和反映水利工程全过程的具有保存价值的资料。其对工程建设、质量评定、阶段与竣工验收、运行维护及发生事故原因分析、责权鉴定、理赔、其他类似工程设计施工都极具参考利用价值。水利工程受环境制约也影响环境，水利工程档案包含大量地质、水文等基础性、历史性环境资料，对国家、社会具有宝贵价值。水利是经济社会发展的重要支撑和保障，在行业强监管的体制下，水利基本建设工程实行质量终身责任制，档案作为原始资料与证据非常重要。

水利工程一般具有建设周期长、工期不稳定、规模大、参建单位、专业多、技术难度高等特点，建设过程中产生大量专业文件材料，所以如何在档案的形成过程中做好控制、管理，尤为重要。本文以阿尔塔什大型水利枢纽的档案管理工作为例，探讨如何做好水利工程的档案收集管理工作，充分发挥水利工程档案价值。

1 阿尔塔什水利枢纽工程概况

阿尔塔什水利枢纽工程是叶尔羌河干流山区下游河段的控制性水利枢纽工程，位于喀什地区莎车县霍什排甫乡和克孜勒苏柯尔克孜自治州阿克陶县的库斯拉甫乡交界处。是叶尔羌河干流梯级规划中“两库十四级”的第十一个梯级，在保证塔里木河生态供水条件下，具有防洪、灌溉、发电等综合利用功能。是国务院确定的172项重大节水供水工程之一，是国家“十三五”期间100项重大项目之一。主要有拦河坝、泄水建筑物、发电引水系统、电站厂房、生态基流放水洞等建筑物组成。水库总库容22.49亿m3，正常蓄水位1820m，最大坝高164.8m，电站装机容量755MW，本枢纽为大(1)型Ⅰ等工程。是新疆维吾尔自治区目前最大的水利工程，其设计、施工等方面存在诸多技术难点，被誉为“新疆的三峡工程”。

2 大型水利枢纽工程档案监管措施

2.1 明确归档职责

阿尔塔什水利枢纽工程立项初期至竣工验收阶段作为设计单位产生的合同、委托书、规划、勘测等基础资料、综合报告、专题报告、附图表、底图、蓝图、计算书、竣工验收资料等由单位档案部门负责收集，按照水利部关于印发《水利科学技术档案管理规定》《水利工程建设项目档案管理规定》等规定结合工程实际情况制定《科技档案管理办法》，规定归档时间、归档内容、建立专柜保管，建立检索目录，档案按《科技文件材料保管期限表》执行保管。

工程进入招标、技施阶段施工现场会产生大量业务资料，为确保资料收集齐全性，成立阿尔塔什水利枢纽设计代表处，成立同时建立阿尔塔什水利枢纽工程设代处档案管理办法，设代处档案采取集中统一管理的原则。由设代处处长负责并接受档案部门的业务指导、检查和监督，见表1。

表1 阿尔塔什水利枢纽工程设计施工阶段归档内容

凡是在阿尔塔什水利枢纽工程招标和技施阶段的具有使用价值、参考价值及保存价值的图纸、报告、文件、声像、照片、光盘等均在立卷范围。根据文件内容相关的有机联系，按工程项目和基本建设程序不同的阶段立卷，分项目组卷。文件要具有整体性，原件、底稿、附件及图纸必须齐全、完整。卷内目录、备注表各项内容应按要求书写工整。案宗装订要整齐、美观、题名简明扼要，封皮格式符合规范要求。声像、照片等资料应包含三要素，标明时间、地点(或部位)、反映的情况，例如：2013年4月23日1#桥预制锚梁施工、2014年7月29日导流洞0+777处边墙漏水等，见表2。

2.2 细化水利工程档案分类与编号

大型水利枢纽工程从立项到竣工涉及专业类目多、形成的文件、图纸、声像、影像材料多，科学系统的进行档案分类十分重要。档案分类要遵循水利建设项目特点也要遵循档案形成先后的规律，保证文件材料有序联系，科学系统进行分类并给与标识。赋予档案标示即档号。档号编制是以字符的形式赋予档案实体一组代码，以反映档案的基本内容及排列顺序等。

档号编制对档案的排列、编目、统计、检索、利用等工作有着重要的作用。以阿尔塔什水利枢纽档案档号编制为例，在遵从《国家标准》与《地方标准》的情况下结合水利工程的性质和实际情况，划分类目，编制档号。

表2 阿尔塔什水利枢纽工程设代归档内容与划分

水利水电工程档号有6个部分组成，其中因设计专业较多，为细化分类便于检索，又将专业代号分为两级。一级为设计专业代号，二级为专业分类代号，见表3。

2.3 利用外部途径做好档案的监督检查工作

水利工程档案一般按制定的规章条例进行收集整理为主，缺少监督、检查等机制来完善档案管理工作。档案整编标准与实际水利工程建设及需求标准缺乏对接机会。档案要服务于工程建设，就应深入了解工程过程及需求，并受工程检查与监督，需要通过反馈机制来进一步完善自身工作。阿尔塔什水利枢纽工程利用“三标管理体系”、“工程质量稽查”两种工程质量管理手段来进行档案的准确性、完整性、及时性的检查。

表3 水利水电工程设计专业代号类目分级表

(续表)

2.3.1通过质量、环境与职业健康安全管理体系强化档案管理工作

ISO9001、ISO14001、OHSMS18001国际质量、环境、职业健康安全管理体系(以下简称“三标”)，建立标准化管理体系与国际质量标准接轨。该标准利用“策划-实施-检查-处置”(PDCA)循环，全过程控制、可持续发展。并针对未来需求和期望采取适当行动，在实现目标的过程中，可以纠正和持续改进，以提高组织的持续绩效，为推动可持续发展奠定良好的基础。

档案部门执行“三标”管理具有双重身份。既是标准的执行者也是检查者。在“三标”管理体系《文件和资料控制程序》、《记录控制程序》中，档案部门是作为归口管理部门，文件、资料和记录是档案的前身，对其进行有效的收集、整理移交档案部门立卷形成档案。设有专门的控制程序，确保文件和记录的有效性、统一性与适用性。档案部门接收档案的过程即是对档案的检查过程，一方面是否符合科技档案归档要求中的内容，一方面是否符合“三标”管理体系中对记录、文件的控制要求。“三标”管理体系覆盖单位各个部门，每年均要进行内审检查与外部监督(换证)审核，审核之一的方式就是对工程已有的工程资料检查，在对工程资料的检查实际上也是对档案资料的一次检查，此时档案单位作为被检查单位，接受监督审核。

“三标”管理体系作为单位执行的标准体系，档案部门在检查与被检查的过程中，与档案的产生部门、标准的执行部门的领导者直接产生对接机会，共同探讨档案管理的适宜性，很好的做到了事中控制这一环节，及时发现档案管理中的问题、不足，探讨档案利用需求，进行纠正与持续改进，对档案管理水平的提升有很大益处。

2.3.2通过水利工程强监管体系做好工程档案管理工作

在水利行业强监管的体制下，阿尔塔什水利枢纽工程接受水利部稽查，为了做好大型水利枢纽工程质量管理工作。组织大型水利项目进行自查工作。一方面进行现场勘查、一方面组织专业技术人员成立阿尔塔什水利枢纽工程稽查工作组对形成的档案资料进行检查。通过查阅档案资料、询问等方式对项目的初步设计、招标、施工图阶段勘测设计成果进行稽查，针对勘测设计的深度和质量是否满足要求；设计依据、标准、规范、定额等是否严格执行国家有关规定，设计方案是否按照审查意见执行，设计变更是否按规定进行报批等情况开展稽查。档案资料的齐全完整对稽查、检查工作至关重要。对水利工程项目的检查也是对档案管理工作的一次检查，水利行业的稽查、督查、单位内部的自查也是对档案部门的一次监督检查。档案部门可以通过各种有效的检查来发现问题，进一步强化管理机制，完善归档机制，确保归档的齐全性、有效性，避免遗漏缺少报告、图集、计算书等问题的发生，以监督检查为工作契机，及时知晓补充完善缺少的归档文件材料。

3 加大科研(职务发明专利)档案创建力度

科技引领生产，对于阿尔塔什水利枢纽工程在充分吸取其他同类工程建设、运行经验，以及超高专题研究成果的基础上，结合本工程特点和实际情况开展了专题研究和工程技术咨询，其物料设计与安全性标准、大坝变形控制综合措施、深覆盖层与趾板连接结构、抗震技术等研究成果运用于工程，使工程建设达到能缩短工期、保证质量、节省投资和工程安全的目标，并为同类工程的建设提供指导和借鉴，该工程促进了强震区深厚覆盖层上建高面板坝技术的发展。

作为知识密集型单位应做好科研(职务发明专利)档案的收集整理工作，建立科研技术、专利信息数据库、知识产权信息库。科研方面积极申请国家相关部门科研计划经费。鼓励课题组适时积极申报国家相关科研计划和相关部门科研经费。研究政府的专利专项资金发放及优惠政策，积极创造条件，争取政府资金支持。做好行业先进技术成果收集与保管；科研专利信息的收集与保管，包括国家颁布的与专利相关的法律法规、规定以及与行业有关的专利文献。职务专利形成过程中的工作记录和有关文件；与职务专利相关的技术合同文件；学术或技术会议上公开的报告和材料、职务专利证书等。

3.1 科研档案与工程建设同计划

大型水利枢纽工程建设过程中，会有很多技术难点需要突破，在工程建设初期勘测设计项目策划文件中就要提出科技创新计划，结合生产中疑难复杂技术问题及国内外发展技术动态提出研究课题，拟定科研课题研究大纲，包括课题基本内容、目标、拟突破重点、难点及创新之处等，进行专题研究或技术咨询。档案管理部门加强科学技术研究这方面的档案收集、整理工作，注意搜集相关技术文献资料。创建科研档案，将科研档案工作与计划同步管理，课题管理文件中应包含科研档案管理规定，课题负责人需负责课题归档，完成归档后，方可结题。

3.2 科研档案与工程建设同管理

工程设计和施工过程中做好课题跟踪管理、鉴定工作。对于在工程设计、建设中研究提出新理论、新技术、新工艺、新材料、新装备等，预测经实施将对推动技术进步有重大作用，预计获得或已获得显著社会经济效益的；在工程建设、技术改造中，研究开发或发明新产品、新技术、新工艺、新材料、新装备，经实践证明或预计将在节省资源、缩短建设周期、提高生产安全保障水平、提高产品质量、保护环境、节约投资等方面做出创造性贡献且取得重大经济效益、社会效益和生态效益的；在组织应用、推广国内外已有先进科学技术成果中，结合我区实际、因地制宜、有所创新，预计取得或已取得重大经济效益或社会效益；或在应用、推广先进科学技术成果过程中，对已有技术集成配套，实现产业化、规模化并预计取得或已取得重大经济效益、社会效益和生态效益的；在工程标准、计量、科技信息、科学普及等科学技术基础性工作中，在规划、政策、发展战略、管理等软科学研究中做出创新性贡献，对可持续发展提供了技术基础和决策型服务，取得了显著经济效益或社会效益的。可以科研课题研究大纲为依据进一步进行课题跟踪推进，及时与设计及设代人员沟通，任何部门或个人不得将科技成果材料据为己有，拒绝归档。对已归档的科技成果可推荐参加课题奖项评选或职务发明专利申报，成果产生全部过程注意采取有效措施保护和管理知识产权。

3.3 做好科研档案开发利用工作

对课题和成果进行重点收集，最终的成果档案部门做好科技档案的信息加工工作，进行统一的分类与编目。编制必要的检索工具、汇编文件等。建立科研档案查询库，通过主题词、关键字或者多种条件符合进行全文检索查询。科研档案具有重要的信息资源及财富，可将已解密的科研档案面向社会开放，一方面发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用，对其他同类型工程提供参考与借鉴，一方面作为窗口展示单位的设计、攻克难关的实力，为单位赢得竞争机遇。

4 结语

通过完善档案规章、制度建设，明确档案分类、编号等措施做好阿尔塔什水利枢纽工程档案的收集整理工作；通过“三标”管理体系，外部工程稽查与内部工程自查等方式来监督、检查档案收集整理效果，利用PDCA(策划-实施-检查-处置)循环系统不断进行纠正与完善档案收集整理过程；通过创建科研档案来进行资源共享，进一步发挥水利工程档案的社会价值。单位拥有大量的水利科技成果档案资料，今后应不断探索如何做好档案的二次开发利用工作，构建高效的档案开发利用系统，做好档案的基础数据整理、成果编研、需求调研，最大限度的发挥已有工程档案的价值。