浅析事业单位人事档案管理的必要性与策略

崔江红 平山县初级卫生保健委员会办公室

引言：随着市场竞争愈来愈激烈，事业单位也面临着改革后的竞争压力，在此背景下最重要的就是人才，而事业单位对于人事档案的管理则承载着各类人才的基本信息，能够帮助单位任人唯贤，合理安排岗位，优化单位的内部人力资源。人事档案中包含了人才的基本经历，工作表现，奖惩等等轨迹，能够让领导直观的去了解人才的工作情况，也对人员在单位的未来发展有一个更好的规划。文章从人事档案管理的必要性出发，从优化人员素质，改革管理制度等方面对事业单位人事管理提出了具体的建议，为事业单位的发展奠定良好的人才管理基石。

一、事业单位人事档案管理的必要性

（一）助于了解员工基本情况

对于事业单位而言用人是有一套自己的体系的，而人事档案则详细的记录了每个员工的基本情况，包括个人学习经历，工作表现，家庭基本状况，奖惩等等。通过翻阅人事档案能够让单位领导对员工的优势和劣势都有一定的了解，在安排岗位或者是晋升过程中有一个参考，人尽其用，发挥出员工的价值和特长。无论是对于员工自己还是对于单位的发展而言都具备一定的借鉴和推动作用，促进事业单位人力资源的优化发展。

（二）助于提升事业单位管理水平

人事档案管理作为事业单位管理中的重要组成部分，承载着所有人才的信息管理机制，既是人才信息交流的基地，也是人才发展的源泉。所以通过提升人才档案管理的水平和质量，也能帮助提升事业单位的综合管理水平，因此人才档案管理必须结合时代发展的脚步，结合现代科学的管理理念和管理技术，优化人才档案信息管理的环节和步骤，简明细致的对员工经历进行录入和整理，保障人事档案管理工作的有序且科学的展开。

（三）助于事业单位做出正确决策

在事业单位中无论是什么岗位的员工在正式定岗前都需要对员工的基本信息和能力进行定期的管理和考核工作，这就要求人事档案管理工作人员要做好日常工作中员工的记录。通常情况下，人事部门有关的考核人员会利用员工人事档案就可以轻松的查出员工平常的考勤状况，业绩完成情况，工作态度等待，进而做出类似岗位晋升，年终奖评定等工作，使得事业单位中的工作体系更科学，更公平。

二、事业单位人事档案管理工作的具体策略

（一）合理收集人事档案材料

人事档案信息对于事业单位的发展有着重要的影响，其管理质量的优劣也将直接影响到人才的使用和发展，所以在事业单位人事档案管理工作中要从基础着手，合理收集和细致整理所有员工的档案材料。基于政治经济体制的影响下，人事材料需要入档的信息和内容变得越来越多，这也给当前人事部门工作带去了新的挑战。由此，人事档案的收集工作就需要更加的细致和认真，针对其中各项信息进行甄别和调查，确保其真实性，而对于员工在单位的工作表现等信息也需要及时与各个部门的负责人建立有效的联系，多方了解，确保档案信息的科学性和综合性。针对一些手续不全，不符合规定的材料也要进行及时的处理，在保障材料齐全的情况下，才能不断的确保人事档案信息的权威性和精确性，为事业单位的正确决策提供科学的信息基础。

（二）提高整理人员综合素质

事业单位人事档案信息整理工作质量高低中心围绕的还是在于人，档案整理人员的思想认知，工作能力都直接影响到档案信息整理的进程。所以首先要从领导和员工开始，不断的提高档案整理人员的思想意识，树立正确的认知，充分认知到人事档案信息整理对于单位长远发展的重要作用。引导档案整理人员建立依法管理的基本思路，构建科学，有效的整理模式，将档案整理工作纳入到领导工作日程中去，注重档案整理人员的工作，设立一定的激励模式，提高整理人员的积极性。同时还要全面的提高和培训人事档案整理人员的专业技能，除却基本的岗前培训，还要结合当下数字信息技术的快速发展，开发出更为人性化和安全化的档案整理模式。例如根据档案的内容，设计出相对应的编目，并且借助计算机的检索功能，进一步优化查阅的方式，节省时间，提高效率。

（三）强化人事档案管理的信息化建设

随着现代信息技术的快速发展，档案信息管理的模式也在不断的进行优化升级，由传统的手动记录逐步变成电子信息化录入，其信息记录的方式更加便捷，查阅也更加的方便和直观。所以对于人事档案管理部门而言也需要不断的进行改革，借助电子信息技术提高档案信息管理的效率，结合人事制度和改革的具体要求，及时更新人事信息。例如可以具体的借助信息技术中的图片和声像功能，使得人物的信息更加立体和生动，查阅起来也更加的迅速，直接通过电子信息传递给领导即可，大大的提高了查阅的效率。同时运用网络还可以对于一些不涉密的信息可以及时的向大众进行公开，让更多的民众了解事业单位工作人员的基本信息，加强与民众之间的互动和联系，为社会大众提供更为优质且全面的档案信息。

总结：总而言之，新时期背景下事业单位人事档案管理工作的优化是非常有必要的，不仅可以帮助事业单位提升自身人才的竞争力，还能让人才发挥出自己的优势，贡献自己的才能，不断的提升事业单位的整体发展。文章正是基于事业单位人事档案信息管理的必要性，从而提出了针对性的建议，从制度，综合素质，信息技术等方面出发，全面提升人事档案管理的效率和质量。