5s管理法在办公室收发文件与档案管理中的应用

程禹明 长春新区管理委员会

引言：目前很多单位办公室收发文件与档案管理工作仅仅局限于档案的搜集、保管及存储等方面，对档案的编制、分类、整理没有给予足够的重视，导致在办公室收发文件与档案管理中各个环节的衔接不够紧密，时常出现资料堆积、材料缺失、工作效率低、程序不规范、标准不统一等问题。同时，办公室收发文件机制不健全、档案管理工作制度不健全，很难推进档案管理工作体系现代化建设。而5S管理方法的应用更加重视办公室收发文件与档案管理的精细化控制，并从不同的维度出发关注办公室收发文件的细节管控与良好工作环境的塑造，能逐步推进档案管理工作人员形成良好的工作素养。

一、5S管理方法在办公室收发文件与档案管理中的重要意义

在当代办公室收发文件及档案管理过程中运用5s档案管理方法，不仅能有效提高档案管理效率，还能有效提高档案工作者的素养。尤其在当前是科学技术快速发展的前提下，档案管理人员也有必要根据时代的发展需求不断地提升自身的技能素养，尤其是要重视办公室收发文件过程中需要应用的专业技能及基本素养，也必须不断更新自身档案管理方面的专业知识，只有不断强化自身的认知结构，不断提升自己的技能水平，才能跟上时代发展的需求，有效做好办公室文件收发和档案管理相关工作[1]。在办公室文件收发以及档案管理过程中，也要积极推进档案管理人员不断更新收发文件及档案管理方面的知识，尤其注重5S方面有关档案管理人员技能素养提升，并有效运用5S管理方法逐步强化档案管理流程建设，细化档案管理的类别、流程、标准，并努力做好档案资料的搜集记录及档案数据整理方面的工作，使档案管理工作能够得到全方位地加强。同时也要加强档案管理的标准化建设，要有效运用5s管理方面的方法理论，逐步提升档案管理的工作效率，尽可能避免多余和重复的工作，使文件收发和档案管理的每个步骤都能按照既定的标准和流程执行。除此之外，在办公室文件收发以及档案管理过程中，应用5s管理方法还能逐步提升档案管理的安全性。在当前科学技术快速进步的社会背景下，档案管理过程中，时常会出现信息盗取、个人信息泄露以及信息数据外传的现象，并要逐步应用5s档案管理方法增强档案管理人员的安全意识，要防止档案资料泄露现象的发生，确保档案信息的完整性[2]。在办公室收发文件及档案管理过程中，应用5s管理方法还可以塑造良好的工作环境，在5S管理体系下，档案工作环境能够得到有效改善，良好的档案工作环境不仅可以提高员工的积极性，在良好的工作氛围中也可以培养员工的团队精神和集体意识，全面提升档案管理工作者的业务水平。

二、5s管理方法在办公室收发文件及档案管理中的具体应用

（一）加强办公室文件及档案材料的整理和搜集

在5s档案管理体系下，办公室收发文件与档案管理工作主要包括两个方面，首先是档案办公区的整理，也就是在办公区域内，档案管理工作者要及时检查所有办公抽屉与柜子并寻找办公物品清理，及时清理与办公无关的物品。其次是对档案室的管理。目前很多单位档案保管室的空间有限，对于档案管理意识的不完善，也导致很多单位没有采用自动化、先进性的档案管理架，很多办公室都是将档案放在铁皮柜子中，这就导致档案室的空间有限，各类档案资料归类不全，所以对于档案室的管理要及时做好档案鉴定与销毁工作。在整理方面，但工作人员要及时对有价值和无价值的档案信息资源进行分类，办公文件的收发存储也要遵循价值性原则，要针对有价值和无价值地办公文件以区分对待，对于无价值地办公文件要及时的销毁或是处理，对于有价值地办公文件要实现长期存储。在处理办公室内部物品摆放问题的时候，由于档案管理需要应用较多的工具，为了提高档案管理效率，就需要办公室的大管理人员及时准备好档案管理的有关工具，用制作工具表将其张贴在显眼的位置上，方便工作人员及时获取，工具使用完后也要及时的物归原处，只有如此才能全面提升档案管理工作效率。为了提高档案信息的使用效率，需要档案工作人员根据大利用率的差异，将各类答案合理分区存放，要将那些使用率较高的档案放置在容易存取的位置，与此同时，还要将档案的存放位置制作成表格或者使用自动化管理系统进行统一管理，方便档案工作人员及时准确查询。

（二）重视档案信息资料的归类储存

办公室中的重要文件以及大的资源需要长期存储，只有当管理人员在做好档案存储和归类的前提下才能实现档案资源的长期存储，这也就要求档案工作要具有程序化、制度化和流程化的特点。只有切实做好档案的归类整理工作，才能保障各类档案工作的有序开展。档案管理工作人员要在共同协商和相互协调的基础上做好岗位职责分配，设计好不同的档案管理流程，针对档案管理工作的各个环节实现精细化管理，以全面提升档案管理效率。

三、结语

在办公室档案管理工作过程中，需要在深入了解5S管理方法的内涵的基础上再开展工作，按照5S管理方法的内容和要求做好文件与档案的搜集、归类、整理、存储、应用等工作，保障办公室文件收发与档案管理工作正常开展。