探讨ERP环境下的企业存货内控审计及应用

杨若曦 河南职业技术学院

引言：ERP环境下企业存货内控审计可分为线上与线下两个部分，由于后者工作中大部分延用的依旧是以往审计方法，因此，企业应在ERP系统应用较多的线上内控审计工作中进行创新与完善，以便更好地应用ERP系统提升企业存货工作效率与水平。

一、ERP环境下企业存货内控审计的概述

ERP(enterprise resource planning)可翻译为企业资源计划，以系统化为其开发目的，主要具有供应链管理、财务管理、销售与市场管理等功能，对企业内部信息系统、客户管理系统、在线交易系统等进行有效、合理的整合，从而达到优化企业存货管理。内控审计则为精准评价企业内部控制工作的过程，通常由控制环境与活动、风险评估、信息沟通等方面组成内控审计内容，具有真实性、时效性、确切性等特点。

然而在ERP系统的运用中，一方面国外与国内的ERP源系统供应商对于我国实际需求或科学实施方案等无法确切贴合实际使用情况；另一方面，相关工作人员一旦过度依赖ERP系统或发生舞弊、错漏问题时，审计信息极易受到损坏。

二、ERP环境下企业存货内控审计的应用

（一）线下存货内控审计

在线下存货业务方面ERP系统可应用环节较为有限，因此，针对项目与合同审批、核准负责人签字环等线下内控审计环节应重点进行调查审计，如采购招标立项的负责人审批，招标环节透明度，中标后供应商选择合理性，采购合同的负责人审批，验收质检负责人审批，原料领退环节盘点与报废的负责人审批，财务管理盘点结果审核，企业存货成本、流转环节的审查等，都需要较为传统的审计方法来进行内控审计工作，应避免在此环节应用ERP系统反而造成资源浪费的情况[1]。

（二）线上存货内控审计

1.数据录入环节。首先应进行ERP岗位与存货相关岗位的合理性审计，对企业整体业务进行盘点、梳理并掌握其实质责任与权限后，对于其相关岗位进行有效的相容与分离，并进行ERP密码之别管理，打好ERP系统安全操作基础。需要注意的是，在岗位分离环节中应针对合同审核与签订、存货的申请与采购或保管与验收、存货资金支付与盘点、存货的保管与使用等不同工作环节进行合理分离。其次在信息录入授权审计时，应对未经审批录入ERP系统的信息进行重点筛查，确认信息录入的延迟时效，相关操作人员是否存有违规、疏漏是为，同时对已授权信息的授权进行真实性与准确度审批。如入库清单是否与ERP系统存储的数据一致，支付清单、物料领取清单、物料报废清单、库存盘点清单也同样要互相验证一致性。最后应审计存货信息的编号与时间，保证编号的唯一性与录入时间的一致性，不论是ERP系统生成还会说手动编号，都用进行唯一项目编号。一来方便数据查询与比对工作，保证数据的真实可靠性；二来避免因编号错误导致的重复支付、未支付等情况，避免不必要的资金流失。

2.数据处理环节。在数据处理环节内控审计工作中，第一，应针对采购计划的合理性进行重点审计，如采购项目内容是否符合企业生产目标与库存情况，筛查项目中采购环节的物品种类、价格、数量是否合理、正确等，并利用ERP系统的采购计划编制功能进行对比审查，保证内控审计正确性的同时可对ERP采购计划进行查错，减少相关风险[2]。

第二，在存货管理工作环节，应对ERP系统的采购、出入库数、财务支付、盘点结果等数据进行准确性审计与差异性分析，并将每一次的存货内控审计结果进行比对，确认库存变动与财务资金之间的一致性。梳理ERP业务处理流程中的授权情况，比对线下授权审计环节进行漏洞筛查，辨别清楚是否存在未经授权人工进行ERP数据修改、越级操作等情况。

3.数据输出环节。数据输出的内控审计环节，一是针对ERP系统存货信息查询权限的设置情况，确保用户查询的数据是否有合理授权与次级权限，保证其操作范围内能进行录入、查询等权限，有效保护ERP系统中关键数据的安全性。二是对输出信息的完整进行审计，确保存货数据输出时未出现篡改、删除的现象，避免ERP系统中用户所见信息出现错误的情况，保证存货数据的规范与准确度。三是应实时关注ERP系统中的授权与登录信息，确认是否出现未经授权的业务，进行定期、不定期、突击等不同形式的ERP系统权限，最大限度的保证信息、货物、资金的数据是否一致，重点防护由于ERP系统漏洞引起的漏洞。

例如某企业，在最初使用ERP系统时，由于急于求成导致相关人员技术水平培训力度不足，却对ERP系统过于信赖，对相关的内控审计工作反而不重视，导致内控审计工作范围无法对ERP系统相关范围进行覆盖。同时，ERP系统使用人员对系统也渐渐产生过度依赖心理，对ERP系统数据进行简化录入、推迟录入时间、修改录入数据等，不仅给内部控制审计工作带来严重阻碍，甚至一定程度上损害了该企业的经济利益。后该企业ERP系统突遭网络病毒侵害，导致系统崩盘、日常工作无法进行，该企业管理层才意识到ERP系统需有效结合内部控制审计的重要性。

结束语：综上所述，ERP系统对于企业的长远发展具有重要推动作用，但也应及时发现、解决、规避其带来的负面影响，加强对存货内控审计工作的监察力度，有效降低企业存货内控审计风险，保证企业经济效益，推动企业的可持续性发展。